În calitate de angajator, este important să stocați corect datele angajaților dvs. Procedând astfel, sunteți obligat să păstrați evidența personalului cu datele personale ale angajaților. La stocarea acestor date, trebuie luate în considerare Regulamentul general privind protecția datelor (AVG) și Legea de implementare a Regulamentului general privind protecția datelor (UAVG). AVG impune angajatorului obligații în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal. Prin această listă de verificare, veți ști dacă dosarele dumneavoastră de personal respectă cerințele.
- Ce date pot fi prelucrate într-un dosar de personal?
Regula principală care se respectă este aceea că pot fi incluse numai date necesare în scopul dosarului de personal: îndeplinirea corespunzătoare a contractului de muncă cu salariatul.
În orice caz, datele personale „obișnuite” vor fi păstrate precum:
- Nume;
- Abordare;
- Data de nastere;
- Copie pașaport/carte de identitate;
- numărul BSN
- Contract de munca semnat, inclusiv termenii si conditiile de munca si anexe;
- Datele privind performanța și dezvoltarea angajaților, cum ar fi rapoartele de evaluare.
Angajatorii pot alege să extindă dosarul de personal pentru a include alte date, cum ar fi notele personale ale angajatorului, o evidență a absenteismului, plângeri, avertismente, înregistrări ale interviurilor etc.
În calitate de angajator, este important să actualizați aceste date în mod regulat pentru a urmări corectitudinea și acuratețea în raport cu perioadele legale de păstrare.
- Când pot fi prelucrate datele personale „obișnuite” într-un dosar de personal?
Un angajator trebuie să ia în considerare când și ce date cu caracter personal „obișnuite” pot fi stocate în dosarul personalului. Conform articolului 6 AVG, angajatorii pot stoca date personale „obișnuite” în dosarul personalului din 6 motive. Aceste motive includ:
- Angajatul și-a dat consimțământul pentru prelucrare;
- Prelucrarea este necesară pentru executarea contractului de angajat (de angajare);
- Prelucrarea este necesară din cauza unei obligații legale care revine angajatorului (cum ar fi plata impozitelor și contribuțiilor);
- Prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale angajatului sau ale altei persoane fizice (un exemplu joacă atunci când pericolul acut este iminent, dar angajatul este incapabil mintal să-și dea consimțământul);
- Prelucrarea este necesară pentru interes public/ordine publică;
- Prelucrarea este necesară pentru a satisface interesele legitime ale angajatorului sau ale terțului (cu excepția cazului în care interesele angajatului depășesc interesele legitime ale angajatorului).
- Ce date nu trebuie prelucrate într-un dosar de personal?
Pe lângă datele „normale” care sunt incluse în fișier, există și date care (în mod normal) nu ar trebui incluse, deoarece sunt deosebit de sensibile în natură. Acestea sunt datele „speciale” și includ:
- Credințe;
- Orientare sexuală;
- rasă sau etnie;
- Date medicale (inclusiv atunci când sunt furnizate voluntar de către angajat).
Datele „speciale” pot fi stocate în cadrul AVG numai în 10 excepții. Principalele 3 excepții sunt următoarele:
- Angajatul și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrare;
- Procesați date personale pe care angajatul însuși le-a dezvăluit în mod intenționat;
- Prelucrarea este necesară pentru un interes public superior (este necesară o bază legală olandeză pentru a invoca acest lucru).
- Masuri de securitate a dosarelor de personal
Cine are voie să vadă dosarul de personal?
Dosarul de personal poate fi vizualizat numai de persoanele pentru care accesul este necesar pentru prestarea muncii. Aceste persoane includ, de exemplu, angajatorul și angajații departamentului de resurse umane. Angajatul însuși are, de asemenea, dreptul de a vedea dosarul personalului său și de a modifica informațiile incorecte.
Cerințe de securitate pentru fișier
Pe lângă aceasta, este important să se țină cont de faptul că AVG impune cerințe privind stocarea digitală sau pe hârtie a dosarelor de personal. În calitate de angajator, sunteți obligat să luați măsuri pentru a proteja confidențialitatea angajaților. Prin urmare, fișierul trebuie protejat împotriva infracțiunilor cibernetice, accesului neautorizat, modificării sau ștergerii.
- Perioada de păstrare a dosarelor personalului
AVG afirmă că datele personale pot fi păstrate pentru o perioadă limitată. Unele date fac obiectul unei perioade legale de păstrare. Pentru alte date, angajatorul este obligat să stabilească limite de timp pentru ștergere sau revizuire periodică a exactității datelor. AVG afirmă că trebuie luate măsuri rezonabile pentru a se asigura că datele inexacte sunt păstrate la dosar.
Doriți să aflați mai multe despre perioadele de păstrare a dosarelor personalului? Atunci citește blogul nostru perioadele de păstrare a dosarelor angajaților.
Dosarul dumneavoastră de personal îndeplinește cerințele enumerate mai sus? Atunci sunt șanse să fie compatibil cu AVG.
Dacă, după ce ați citit acest blog, aveți în continuare întrebări despre un dosar de personal sau despre AVG, vă rugăm să ne contactați. Al nostru avocați angajați va fi bucuros să vă ajute!