Fiecare societate comercială olandeză (BV) și societate neguvernamentală (NV) trebuie să își depună conturile anuale la registrul comerțului, iar termenul limită este mai strict decât presupun majoritatea directorilor. Conturile trebuie depuse în termen de opt zile de la adoptarea de către adunarea generală și, în orice caz, nu mai târziu de douăsprezece luni de la sfârșitul anului financiar. Depunerea se face electronic; depunerea pe hârtie nu mai este acceptată pentru majoritatea companiilor.
Depunerea cu întârziere nu este o formalitate. Este o infracțiune economică, iar în caz de faliment se califică drept administrare necorespunzătoare, ceea ce creează o prezumție că administrarea necorespunzătoare a fost o cauză importantă a falimentului – transferând sarcina probei asupra directorilor într-o acțiune de răspundere personală. Această prezumție este cea mai costisitoare consecință a unui termen limită nerespectat.
Depunerea electronică în registrele comerciale
Clienți internaționali care fac afaceri în Olanda
Ajutarea clienților internaționali care au o afacere în Țările de Jos face parte din practica mea zilnică. La urma urmei, Țările de Jos este o țară grozavă pentru a desfășura o afacere, dar învățarea limbii sau obișnuirea cu practicile de afaceri olandeze poate fi uneori complicată pentru corporațiile străine. Prin urmare, o mână de ajutor este adesea apreciată. Scopul asistenței mele variază de la asistență în sarcini complexe până la asistență în comunicarea cu autoritățile olandeze.
Recent, am primit o întrebare de la un client pentru a explica ce se spune exact într-o scrisoare de la Camera de Comerț Olandeză. Această scrisoare simplă, deși importantă și informativă a vizat o noutate în depunerea situațiilor financiare, care în scurt timp va fi posibilă doar electronic. Scrisoarea a fost rezultatul dorinței guvernului de a evolua cu vremurile, de a utiliza avantajele schimbului electronic de date și de a introduce un mod standardizat de a gestiona acest proces anual recurent.
Acesta este motivul pentru care situațiile financiare trebuie să fie depuse electronic începând cu exercițiul financiar 2016 sau 2017, astfel cum este cuprins în Wet deponering in handelsregisters langs elektronische weg (Legea privind depunerea electronică în registrele comerțului), care a fost introdusă împreună cu Besluit elektronische. suspendarea handelsregisters (Rezoluție privind depunerea electronică în registrele comerțului); acesta din urmă oferă reguli suplimentare, detaliate. Destul de gură, dar ce implică exact acest act și rezoluție?
Atunci și acum
Anterior, situațiile financiare puteau fi depuse la Camera de Comerț atât electronic, cât și pe hârtie. Codul civil olandez încă cunoaște în mare măsură prevederi bazate pe depozitul pe hârtie. În prezent, această metodă poate fi văzută ca depășită și am fost de fapt un pic surprins că această dezvoltare nu a apărut mai devreme. Nu este greu de imaginat că depunerea situațiilor financiare pe hârtie are o mulțime de dezavantaje în comparație cu depunerea electronică a acestor documente atunci când privim din perspectivă de cost și timp. T
presupunere a costurilor pentru hârtie și a costurilor și a timpului necesar pentru a pune pe hârtie declarațiile anuale și a le depune – tot pe hârtie – la Camera de Comerț, care apoi trebuie să proceseze aceste documente scrise, fără a menționa nici timpul și costurile care apar. atunci când lasă un contabil să redacteze sau să verifice aceste situații financiare (nestandardizate).
Prin urmare, guvernul a propus utilizarea „SBR” (prescurtare de la: Standard Business Report), care este o metodă electronică standardizată de creare și transmitere a informațiilor și documentelor financiare, bazată pe un catalog de date (Taxonomia olandeză). Acest catalog conține definiții ale datelor, care pot fi utilizate pentru a crea situațiile financiare.
Un alt avantaj al metodei SBR este că nu doar schimbul de date între corporație și Camera de Comerț va fi simplificat, ci, ca urmare a standardizării, schimbul de date cu terții va deveni și mai ușor. Corporațiile mici pot depune deja situațiile anuale electronic prin utilizarea metodei SBR din 2007. Pentru întreprinderile mijlocii și mari, această posibilitate a fost introdusă în 2015.
Deci, când și pentru cine?
Guvernul a precizat că răspunsul la această întrebare este un caz tipic de „chestiuni legate de dimensiune”. Întreprinderile mici vor fi obligate să depună situațiile financiare electronic prin SBR începând cu anul financiar 2016. Ca alternativă, întreprinderile mici care (întocmesc și) depun ele însele situațiile financiare pot depune situațiile prin intermediul unui serviciu online gratuit - serviciul „zelf deponeren jaarrekening” - care funcționează din 2014.
Avantajul acestui serviciu este că nu va trebui să achiziționeze software „compatibil cu SBR”. Întreprinderile mijlocii vor trebui să depună situațiile financiare prin SBR începând cu anul financiar 2017. Și pentru aceste întreprinderi va fi introdus un serviciu online alternativ temporar („opstellen jaarrekening”). Prin intermediul acestui serviciu, întreprinderile mijlocii își pot întocmi singure situațiile financiare în format XBRL. Ulterior, aceste situații pot fi depuse printr-un portal online („Digipoort”). Aceasta înseamnă că societatea nu va trebui neapărat să achiziționeze imediat software „compatibil cu SBR”.
Acest serviciu va fi provizoriu și va fi pus în funcțiune după cinci ani, începând cu anul 2017. Deocamdată nu există nicio obligație pentru marile întreprinderi și structurile de grup mijlocii să depună situațiile financiare prin SBR. Acest lucru se datorează faptului că aceste afaceri trebuie să facă față unui set foarte complex de cerințe. Se așteaptă ca aceste afaceri să aibă posibilitatea de a alege între depunerea prin SBR sau depunerea printr-un format european specific începând cu 2019.
Fără reguli fără excepții
O regulă nu ar fi o regulă dacă nu ar exista excepții de făcut. Doi, mai exact. Noile reguli privind depunerea situațiilor financiare nu sunt aplicabile persoanelor juridice și companiilor cu sediul social în afara Țărilor de Jos, care, în baza Handelsregisterbesluit 2008 (Rezoluția Registrului Comerțului 2008), au obligația de a depune documentele financiare. la Camera de Comerț, în măsura și în forma în care aceste documente trebuie dezvăluite în țara sediului social.
A doua excepție se face pentru emitenții așa cum sunt definiți în articolul 1:1 din Wft (Legea de supraveghere financiară) și filialele unui emitent, în cazul în care aceștia sunt ei înșiși. Un emitent este orice persoană care dorește să emită valori mobiliare sau intenționează să emită valori mobiliare.
Alte puncte de atenție
Totuși, asta nu este tot. Persoanele juridice trebuie să ia act de câteva aspecte suplimentare importante. Unul dintre acestea este că entitatea juridică rămâne responsabilă pentru depunerea unor situații financiare conforme cu legea . Printre altele, aceasta înseamnă că situațiile financiare trebuie să ofere suficiente informații pentru a permite o evaluare corectă a poziției financiare a entității juridice.
Prin urmare, sfătuiesc fiecare companie să verifice cu atenție datele din situațiile financiare înainte de depunerea acestora. În cele din urmă, rețineți că refuzul depunerii situațiilor financiare în modul prescris constituie o infracțiune în temeiul Wet op de Economische Delicten (Legea privind infracțiunile economice). În mod destul de convenabil, s-a confirmat că situațiile financiare create prin metoda SBR pot fi utilizate de adunarea acționarilor pentru a stabili aceste situații. Aceste conturi pot fi, de asemenea, supuse auditului de către un contabil în conformitate cu articolul 2:393 din Codul Civil olandez.
Ce modificări ale depunerii electronice
Odată cu introducerea Legii privind depunerea electronică în registrele comerciale și a rezoluției asociate, guvernul a arătat o bună evoluție. Drept urmare, va deveni obligatoriu pentru întreprinderile mici și mijlocii să depună situațiile financiare în mod electronic din anii 2016 și respectiv 2017, cu excepția cazului în care compania intră în sfera de aplicare a uneia dintre excepții. Avantajele sunt numeroase. Totuși, sfătuiesc tuturor companiilor să-și păstreze inteligența, întrucât responsabilitatea finală revine în continuare companiilor obligate să depună și ca director de companie, cu siguranță nu doriți să vă lăsați cu consecințele.
Contact
Dacă mai aveți întrebări sau comentarii după ce ați citit acest articol, nu ezitați să-l contactați pe dl. Ruby van Kersbergen, avocat la Law & More prin ruby.van.kersbergen@lawandmore.nl sau dl. Tom Meevis, avocat la Law & More prin tom.meevis@lawandmore.nl sau sunați-ne la +31 (0) 40-3690680.
