Termeni și condiții generale: redactarea acestora astfel încât să se aplice în temeiul legislației olandeze

Termenii și condițiile generale (algemene voorwaarden) vă protejează afacerea doar dacă fac parte în mod valid din contract. Conform legislației olandeze, acest lucru depinde în primul rând de o singură întrebare: a avut cealaltă parte o oportunitate rezonabilă de a le citi înainte sau la încheierea contractului? Dacă nu, cealaltă parte poate anula condițiile, iar limitarea răspunderii dumneavoastră dispare odată cu restul.

Principala excepție privește clienții comerciali mai mari. O companie care publică conturi anuale sau care are cel puțin 50 de angajați nu se poate baza pe aceste motive de anulare. Pentru consumatori, pe de altă parte, legea adaugă o listă neagră și o listă gri de clauze care sunt nerezonabil de oneroase.

Ce se consideră termeni și condiții generale?

Termenii și condițiile generale sunt clauze scrise, redactate pentru a fi utilizate în mai multe contracte. Termenii principali, cum ar fi prețul și descrierea a ceea ce livrați, nu se încadrează în această definiție, atâta timp cât sunt clari și ușor de înțeles.

Această definiție provine din articolul 6:231 din Codul Civil Olandez (Burgerlijk Wetboek, BW). Normele privind termenii și condițiile generale sunt stabilite în articolele 6:231 până la 6:247 BW . Ceea ce contează este scopul textului, nu titlul său. Un model standard de cotație cu clauze de livrare, plată și răspundere pe care îl utilizați pentru fiecare client este termeni și condiții generale, chiar dacă îl denumiți altfel. O clauză pe care ați negociat-o pentru o anumită tranzacție nu este.

Distincția cu clauzele esențiale este importantă. O clauză esențială nu poate fi testată în raport cu regulile privind clauzele oneroase în mod nerezonabil. Cu toate acestea, dacă ascundeți prețul sau obligația principală într-o formulare neclare, instanța tratează clauza respectivă ca pe o condiție obișnuită care poate fi testată.

Cum îți incluzi termenii și condițiile în contract?

Trebuie să declarați condițiile aplicabile înainte sau în momentul încheierii contractului, de exemplu în cotația de preț, confirmarea comenzii sau finalizarea comenzii online. O referință trimisă doar odată cu factura, după încheierea contractului, vine prea târziu.

Odată ce cealaltă parte a acceptat aplicabilitatea condițiilor dumneavoastră, aceasta este obligată să respecte conținutul acestora, chiar dacă nu le-a citit niciodată (articolul 6:232 BW). De aceea, trimiterea în sine ar trebui să fie clară și necondiționată: „Termenii și condițiile noastre generale se aplică tuturor ofertelor și contractelor noastre; o copie este atașată.”

Două seturi de condiții: bătălia formelor

În comerțul între întreprinderi, furnizorul face adesea referire la propriile condiții, iar cumpărătorul răspunde cu o comandă de achiziție care face referire la condițiile sale. În conformitate cu articolul 6:225(3) BW, a doua referință nu are efect decât dacă respinge în mod expres primul set. În practică, prima parte care face referire la condițiile sale câștigă, cu excepția cazului în care cealaltă parte le respinge în mod clar.

În vânzările transfrontaliere de bunuri, se aplică adesea Convenția de la Viena privind vânzările comerciale (CISG) în locul Codului Civil olandez, iar regulile sale privind condițiile conflictuale funcționează diferit. Dacă faceți comerț internațional, verificați ce regim se aplică și luați în considerare includerea unei clauze explicite privind legea aplicabilă și instanța competentă în contractul în sine, nu doar în condițiile dumneavoastră.

Când poate cealaltă parte să anuleze termenii și condițiile dumneavoastră?

Cealaltă parte poate anula o clauză din două motive în temeiul articolului 6:233 BW: clauza este nerezonabil de onerosă sau nu i-ați oferit celeilalte părți o posibilitate rezonabilă de a lua la cunoștință condițiile. Al doilea motiv afectează condițiile în ansamblu.

Obligația de a asigura condițiile

Articolul 6:234 BW stabilește ce înseamnă o oportunitate rezonabilă. De regulă, trebuie să predați condițiile înainte sau la încheierea contractului. Numai dacă acest lucru nu este în mod rezonabil posibil, puteți informa cealaltă parte, înainte de încheierea contractului, unde pot fi consultate condițiile, de exemplu pentru că sunt depuse la Camera de Comerț (KvK) sau la o grefă a instanței, și că le veți trimite gratuit la cerere.

Pentru contractele încheiate online, trebuie să puneți condițiile la dispoziție electronic înainte sau la încheierea contractului, într-un mod care să permită celeilalte părți să le stocheze. Un link către un PDF descărcabil în procesul de finalizare a comenzii sau în e-mailul care încheie contractul îndeplinește de obicei această cerință. O declarație scrisă cu litere mici că condițiile „sunt disponibile la cerere” nu o face, dacă le-ați fi putut atașa cu ușurință.

Cine nu se poate baza pe aceste motive?

Conform articolului 6:235 BW, o societate care și-a publicat conturile anuale sau care are cel puțin 50 de angajați nu poate invoca aceste motive de anulare. O parte care utilizează aceleași sau în mare parte aceleași condiții nu poate argumenta că nu a avut ocazia să le citească. Împotriva unor astfel de părți, o clauză poate fi totuși anulată dacă aplicarea acesteia ar fi inacceptabilă conform standardelor de rezonabilitate și echitate (redelijkheid en billijkheid, articolul 6:248(2) BW).

Ce clauze nu sunt permise în contractele de consum?

În contractele cu consumatorii, clauzele de pe lista neagră din articolul 6:236 BW sunt întotdeauna nerezonabil de oneroase, iar clauzele de pe lista gri din articolul 6:237 BW se prezumă a fi. Pentru o clauză de pe lista gri, dumneavoastră, în calitate de întreprindere, trebuie să demonstrați că aceasta este rezonabilă în cazul specific.

Printre exemplele de pe lista neagră se numără o clauză care elimină dreptul consumatorului de a rezilia sau de a rezilia contractul, o creștere a prețului în termen de trei luni de la încheierea contractului fără a-i oferi consumatorului dreptul de a-l rezilia și alegerea unei alte instanțe decât instanța de la locul de reședință al consumatorului, cu excepția cazului în care consumatorului i se acordă o lună pentru a opta pentru instanța respectivă. Reînnoirea tacită a unui abonament de consum este, de asemenea, restricționată: după primul termen, contractul poate continua doar pe o perioadă nedeterminată, cu un preaviz de cel mult o lună.

Lista gri include clauze care exclud sau limitează răspunderea dumneavoastră, vă dau dreptul de a modifica substanțial executarea contractului sau impun consumatorului o perioadă de preaviz mai mare de trei luni. Astfel de clauze nu sunt automat nule, dar într-un litigiu, sarcina probei vă revine dumneavoastră.

Alte două reguli se aplică consumatorilor. Dacă o clauză este neclară, prevalează interpretarea cea mai favorabilă consumatorului (articolul 6:238(2) BW). Și unele drepturi ale consumatorilor nu pot fi excluse deloc, indiferent de condițiile dumneavoastră. Exemple sunt garanția legală (conformitate) pentru achizițiile de către consumatori și regula conform căreia un cumpărător consumator nu poate fi obligat să plătească mai mult de jumătate din preț în avans (articolul 7:26(2) BW).

Dreptul de retragere de 14 zile se aplică contractelor la distanță, cum ar fi vânzările prin intermediul magazinelor online, și contractelor negociate în afara spațiilor comerciale (articolul 6:230o BW). Nu se aplică tuturor contractelor de consum, așadar nu este recomandat să fie descris în acest fel. Autoritatea pentru Consumatori și Piețe (ACM) poate lua măsuri de punere în aplicare împotriva întreprinderilor care utilizează clauze abuzive față de consumatori.

Listele protejează și clienții comerciali?

Listele negre și gri nu se aplică direct între întreprinderi. Un client care reprezintă o întreprindere mică poate solicita în continuare instanței anularea unei clauze ca fiind nerezonabil de oneroasă în temeiul regulii generale a articolului 6:233(a) BW.

Atunci când aplică acest standard deschis, instanțele pot lua în considerare listele pentru o întreprindere mai mică care se află într-o poziție comparabilă cu cea a unui consumator. Aceasta este cunoscută sub numele de efect reflex (reflexwerking). Un comerciant individual care cumpără o dubă sau un abonament de software pentru afacerea sa nu este consumator, dar poate beneficia totuși de această protecție.

O limită se aplică indiferent de tipul de client. O clauză care exclude răspunderea pentru daunele cauzate de intenție proprie sau neglijență gravă nu va fi, în general, respectată, deoarece este inacceptabil să te bazezi pe ea conform standardelor de rezonabilitate și echitate. Redactează-ți limitarea răspunderii având în vedere acest lucru: plafoneaz-o la o anumită sumă sau la suma asigurată și exclude intenția și neglijența gravă din plafon.

Ce ar trebui să acopere termenii și condițiile dumneavoastră?

Condițiile bune urmează durata unui contract: cum se formează, ce trebuie să facă fiecare parte, ce se întâmplă când ceva nu merge bine și cum se rezolvă o dispută. Majoritatea afacerilor au nevoie de cel puțin următoarele subiecte.

• Definiții și domeniu de aplicare: la ce oferte și contracte se aplică condițiile și faptul că sunt respinse condițiile celeilalte părți
• Oferte, acceptare, prețuri și condiții de plată, inclusiv dobânzi comerciale legale și costuri de colectare
• Livrarea, transferul riscului și reținerea dreptului de proprietate (eigendomsvoorbehoud, articolul 3:92 BW)
• Garanție, procedură de reclamații și limitare a răspunderii
• Forță majoră, suspendare și încetare
• Proprietatea intelectuală și confidențialitatea, acolo unde este cazul
• Legea aplicabilă și instanța competentă

Pentru clienții comerciali, acordați atenție normelor legale privind termenele de plată. Între companii, un termen de plată mai mare de 60 de zile este valabil numai dacă nu este extrem de injust față de creditor (articolul 6:119a BW). Începând cu 1 iulie 2022, o companie mare care cumpără de la o întreprindere mică sau mijlocie nu poate conveni asupra unui termen de plată mai mare de 30 de zile (articolul 6:119a BW). Între 2017 și mijlocul anului 2022, termenul maxim a fost de 60 de zile.

Pentru consumatori, adăugați informațiile impuse de lege, cum ar fi datele de contact, dreptul de retragere, acolo unde se aplică, și modul în care funcționează garanția legală. Multe companii utilizează două versiuni: una pentru clienții comerciali și una pentru consumatori. Acest lucru face ca fiecare versiune să fie lizibilă și împiedică judecarea unei clauze privind consumatorii în funcție de regulile mai stricte privind consumatorii dintr-un contract comercial sau invers.

Cum îți redactezi termenii pas cu pas?

Începeți cu riscurile propriei afaceri, nu cu un șablon. Întrebați-vă dacă vindeți către consumatori, companii sau ambele, ce daune pot cauza produsele sau serviciile dvs., dacă livrați o singură dată sau oferiți un serviciu continuu și cum doriți să fiți plătit.

Apoi decideți asupra bazei. Multe asociații profesionale oferă membrilor lor condiții specifice industriei. Unele au fost negociate cu organizațiile consumatorilor sub auspiciile Consiliului Social și Economic (SER). Verificați dacă se potrivesc activității dumneavoastră reale și adăugați ceea ce lipsește.

Condițiile copiate de la un concurent sau de la un șablon străin sunt o sursă frecventă de probleme. Acestea pot face referire la legislația străină, pot utiliza concepte care nu există în legislația olandeză sau pot conține clauze care se încadrează pe lista neagră.

Puteți modifica termenii și condițiile ulterior?

Da, dar noile condiții se aplică numai contractelor noi, cu excepția cazului în care contractul existent vă permite modificarea acestora. Pentru contractele în curs de desfășurare, cum ar fi abonamentele sau contractele de servicii, aveți nevoie de o clauză de modificare și trebuie să anunțați modificările în timp util.

Pentru consumatori, o clauză care permite modificarea substanțială a performanței se află pe lista gri. În practică, o clauză modificativă pentru consumatori este acceptabilă doar dacă acesta poate rezilia contractul atunci când o modificare este în dezavantajul său. O creștere de preț în termen de trei luni de la încheierea contractului este permisă numai dacă acesta poate rezilia ulterior contractul.

Cu clienții comerciali aveți mai mult spațiu, dar se aplică același principiu. Anunțați modificările în scris, acordați o perioadă rezonabilă înainte ca acestea să intre în vigoare și trimiteți noul text. Un client care nu a primit niciodată versiunea modificată poate argumenta că nu i s-a oferit ocazia să o citească.

Ar trebui să depuneți contractul la Camera de Comerț sau la o instanță judecătorească?

Depunerea nu este obligatorie prin lege, dar poate fi utilă. Aceasta arată ce versiune era aplicabilă la un moment dat și vă permite să consultați versiunea depusă atunci când transmiterea condițiilor nu este în mod rezonabil posibilă.

Depunerea documentelor nu înlocuiește obligația de a furniza condițiile. Regula generală rămâne aceea că le predați înainte sau la încheierea contractului. Puteți apela la o trimitere la versiunea depusă doar atunci când predarea acestora nu a fost în mod rezonabil posibilă, lucru pe care instanțele îl acceptă doar rareori, de exemplu în cazul unui contract încheiat prin telefon.

Ce greșeli ar trebui să eviți?

Cea mai frecventă greșeală este aceea că condițiile nu au fost niciodată furnizate corect. O linie la sfârșitul unui citat care să precizeze că condițiile „pot fi găsite pe site-ul nostru”, fără un link direct sau un atașament, se dovedește adesea insuficientă în instanță.

O a doua greșeală este o limitare a răspunderii care merge prea departe. O clauză care exclude orice răspundere, inclusiv pentru intenție și neglijență gravă, invită instanța să o anuleze complet, lăsându-vă fără nicio limitare. Un plafon moderat are o șansă mult mai mare.

Ce ar trebui să verificați ca utilizator al condițiilor?

• Consultați condițiile dumneavoastră în fiecare ofertă, confirmare a comenzii și finalizare a comenzii online, înainte de încheierea contractului.
• Atașați condițiile sau furnizați un link de descărcare și păstrați dovada că ați făcut-o (Articolul 6:234 BW).
• Verificați condițiile pentru consumatori în raport cu lista neagră (articolul 6:236 BW) și lista gri (articolul 6:237 BW).
• Excludeți intenția și neglijența gravă din limitarea răspunderii.
• Respingeți în mod expres condițiile celeilalte părți pentru a evita pierderea bătăliei formelor în temeiul articolului 6:225(3) BW.

Ce ar trebui să verificați ca cealaltă parte?

• Verificați dacă ați primit condițiile înainte sau la încheierea contractului.
• Verificați dacă afacerea dumneavoastră se poate baza pe motivele de anulare sau se încadrează sub incidența articolului 6:235 BW (conturi publicate sau cel puțin 50 de persoane).
• În calitate de consumator, verificați clauzele privind răspunderea, perioadele de preaviz și creșterile de prețuri în raport cu listele negre și gri.
• Respingeți în mod expres condițiile contradictorii dacă doriți să se aplice propriile condiții.

Ce putem face pentru dumneavoastră cu termenii și condițiile generale?

Avocații noștri juridici redactează și revizuiesc termenii și condițiile generale pentru companii olandeze și internaționale.

• Redactăm termeni și condiții generale care se potrivesc afacerii dumneavoastră, în versiuni separate pentru consumatori și clienți comerciali.
• Verificăm condițiile existente în raport cu listele negre și gri și cu regulile privind termenii de plată.
• Verificăm modul în care ofertele, confirmările comenzilor și procesul de finalizare a comenzii includ condițiile în contract.
• Redactăm o clauză de limitare a răspunderii și o clauză modificativă care sunt susceptibile de a fi valabile.
• Evaluăm o dispută privind aplicabilitatea condițiilor și redactăm scrisoarea de anulare sau răspunsul.

Rezumat

• Termenii și condițiile generale obligă cealaltă parte numai dacă le-ați declarat aplicabile și le-ați transmis înainte sau la încheierea contractului (articolele 6:232 - 6:234 BW).
• Companiile mari și partidele cu cel puțin 50 de angajați care lucrează pentru ele nu pot invoca aceste motive de anulare (articolul 6:235 BW).
• În ceea ce privește consumatorii, se aplică lista neagră și lista gri (articolele 6:236 și 6:237 BW); întreprinderile mai mici pot beneficia indirect.
• Nu excludeți niciodată răspunderea pentru intenție sau neglijență gravă; un plafon moderat și clar are mai multe șanse să fie respectat.
• Păstrați dovezile că ați furnizat condițiile și revizuiți-le cel puțin o dată pe an.

Întrebări frecvente