Un angajator trebuie să țină evidența angajaților săi și, în același timp, poate prelucra doar datele cu caracter personal necesare pentru relația de muncă. Aceste două obligații se întâlnesc în dosarul de personal, iar întrebarea practică este întotdeauna aceeași: ce poate fi introdus, ce nu și cât timp poate rămâne acolo.
Ce poate fi păstrat
Date necesare pentru executarea contractului de muncă și pentru respectarea obligațiilor legale: nume și adresă, data nașterii, numărul de telefon al serviciului pentru cetățeni, o copie a actului de identitate verificat la începutul angajării, contractul și modificările acestuia, date salariale și salariale, evaluări și corespondență privind performanța, evidența formării profesionale, datele absențelor și evidența referitoare la avertismente sau aspecte disciplinare.
Codul numeric personal și copia actului de identitate se află în dosar deoarece legislația fiscală și de asigurări sociale le impune; aceeași cerință este cea care le legalizează. Solicitarea unei copii a actului de identitate în orice alt scop nu este permisă.
Ceea ce nu poate fi păstrat
Datele medicale reprezintă principala capcană. Atunci când un angajat se prezintă în concediu medical, angajatorul poate înregistra absența angajatului, data și durata estimată a absenței, împreună cu ce poate și ce nu poate face angajatul la locul de muncă și orice ajustări necesare. Angajatorul nu poate înregistra natura bolii, diagnosticul, tratamentul sau medicația, chiar și în cazul în care angajatul oferă acest lucru în mod voluntar. Aceste informații aparțin medicului de companie, al cărui dosar este separat și la care angajatorul nu are acces.
La fel de nepotrivite sunt datele despre religie, opinii politice, apartenența sindicală, originea etnică și orientarea sexuală, cu excepția cazului în care se aplică o excepție legală specifică; notițele despre viața privată a unui angajat care nu au nicio legătură cu munca; și impresiile personale nestructurate înregistrate de manageri, pe care angajații au dreptul să le vadă și care sunt interpretate foarte diferit într-un litigiu decât atunci când au fost scrise.
Cât timp pot fi păstrate datele?
GDPR nu stabilește perioade fixe; regula este că datele nu pot fi păstrate mai mult decât este necesar. În practică, se utilizează două linii: majoritatea datelor privind personalul sunt eliminate în termen de aproximativ doi ani de la încetarea contractului de muncă, în timp ce datele necesare în scopuri fiscale – evidența salariilor, copia actului de identitate, declarația de impozit pe salariu – sunt păstrate timp de șapte ani, deoarece autoritatea fiscală o solicită.
Candidații care nu sunt angajați sunt, în mod normal, distruși în termen de patru săptămâni sau până la un an, cu acordul candidatului. Un program de păstrare care stabilește aceste perioade pentru fiecare categorie și care este aplicat efectiv este ceea ce transformă conformitatea dintr-o aspirație într-o dovadă.
Drepturile angajatului
Angajații au dreptul să își vadă dosarul, să obțină corectarea datelor inexacte și, în anumite circumstanțe, să li se șteargă datele. O cerere de acces este un drept, nu un act ostil, și trebuie să primească un răspuns în termen de o lună. În practică, aceste cereri ajung adesea la începutul unei dispute, ceea ce reprezintă un motiv bun pentru a păstra fișiere care pot fi expuse fără jenă.
Listă de verificare practică
Păstrați un fișier per angajat cu o structură definită, astfel încât să fie clar ce conține. Restricționați accesul la cei care au nevoie de el și înregistrați cine are acces. Păstrați datele despre boli la medicul companiei și în afara dosarului de personal. Aplicați perioadele de păstrare la o dată fixă în fiecare an, mai degrabă decât de la caz la caz. Și înregistrați toate acestea în registrul de prelucrare, care este primul document pe care îl va solicita o autoritate de supraveghere.
Sfat
Verificăm practicile privind dosarele personalului, elaborăm programe de păstrare a datelor și declarații de confidențialitate pentru angajați și oferim consultanță în situațiile în care o cerere de acces ajunge în mijlocul unei dispute. Vă rugăm să contactați Law & Moreavocații noștri specializați în dreptul muncii și al confidențialității lucrează împreună la aceste întrebări.
