Angajatorii procesează o mulțime de date despre angajații lor de-a lungul timpului. Toate aceste date sunt stocate într-un dosar de personal. Acest fișier conține date personale importante și, din acest motiv, este esențial ca acest lucru să fie făcut în siguranță și corect. Cât timp au permisiunea (sau, în unele cazuri, obligația) angajatorilor să păstreze aceste date? În acest blog, puteți citi mai multe despre perioada legală de păstrare a dosarelor de personal și despre cum să o faceți.
Ce este un dosar de personal?
După cum s-a menționat mai sus, un angajator trebuie adesea să se ocupe de datele de personal ale angajaților săi. Aceste date trebuie stocate în mod corespunzător și apoi distruse. Aceasta se face printr-un dosar de personal. Acestea includ numele și adresa angajaților, contractele de muncă, rapoartele de performanță etc. Aceste date trebuie să respecte cerințele conform reglementărilor AVG și trebuie păstrate pentru o anumită perioadă de timp.
(Dacă doriți să știți dacă fișierul dvs. de personal îndeplinește cerințele AVG, consultați lista de verificare AVG pentru fișierul de personal aici)
Păstrarea datelor angajaților
AVG nu oferă perioade de păstrare specifice pentru datele personale. Nu există un răspuns simplu la perioada de păstrare a unui dosar de personal, deoarece acesta constă din diferite tipuri de date (personale). Pentru fiecare categorie de date se aplică o perioadă de păstrare diferită. De asemenea, afectează dacă persoana este încă angajată sau și-a părăsit locul de muncă.
Categorii de perioade de păstrare
După cum sa menționat mai sus, există diferite perioade de păstrare legate de păstrarea datelor cu caracter personal într-un fișier de personal. Există două criterii de luat în considerare, și anume dacă un angajat este încă angajat sau și-a părăsit locul de muncă. Următoarele arată când anumite date ar trebui distruse, sau mai degrabă păstrate.
Dosar curent de personal
Nu sunt stabilite perioade fixe de păstrare pentru datele conținute într-un dosar de personal curent al unui angajat care este încă angajat. AVG impune doar angajatorilor obligația de a menține „la zi” dosarele de personal. Aceasta înseamnă că angajatorul însuși este obligat să stabilească un termen limită pentru revizuirea periodică a dosarelor de personal și distrugerea datelor învechite.
Detalii despre aplicație
Datele aplicației referitoare la un solicitant care nu este angajat trebuie să fie distruse în maximum 4 săptămâni de la încheierea procedurii de aplicare. Date precum o scrisoare de motivare sau de cerere, CV, declarație de comportament, corespondența cu solicitantul se încadrează în această categorie. Cu acordul solicitantului, este posibilă păstrarea datelor timp de aproximativ 1 an.
Procesul de reintegrare
Atunci când un angajat a finalizat un proces de reintegrare și revine la locul de muncă, se aplică o perioadă de păstrare maximă de 2 ani de la finalizarea reintegrării. Există o excepție de la aceasta atunci când angajatorul este autoasigurător. În această situație, se aplică o perioadă de păstrare de 5 ani.
Maxim 2 ani de la încetarea angajării
După ce un angajat își părăsește locul de muncă, cea mai mare parte a datelor (personale) din dosarul de personal este supusă unei perioade de păstrare de până la 2 ani.
Această categorie include:
- Contracte de muncă și modificări ale acestora;
- Corespondență referitoare la demisie;
- Rapoarte de evaluări și analize de performanță;
- Corespondență legată de promovare/retrogradare;
- Corespondență privind boala de la UWV și medicul companiei;
- Rapoarte legate de Actul de îmbunătățire a Gatekeeper-ului;
- Acorduri privind calitatea de membru al comitetului de întreprindere;
- Copie certificat.
Cel puțin 5 ani de la încetarea angajării
Anumite date din fișierele de personal sunt supuse unei perioade de păstrare de 5 ani. Angajatorul este, prin urmare, obligat să păstreze aceste date pe o perioadă de 5 ani după ce salariatul părăsește locul de muncă. Acestea sunt următoarele date:
- Declarații privind impozitul pe salarii;
- Copie dupa actul de identitate al angajatului;
- Date despre etnie și origine;
- Date legate de taxele pe salarii.
Prin urmare, aceste date ar trebui păstrate cel puțin cinci ani, chiar dacă sunt înlocuite cu noi declarații în dosarul personalului.
Cel puțin 7 ani de la încetarea angajării
În continuare, angajatorul are și o așa-numită „obligație de reținere a impozitului”. Aceasta obligă angajatorul să păstreze toate evidențele de bază pe o perioadă de 7 ani. Deci, acestea includ date de bază, popriri pe salariu, înregistrări de salarizare și acorduri de salariu.
Perioada de păstrare a expirat?
Când a expirat o perioadă maximă de păstrare a datelor dintr-un dosar de personal, angajatorul nu mai poate utiliza datele. Aceste date ar trebui apoi distruse.
Când o perioadă minimă de păstrare a expirat, angajatorul Mai distruge aceste date. Se aplică o excepție atunci când o perioadă minimă de păstrare a expirat și angajatul solicită distrugerea datelor.
Aveți întrebări despre perioadele de păstrare a dosarelor de personal sau perioadele de păstrare pentru alte date? Dacă da, vă rugăm să ne contactați. Al nostru avocați angajați va fi bucuros să vă ajute!