Munca la distanță transfrontalieră și Acordul-cadru al UE privind telemunca: ce trebuie să știe angajatorii din Țările de Jos

O angajată solicită să lucreze două zile pe săptămână din Anvers sau din casa părinților ei din Polonia. Pare o chestiune de programare. Nu este: munca transfrontalieră la distanță implică trei sisteme juridice separate simultan, iar câte trei țări diferite pot avea fiecare câte o pretenție. Acest articol prezintă cum se poate rezolva această problemă în ordinea corectă, ce rezolvă și ce nu rezolvă Acordul-cadru al UE privind telemunca transfrontalieră și ce ar trebui să aibă un angajator la dosar înainte de a da.

Trei întrebări, trei răspunsuri posibile, trei țări diferite

Cea mai frecventă eroare este tratarea muncii transfrontaliere la distanță ca pe o singură chestiune. Sunt trei chestiuni, guvernate de instrumente diferite și decise independent:

• Sistemul de asigurări sociale din ce țară acoperă angajatul? Binar, cu în principiu exact un singur răspuns.
• Ce țară dreptul muncii guvernează relația? Nu este binar: o lege aleasă se poate aplica, în timp ce regulile obligatorii ale unei alte țări prevalează asupra unor părți ale acesteia.
• Unde este impozitat angajatul și dobândește angajatorul o prezență impozabilă? Două întrebări, iar expunerea angajatorului este cea care se uită.

Un angajat care locuiește în Belgia, angajat la o companie olandeză, lucrând trei zile de acasă și două în... Eindhoven, pot ajunge asigurați în Olanda, protejați de legislația belgiană obligatorie privind munca și impozitați parțial în fiecare dintre acestea; prezentarea noastră generală a dreptul muncii transfrontalier stabilește modul în care interacționează aceste straturi. Acesta este sistemul care funcționează conform proiectării.

Securitatea socială pe primul loc

Începeți aici: răspunsul este cel mai clar și acesta determină birocrația. În cadrul UE, SEE și Elveției, Regulamentul 883/2004 coordonează sistemele naționale. Nu armonizează; ci alocă.

Un sistem pe rând

Principiul fundamental din art. 11 din Regulamentul 883/2004 este acela că o persoană este supusă legislației unui singur stat membru. Regula implicită este lex loci laboris : sunteți asigurat acolo unde lucrați efectiv, indiferent de locul în care locuiți sau de locul în care este stabilit angajatorul dumneavoastră. Un angajat care locuiește în Germania, dar lucrează în întregime la un birou olandez, este asigurat în Țările de Jos.

Lucrul în două sau mai multe state membre

Munca la distanță soluționează problema simplității, iar articolul 13 din Regulamentul 883/2004 preia controlul. În cazul în care un angajat desfășoară activități în două sau mai multe state membre, testul constă în a stabili dacă o parte substanțială a muncii este efectuată în statul de reședință. În conformitate cu articolul 14 din Regulamentul 987/2009, pragul respectiv este de 25% din timpul de lucru sau din remunerație, evaluat pe parcursul următoarelor douăsprezece luni.

• Sub 25% în statul de reședință: Angajatul rămâne asigurat acolo unde angajatorul își are sediul social. Pentru un angajator olandez, asigurările sociale olandeze continuă.
• La sau peste 25%: Competența se transferă la statul de reședință, iar angajatorul olandez trebuie să se înregistreze și să plătească contribuții acolo la ratele țării respective.

Această schimbare radicală de situație este întreaga problemă. O zi suplimentară de lucru de acasă pe săptămână poate scoate complet un angajat din sistemul de asigurări sociale olandez, cu consecințe asupra acumulării pensiilor, asigurării medicale și a contribuțiilor. Nimic nu este gradual în această privință.

Acordul-cadru al UE privind telemunca transfrontalieră

Acordul-cadru există pentru a atenua această situație dificilă. Este un acord multilateral încheiat în temeiul articolului 16 din Regulamentul 883/2004, care permite statelor membre să convină asupra unor excepții de la regulile obișnuite de alocare pentru anumite persoane sau categorii de persoane.

Ce face

Acolo unde se aplică, acordul permite unui angajat care lucrează în mod obișnuit la distanță din statul său de reședință să rămână asigurat în statul în care angajatorul își are sediul social, chiar dacă a fost depășit pragul de 25% pentru activitate substanțială. Condiția prevăzută în acord este ca munca transfrontalieră la distanță în statul de reședință să reprezinte mai puțin de 50% din timpul total de lucru . Acesta este singurul procent stabilit de acordul în sine. 25% nu este o condiție a acordului, ci pragul de activitate substanțială prevăzut la art. 13 din Regulamentul 883/2004, sub care angajatul rămâne asigurat în statul angajatorului fără a fi invocat vreun acord. Prin urmare, în practică, acordul se încadrează în intervalul cuprins între 25% și 50%.

Condițiile

• Ambele state trebuie să fie semnatare. La data redactării acestui document, 23 de state au semnat: Austria, Belgia, Croația, Cehia, Estonia, Finlanda, Franța, Germania, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburg, Malta, Olanda, Norvegia, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Spania, Suedia și Elveția. Majoritatea l-au aplicat începând cu 1 iulie 2023; Slovenia de la 1 septembrie 2023, Italia de la 1 ianuarie 2024, Lituania de la 1 mai 2024, Irlanda de la 1 iunie 2024 și Estonia de la 1 februarie 2026. Danemarca, Grecia, Ungaria, Bulgaria, România, Cipru, Letonia și Islanda nu sunt semnatare, iar Regatul Unit a indicat că nu va semna.
• Nu este automat. Ideea pe care angajatorii omit cel mai adesea este că aceasta nu funcționează prin forța legii pe baza faptelor. O cerere trebuie depusă, cu acordul angajatorului și al angajatului, la instituția competentă a statului a cărui legislație este solicitată - în cazul unui angajator olandez, Sociale Verzekeringsbank. Fără o cerere, se aplică normele obișnuite, iar angajatul poate fi pur și simplu asigurat în străinătate.
• Rezultă un certificat A1. Documentul portabil care dovedește legislația statului în care se aplică: ce solicită un inspectorat străin și singura dovadă practică a faptului că s-a făcut un aranjament.
• Acoperă doar munca la distanță. Se referă la munca efectuată la distanță din statul de reședință, utilizând tehnologia informației pentru a rămâne conectat la mediul de lucru al angajatorului, nu la vizitele la clienți, munca la fața locului, activitatea de vânzări sau deplasarea cu mașina acolo. Un angajat care lucrează de la distanță în proporție de 40% și vizitează și clienți în țara respectivă nu se încadrează în această categorie.
• Are efect bilateral. Abordează doar cazul cu două state: statul de reședință și statul angajatorului.

Acordul nu este static și nici lista de mai sus: Estonia a aderat abia începând cu 1 februarie 2026. Tabelul semnatarilor și textul în vigoare sunt publicate de serviciul federal belgian de securitate socială, care menține lista semnatarilor pentru statele participante, iar SVB publică poziția olandeză. Verificați ambele înainte de a vă baza pe acord pentru un nou acord sau pentru reînnoirea unui A1 care depinde de acesta, mai degrabă decât să presupuneți că ceea ce era adevărat la momentul înființării acordului este încă adevărat.

O cerere depusă cu întârziere nu este neapărat pierdută. SVB acceptă cereri cu efect retroactiv pentru o perioadă de până la trei luni, cu condiția ca contribuțiile să fi fost plătite în mod constant în statul a cărui legislație este solicitată în perioada respectivă. Prin urmare, o lacună constatată într-o revizuire a salariilor ar trebui remediată imediat, deoarece perioada de regularizare este scurtă.

În cazul în care Acordul-cadru nu se aplică

Dacă oricare dintre state nu a semnat acordul, dacă angajatul lucrează dintr-un stat terț, dacă munca la distanță atinge 50% sau dacă există activități care nu implică telemunca în statul de rezidență, regulile obișnuite se reiau: se depășește 25% în statul de rezidență și angajatul este asigurat acolo, iar angajatorul olandez trebuie să se înregistreze ca angajator străin și să plătească contribuțiile local. O excepție individuală poate fi totuși solicitată în temeiul art. 16 din Regulamentul 883/2004, dar necesită acordul ambelor state, este discreționară și lentă. În afara UE, SEE și Elveției se poate aplica un tratat bilateral; în cazul în care Țările de Jos nu au niciuna, asigurarea dublă sau o lacună în acoperire sunt realiste.

Dreptul muncii: Roma I și regulile pe care nu le puteți respinge prin contract

Competența în materie de securitate socială nu vă spune nimic despre legislația muncii care se aplică. Acesta este teritoriul Legii Roma I și funcționează diferit. În temeiul articolului 3 din Regulamentul Roma I, părțile pot alege legea aplicabilă, iar majoritatea contractelor olandeze aleg legea olandeză. Articolul 8 din Regulamentul Roma I limitează ceea ce realizează această alegere pentru un contract de muncă: nu poate priva angajatul de protecția prevederilor de la care nu se poate deroga prin acord în temeiul legii care s-ar fi aplicat în absența unei alegeri - în primul rând, legea țării în care sau din care angajatul desfășoară în mod obișnuit munca. Articolul 8 din Regulamentul Roma I conține, de asemenea, o clauză derogatorie în cazul în care contractul este mai strâns legat de o altă țară, iar articolul 9 din Regulamentul Roma I adaugă dispoziții imperative prioritare ale forului. Am prezentat această interacțiune mai detaliat în articolul nostru despre locul în care autonomia părților întâlnește legea imperativă.

Consecința practică merită enunțată clar. Un angajat care își desfășoară efectiv cea mai mare parte a muncii de la domiciliul din alt stat membru poate lucra în mod obișnuit acolo. Legislația olandeză poate rămâne legea aleasă, în timp ce protecțiile obligatorii ale țării respective se aplică suplimentar - iar protecția în caz de concediere este foarte adesea obligatorie. Un angajator olandez care urmează calea UWV sau a instanței subdistrictuale în mod obișnuit poate constata că nu a îndeplinit cerințele de preaviz, concediere sau cerințele procedurale ale țării în care angajatul își are sediul efectiv. Salariul minim, timpul de lucru, concediul plătit, protecția împotriva discriminării și regulile de neconcurență beneficiază de același tratament. Nu există aici un prag comparabil cu testul de 25% privind asigurările sociale: „desfășoară în mod obișnuit” este o evaluare calitativă a locului în care se află centrul de greutate al relației.

Când munca la distanță devine postare

Angajatorii presupun că Directiva privind detașarea lucrătorilor se referă la echipele de construcții și la transportatorii. Domeniul său de aplicare, prevăzut la articolul 1 din Directiva 96/71/CE, este o prestare transnațională de servicii: detașarea în baza unui contract cu un destinatar din alt stat membru, detașarea către o întreprindere de grup sau închirierea prin intermediul unei agenții de muncă temporară. Articolul 3 impune apoi un nucleu strict de clauze specifice statului gazdă - timpul de lucru, concediul plătit, remunerația, sănătatea și securitatea, egalitatea de tratament - extinse prin Directiva 2018/957.

Munca la distanță pură, efectuată de la domiciliul angajatului pentru contul propriu al angajatorului, nu constituie în mod obișnuit detașare: niciun serviciu nu este furnizat unui destinatar din celălalt stat. Însă linia este depășită mai ușor decât se așteaptă angajatorii. Dacă angajatul la distanță lucrează la sediul unui client din țara sa de reședință, este plasat la o companie din grup acolo sau este pus la dispoziția unei alte întreprinderi, se aplică regimul de detașare al statului gazdă, inclusiv obligațiile de aplicare a Directivei 2014/67/UE. În Țările de Jos, aceasta este obligația de notificare WagwEU, pe care un angajator străin trebuie să o îndeplinească înainte de începerea lucrului; alte state membre își gestionează propriile portaluri, iar angajatorii olandezi trebuie să le utilizeze atunci când fluxul se desfășoară către exterior.

Impozit: expunerea angajatorului este pe primul loc

Această secțiune este în mod deliberat de nivel înalt. Pozițiile fiscale se bazează pe texte specifice ale tratatelor și pe fapte, iar aici nimic nu constituie consultanță fiscală; solicitați un consultant fiscal înainte de a se ajunge la orice acord.

Riscul sediului permanent

Expunerea care contează cel mai mult nu este factura fiscală a angajatului. Ci faptul că un loc de muncă la domiciliu în străinătate poate constitui un sediu permanent al angajatorului în țara respectivă, în conformitate cu articolul privind sediul permanent din tratatul aplicabil. Întrebarea este, în general, dacă sediul la domiciliu este la dispoziția angajatorului și este utilizat cu suficientă regularitate pentru afacere și, separat, dacă angajatul încheie în mod obișnuit contracte sau joacă rolul principal care duce la încheierea acestora, în calitate de agent dependent. Rolurile de conducere și cele comerciale prezintă un risc semnificativ mai mare. Un sediu permanent implică depunerea declarațiilor fiscale, atribuirea profitului și adesea reținerea la sursă locală a salariilor.

Poziția angajatului

Veniturile din salarii sunt alocate în conformitate cu articolul privind veniturile din salarii din tratatul aplicabil. În general, veniturile sunt impozabile în cazul în care munca este prestată fizic, cu excepția cazului în care angajatul este prezent în celălalt stat doar pentru o perioadă limitată, plata provine de la un angajator care nu este rezident acolo și nu este suportată de un sediu permanent acolo. Zilele de lucru împărțite înseamnă drepturi de impozitare și consecințe salariale împărțite pentru ambele părți.

Belgia și Germania

Olanda are tratate bilaterale atât cu Belgia, cât și cu Germania, iar naveta transfrontalieră este o problemă politică persistentă în ambele relații. Zilele de lucru de acasă sunt un subiect activ de negociere, iar poziția tratatului cu Belgia a evoluat: un nou tratat a fost semnat în 2023, iar intrarea în vigoare și primul an de aplicare a acestuia sunt înregistrate în Verdragenbank la adresa verdragenbank.overheid.nl, care este singurul loc care merită verificat în acest sens. Stabiliți ce text al tratatului guvernează anul în cauză și ce spune acesta despre zilele lucrate de acasă, înainte de a se stabili statutul de plată - nu din practicile anterioare și nu din relatările de presă despre o semnătură.

Condiții de muncă și sănătate și securitate la un loc de muncă din străinătate

Legislația olandeză privind sănătatea și securitatea în muncă nu se oprește la sediul angajatorului. Conform Legii privind munca (Arbeidsomstandighedenwet), angajatorul are obligații pentru locul de muncă pe care îl permite angajatului să îl utilizeze: articolul 3 prevede o politică orientată către cele mai bune condiții de muncă posibile, iar articolul 5 prevede un inventar și o evaluare a riscurilor, cu un regim separat pentru munca independentă de locație. În străinătate, angajatorul nu poate efectua inspecții cu ușurință și se poate confrunta cu un al doilea regim local. Abordarea fezabilă este o autoevaluare a angajatului, un standard de echipament documentat, instrucțiuni scrise și o rută de raportare a incidentelor care funcționează din străinătate. Un accident la un loc de muncă din străinătate atrage, de asemenea, răspunderea în temeiul articolului 7:658 din Codul Civil olandez, iar această obligație de diligență nu este evident mai restrânsă deoarece biroul se află în altă țară.

Protecția datelor și echipamente

Munca la distanță în interiorul SEE nu creează o problemă de transfer. Lucrul din afara SEE creează o problemă: accesul la datele cu caracter personal dintr-o țară terță necesită o bază legală de transfer, trecută în mod obișnuit cu vederea în schemele de „muncă de oriunde”. Indiferent de locație, trebuie să se clarifice cine deține echipamentul, dacă pot fi utilizate dispozitive personale, modul în care sunt gestionate informațiile confidențiale într-o gospodărie comună, asigurarea pentru hardware în străinătate și returnarea acestuia la încetarea contractului de muncă.

Documentele care trebuie avute la îndemână

• O politică de lucru la distanță. Țări permise, procent maxim în străinătate, cerințe de aprobare, ore de lucru și disponibilitate, cheltuieli, echipamente, securitate și dreptul expres de a retrage sau modifica permisiunea în cazul în care situația juridică se schimbă.
• Un act adițional la contractul de muncă. Individual și specific: locul de muncă convenit, împărțirea convenită a activității, legea aplicabilă și forul forului, precum și propriile responsabilități ale angajatului în ceea ce privește declararea impozitelor. Asigurați-vă că este limitat în timp și revocabil în mod expres, astfel încât o modificare a situației în materie de asigurări sociale sau de impozitare să nu lase angajatorul legat de o structură pe care nu o mai poate susține.
• Înregistrarea și cererea A1. În cazul în care se aplică acordul, se va solicita prin intermediul SVB cu acordul ambelor părți și cu formularul A1 la dosar. În cazul în care nu se aplică, înregistrarea în străinătate și configurarea salarizării se fac înainte de data începerii, nu după.
• Un ciclu de revizuire. Fiecare prag este orientat spre viitor, așadar trebuie revizuit cel puțin anual și imediat la orice schimbare de reședință, rol, program de lucru sau program de lucru.

Listă de verificare: un angajat solicită să lucreze din străinătate

• În ce țară se află și este în UE, SEE sau Elveția?
• Ce procent din timpul total de lucru în următoarele douăsprezece luni?
• Este vorba cu adevărat de telemuncă sau vor exista vizite ale clienților sau muncă la fața locului?
• Procentul statului de reședință rămâne sub 25%, se situează între 25% și 50% sau ajunge la 50%?
• Ambele state sunt semnatare și a fost depusă o cerere și a fost obținut un formular A1?
• Dacă nu, este aranjată înregistrarea la asigurările sociale din străinătate înainte de data începerii?
• Ar putea angajatul să lucreze în mod obișnuit acolo în sensul art. 8 din Regulamentul Roma I și ce impune protecția în caz de concediere din țara respectivă?
• Rolul — vechimea în muncă, autoritatea de semnare a contractelor, munca în contact cu clienții — creează un risc de sediu permanent?
• A confirmat un consultant fiscal poziția salarială în ambele state?
• Este locul de muncă de la domiciliu evaluat, echipat și asigurat, cu o cale de raportare a incidentelor?
• Este acoperită de un mecanism de transfer orice prelucrare din afara SEE?
• Există un act adițional semnat și revocabil și o dată de revizuire înregistrată în jurnal?

Law & More oferă consultanță angajatorilor din Olanda cu privire la munca la distanță transfrontalieră: cererea A1 prin SVB, înregistrarea la asigurările sociale și la salarii în străinătate în cazurile în care Acordul-cadru nu se aplică, legislația muncii care se aplică pe lângă un contract olandez și politica și adaosul care mențin revocabilitatea unui acord. Dacă un angajat a solicitat să lucreze din străinătate, vă rugăm să ne contactați înainte de începerea acordului, mai degrabă decât după prima rulare a salariilor.