Contracte de muncă pentru lucrătorii internaționali: Ghidul complet pentru companiile de tehnologie

Compania ta de tehnologie aduce lucrători internaționali în Olanda? Un contract de muncă bine redactat este esențial. În acest ghid, acoperim toate aspectele legale pe care trebuie să le iei în considerare.

Introducere

Ecosistemul Brainport din Eindhoven atrage tot mai multe talente internaționale. Dezvoltatori de software din India, oameni de știință în domeniul datelor din Brazilia, manageri de proiect din Statele Unite – toți își găsesc drumul spre centrul tehnologic al Olandei. Pentru companii, aceasta înseamnă acces la o rezervă globală de talente, dar și confruntarea cu probleme juridice pe care poate nu le-au mai întâlnit înainte.

Când Maria, o dezvoltatoare braziliană, a primit o ofertă de contract de la un startup tehnologic din... Eindhoven Anul trecut, totul părea simplu. Startup-ul a folosit contractul lor standard de muncă olandez, l-a tradus în engleză și a crezut că ar fi în regulă. Abia când Maria a fost în concediu medical din cauza problemelor de spate după șase luni, compania a descoperit că trebuie să continue să-i plătească 70% din salariu timp de doi ani - lucru care este gestionat foarte diferit în Brazilia. Startup-ul nu și-a dat seama că angajarea olandeză... drept era obligatoriu.

Aceasta nu este o excepție. Multe companii consideră că un contract de muncă pentru un lucrător internațional este doar o traducere a modelului lor olandez. Nimic mai departe de adevăr. Apar întrebări juridice, fiscale și practice complexe la care nu te gândești niciodată în cazul unui angajat exclusiv olandez: Ce lege se aplică de fapt? Contractul trebuie să fie în limba engleză? Cum aranjezi costurile relocării în Olanda? Și dacă nu funcționează - cine plătește zborul de întoarcere?

În acest ghid, vă vom prezenta toate aspectele juridice ale contractelor de muncă pentru lucrătorii internaționali. Vom acoperi nu doar regulile juridice simple, ci și capcanele practice cu care se confruntă companiile.

1. Ce lege se aplică: legea olandeză sau legea țării de origine?

Întrebarea care determină totul

Imaginează-ți: angajezi un dezvoltator de software polonez care va lucra în compania ta. Eindhoven birou. În contract, scrieți: „Acest contract de muncă este guvernat de legislația poloneză.” Problemă rezolvată, nu? Angajatul este polonez, deci se aplică legea poloneză.

Din păcate, nu este chiar atât de simplu. Pentru că, dacă acel angajat polonez se îmbolnăvește după un an și trebuie să-i plătești salariul timp de doi ani conform legislației olandeze? Sau dacă vrei să-l concediezi, dar descoperi că ai nevoie mai întâi de permisiunea agenției olandeze de asigurări pentru angajați (UWV)? Se poate întâmpla asta, chiar dacă ai ales legislația poloneză?

Întrebarea legii aplicabile este probabil cea mai crucială întrebare în orice contract internațional de muncă. Răspunsul determină totul: câte zile de concediu primește angajatul, cum trebuie să concediezi pe cineva, care este salariul minim și chiar cât timp trebuie să continui să plătești salariul în timpul unei boli.

Regula principală: o poți alege singur/ă

Punctul de plecare în dreptul european este surprinzător de liberal: dumneavoastră și angajatul puteți, în principiu, să stabiliți singuri ce lege se aplică contractului de muncă. Aceasta se numește „alegerea legii aplicabile” și este reglementată în Regulamentul Roma I, un regulament european care se aplică în toate țările UE.

În practică, această alegere a legii aplicabile este de obicei pur și simplu menționată în contract, undeva printre clauzele finale:

„Acest contract de muncă este guvernat de legislația olandeză.”

Destul de simplu. Dar iată care e problema.

Protecția angajaților: Legea obligatorie are prioritate

Legislatorul european a spus: bine, puteți alege singuri, dar nu vom permite unui angajator să dezavantajeze angajatul alegând inteligent o altă lege. Prin urmare, se aplică o regulă importantă: angajatul nu trebuie să fie niciodată într-o situație mai prejudiciabilă din cauza alegerii legii.

Aceasta înseamnă că, pe lângă legea aleasă (de exemplu, legea poloneză), se pot aplica întotdeauna prevederile imperative ale unui alt sistem juridic – și anume așa-numita „lege aplicabilă obiectiv”. Iar aceste prevederi imperative se aplică întotdeauna dacă sunt mai favorabile angajatului.

Ce sunt prevederile obligatorii? Gândiți-vă la:

• Salariul minim
• Numărul minim de zile de concediu
• Protecție împotriva concedierii
• Plata continuă a salariului în timpul bolii
• Perioada maximă de probă

Acestea sunt reguli de la care nu te poți abate pur și simplu, chiar dacă alegi o altă lege.

Legea aplicabilă în mod obiectiv: Unde lucrează efectiv angajatul?

Legea aplicabilă în mod obiectiv este legea care s-ar fi aplicat dacă nu ați fi făcut o alegere a legii. Aceasta se stabilește pe baza mai multor etape:

Pasul 1: Unde lucrează de obicei angajatul?

Prima întrebare este: unde își desfășoară fizic munca angajatul? Pentru un angajat care lucrează cu normă întreagă la biroul dumneavoastră din Eindhoven, răspunsul este simplu: Olanda. Atunci legea olandeză este legea aplicabilă în mod obiectiv, indiferent de locul în care își are sediul angajatorul sau de unde provine angajatul.

O nuanță importantă: „locul obișnuit de muncă” nu se schimbă pentru că cineva lucrează temporar în altă parte. Dacă angajatul dumneavoastră olandez lucrează la un proiect în Germania timp de două luni, locul său obișnuit de muncă rămâne Olanda. Acest lucru se schimbă doar atunci când cineva începe să lucreze în altă parte în mod structural.

Pasul 2: Dacă acest lucru nu este clar – unde își are sediul angajatorul?

Unii angajați nu lucrează într-un singur loc fix. Gândiți-vă la cineva care călătorește sau la cineva care lucrează parțial în Olanda, parțial în Germania și parțial de la distanță. Dacă nu este clar unde lucrează de obicei cineva, atunci se aplică legea țării în care își are sediul angajatorul.

Pasul 3: O conexiune evident mai strânsă

Ca ultimă soluție: dacă toate circumstanțele indică faptul că, de fapt, contractul de muncă este mult mai strâns legat de o țară complet diferită, atunci se poate aplica legea acelei țări. Aceasta este excepția de la excepție și se întâmplă rar în practică.

Un exemplu practic: Dezvoltatorul român

Hai să concretizăm asta. O companie de tehnologie din Eindhoven îl angajează pe Andrei, un dezvoltator de software din România. Andrei vine în Olanda, locuiește în Eindhovenși lucrează cu normă întreagă la birou. Contractul prevede: „Se aplică legislația olandeză”.

Care este legea aplicabilă aici?

Alegerea legii aplicabile: Legislația olandeză (menționată în contract)
Locul obișnuit de muncă: Olanda (Andrei lucrează în Eindhoven)
Legea aplicabilă în mod obiectiv: dreptul olandez

În acest caz, nu există nicio problemă. Alegerea legii aplicabile (legislația olandeză) corespunde legii aplicabile în mod obiectiv (de asemenea, legea olandeză). Totul este clar: se aplică pe deplin legea olandeză.

Când se aplică simultan două sisteme juridice?

Acum devine și mai interesant. Să presupunem că ai scris în contractul lui Andrei: „Se aplică legea româna”. Ce se întâmplă atunci?

Atunci avem o situație în care două sisteme juridice se aplică simultan :

Legea românească se aplică ca punct de plecare pentru tot ceea ce nu este obligatoriu (gândiți-vă la: cât timp convenim asupra preavizului, ce schemă de bonusuri, ce beneficii secundare).

Însă legislația olandeză continuă să se aplice pentru toate prevederile obligatorii care sunt mai favorabile lui Andrei. Și să fim sinceri: legislația olandeză privind munca este adesea mult mai favorabilă angajaților decât legislația românească.

Deci, în practică, asta înseamnă că trebuie să comparați:

• Protecție olandeză împotriva concedierii versus protecție românească împotriva concedierii – se aplică cea mai puternică
• Salariul minim olandez versus salariul minim românesc – se aplică cel mai mare salariu
• Zile de concediu olandeze (minim 20 când este vorba de muncă cu normă întreagă) versus românești (minim 20) – în acest caz egale
• Plata continuă a salariului în timpul bolii în Olanda (2 ani la 70%) versus reglementarea românească – se aplică cea mai favorabilă

Rezultatul este un amestec a două sisteme juridice, complex din punct de vedere juridic și dificil de gestionat în practică.

De ce ai alege vreodată altceva decât legislația olandeză?

Bună întrebare. Dacă angajatul lucrează oricum în Olanda, aproape întotdeauna este cel mai înțelept să aleagă pur și simplu legea olandeză în contract. Acest lucru previne confuzia și discuțiile.

Totuși, există situații în care o altă lege poate fi relevantă:

• Pentru angajaţii care cu adevărat să lucreze de la distanță din țara lor de origine
• Pentru personalul itinerant care lucrează în mai multe țări
• Pentru detașare într-o altă țară pentru o perioadă determinată

Dar chiar și așa: consultați întotdeauna un avocat specializat. Deoarece există șanse mari ca legea olandeză obligatorie să se aplice în continuare pentru anumite aspecte.

Cele mai importante reguli obligatorii din dreptul olandez

Dacă se aplică legislația olandeză (în totalitate sau parțial), atunci se aplică cel puțin aceste reguli obligatorii pe care nu le puteți evita:

Salariul minim trebuie plătit – în 2025, acesta este de 2,160.80 EUR brut pe lună pentru o persoană de 21 de ani sau mai mult care lucrează cu normă întreagă. Nu poți spune: „Da, dar în Polonia salariul minim este mult mai mic”.

Zile de concediu : minimum de patru ori numărul de zile lucrătoare pe săptămână. Pentru un loc de muncă cu normă întreagă, asta înseamnă 20 de zile pe an. Nici asta nu se poate scăpa.

Protecție împotriva concedierii : nu poți pur și simplu să concediezi pe cineva. Trebuie să te adresezi UWV pentru un permis de concediere, sau instanței pentru o hotărâre de dizolvare, sau să închei un acord de reziliere. O simplă scrisoare de concediere, așa cum este obișnuit în unele țări, nu funcționează.

Continuarea plății salariului în timpul bolii : acesta este marele șoc pentru mulți angajatori străini. În Olanda, trebuie să continuați să plătiți cel puțin 70% din salariu timp de doi ani dacă un angajat este bolnav. În majoritatea celorlalte țări, această perioadă este mult mai scurtă (de exemplu, în Germania, șase săptămâni).

Plata de tranziție : după doi ani de angajare, trebuie să plătiți o plată de tranziție la concediere. Aceasta reprezintă aproximativ o treime dintr-un salariu lunar pe an de serviciu.

Perioada de probă : maximum două luni pentru un contract mai lung de doi ani. Nu poți spune: „Vom lua o perioadă de probă de șase luni.”

Sfaturi practice: Alegeți pur și simplu legea olandeză

Pentru lucrătorii internaționali care vin să lucreze în Olanda, sfatul este simplu: alegeți în mod explicit legea olandeză în contract. Acest lucru este clar pentru ambele părți și previne surprizele.

Nu are rost să încerci să ocolești legea imperativă olandeză alegând o altă lege. Poți încerca, dar dacă se ajunge la un litigiu, o instanță olandeză va aplica pur și simplu prevederile imperative olandeze. Și atunci nu ai creat decât incertitudine.

Un avertisment privind munca la distanță: Dacă angajatul lucrează în mod structural din țara sa de origine (deci nu temporar, ci permanent), atunci legea acelei țări de origine poate deveni legea aplicabilă în mod obiectiv. Acest lucru are consecințe nu numai asupra dreptului muncii, ci și asupra asigurărilor sociale, impozitelor și chiar și asupra chestiunii stabilirii unui sediu permanent în țara respectivă. În cazul muncii la distanță din străinătate: discutați întotdeauna acest aspect mai întâi cu un avocat specializat.

2. Trebuie să redactați un contract de muncă în limba engleză?

Confuzia lui Tomasz

Tomasz, un manager de recrutare polonez, a primit o ofertă de contract de la un Eindhoven startup-ul de anul trecut. Contractul a fost în întregime în olandeză. Deși Tomasz vorbea puțin olandeză, limbajul juridic era de fapt cu totul altceva. A semnat contractul pentru că, ei bine, chiar își dorea să înceapă.

Trei luni mai târziu, startup-ul a descoperit că Tomasz credea că are dreptul la 30 de zile de concediu (așa cum se obișnuiește în Polonia), în timp ce contractul olandez prevedea 25 de zile (20 legale + 5 extra-legale). Tomasz pur și simplu nu înțelesese corect acel pasaj. Discuția care a urmat a fost neplăcută pentru ambele părți.

Această poveste ilustrează un punct important: nu contează ce se află într-un contract dacă una dintre părți nu îl înțelege.

Ce spune de fapt legea?

Răspunsul este surprinzător de simplu: absolut nimic . În Olanda nu există nicio obligație legală de a redacta un contract de muncă într-o anumită limbă. Sunteți complet liberi să alegeți:

• Un contract redactat exclusiv în limba olandeză
• Un contract redactat exclusiv în limba engleză
• O versiune bilingvă (olandeză și engleză)
• Sau chiar un contract în Klingonia, dacă ai vrea

Dar faptul că ceva este permis legal nu înseamnă că este și înțelept.

Realitatea practică: Înțelegerea este esențială

La încheierea unui contract de muncă, un principiu fundamental este important: ambele părți trebuie să înțeleagă ceea ce convin. Aceasta nu este o cerință juridică tehnică, ci pur și simplu logică. Dacă ulterior se ajunge la un litigiu și se dovedește că angajatul nu a înțeles termenii și condițiile pentru că au fost redactate într-o limbă pe care nu o stăpânește, acest lucru poate avea consecințe neplăcute.

Un judecător ar putea decide, de exemplu, că anumite clauze nu sunt valabile din punct de vedere juridic, deoarece angajatul nu a putut înțelege cu adevărat ce semnează. Sau angajatul ar putea argumenta cu succes că interpretarea sa a contractului este corectă, deoarece nu stăpânește suficient de bine limba olandeză pentru a înțelege intenția.

Prin urmare, sfatul este clar: dacă angajați un lucrător internațional care nu vorbește olandeza sau o vorbește abia dacă o vorbește, redactați contractul într-o limbă pe care angajatul o înțelege. În sectorul tehnologic, aceasta este de obicei engleza.

Avantajele unui contract în limba engleză

În lumea tehnologiei internaționale, limba de lucru este engleza. Majoritatea comentariilor la cod sunt în engleză, ședințele sunt adesea în engleză, iar documentația este în engleză. Un contract de muncă în limba engleză se potrivește perfect cu acest aspect.

Înțelegerea de către angajat este, desigur, cel mai important avantaj. Dacă Maria din Brazilia, Raj din India și Chen din China lucrează cu toții la compania dumneavoastră, atunci un contract în limba engleză este inteligibil pentru toți trei.

Standardul internațional nu este, de asemenea, lipsit de importanță. În sectorul tehnologic, anumiți termeni precum „opțiuni pe acțiuni”, „program de acordare a drepturilor” sau „politică de lucru la distanță” sunt engleza standard. Aceste concepte nu sunt practic niciodată traduse, nici măcar în contractele în limba olandeză. Un contract în limba engleză previne construcțiile incomode, în care trebuie să inventezi traduceri în olandeză pentru concepte pe care toată lumea le cunoaște în engleză.

Uniformitatea este practică: dacă aveți cincisprezece angajați internaționali, puteți lucra cu un singur șablon de contract în limba engleză în loc de cincisprezece traduceri diferite.

Dezavantajele (și există și unele)

Dar engleza nu este Sfântul Graal. Există și dezavantaje.

Dacă se aplică un contract colectiv de muncă (CAO) , acesta este redactat în olandeză. CAO-urile nu sunt traduse în mod standard. Acest lucru poate duce la diferențe de interpretare: ce anume înseamnă CAO când spune „functioneringsgesprek” (evaluare a performanței) și cum se traduce acest lucru în engleză fără a pierde din nuanță?

În litigii, lucrurile devin, de asemenea, complexe. Să presupunem că se ajunge la un proces în fața unei instanțe olandeze. Instanța respectivă va aplica legislația olandeză. Instanța citește contractul dumneavoastră englezesc și trebuie să îl interpreteze în conformitate cu conceptele și principiile juridice olandeze. Uneori, acestea nu se potrivesc perfect. De exemplu, ce înțelegeți prin „reziliare din motive justificate” în engleză? Este vorba de concediere pe loc sau altceva?

Și apoi mai sunt costurile practice : dacă ulterior trebuie să redactați documente juridice (o scrisoare de concediere, o scrisoare de avertizare, un acord de reziliere), le redactați și în engleză? Sau faceți acest lucru în olandeză și adăugați o traducere? Fiecare pas implică o fază de traducere, iar traducerea nu este doar un cost suplimentar, ci și o sursă de posibile neînțelegeri.

Soluția: o versiune bilingvă

Prin urmare, mulți angajatori aleg o cale de mijloc pragmatică: un contract bilingv . Redactați contractul atât în ​​olandeză, cât și în engleză, iar ambele versiuni sunt semnate.

Dar apoi apare o întrebare: ce se întâmplă dacă acele două versiuni nu spun exact același lucru? Traducerile sunt rareori perfecte, iar traducerile juridice cu siguranță nu sunt. Prin urmare, adăugați o clauză:

„Acest contract de muncă a fost redactat în limbile olandeză și engleză. În caz de discrepanță între textul olandez și cel englez, textul olandez va prevala.”

Cu alte cuvinte: limba olandeză este dominantă. Acest lucru vă oferă certitudine juridică, în timp ce angajatul are la dispoziție o versiune în limba engleză pe care o poate înțelege.

Excepția: Instrucțiuni de siguranță

Există un domeniu în care ai într-adevăr o obligație de traducere, și anume în ceea ce privește instrucțiunile de siguranță.

Articolul 7:658 din Codul Civil olandez impune angajatorului o obligație extinsă de diligență. Trebuie să asigurați un loc de muncă sigur, ceea ce înseamnă și că toate instrucțiunile trebuie să fie ușor de înțeles pentru toți angajații.

Dacă aveți un angajat polonez în depozit care nu vorbește olandeza și îi dați instrucțiuni de siguranță în limba olandeză pentru operarea stivuitorului, aceasta este o problemă. Dacă ulterior se întâmplă un accident, sunteți răspunzător ca angajator. Nu puteți spune: „Da, dar instrucțiunile erau acolo, ar fi trebuit să le citească.”

În cazul activităților periculoase, al operării utilajelor, al lucrului cu substanțe chimice – pe scurt, tot ceea ce implică siguranța – trebuie să vă asigurați că instrucțiunile sunt într-o limbă pe care angajatul o stăpânește.

Ce funcționează în practică?

Pentru majoritatea companiilor de tehnologie din Eindhoven Pentru angajarea de lucrători internaționali, următoarele opțiuni funcționează cel mai bine:

Opțiunea 1: Contract bilingv (olandeză + engleză) cu clauză de prevalență
Aceasta este cea mai sigură opțiune. Aveți certitudine juridică, deoarece limba olandeză este dominantă, dar angajatul poate citi și înțelege contractul în limba engleză.

Opțiunea 2: Contract redactat exclusiv în limba engleză, cu condiția ca legislația olandeză să fie aplicabilă
Și acest lucru poate funcționa și este oarecum mai simplu în execuție. Asigurați-vă că contractul este redactat profesional și că termenii legali în limba engleză sunt corecți.

Opțiunea 3: Contract exclusiv în limba olandeză pentru un angajat care nu vorbește olandeza
Acest lucru este riscant și nu este recomandat. Duce la incertitudine și posibile dispute. Dacă totuși alegeți această cale, asigurați-vă măcar că explicați oral cele mai importante prevederi și oferiți un rezumat în limba engleză.

Un ultim sfat practic

Dacă alegeți un contract în limba engleză sau bilingv, asigurați-vă că este redactat sau cel puțin revizuit de un profesionist. Google Translate nu este suficient pentru textele juridice. Nuanțele în engleza juridică sunt subtile, iar o traducere incorectă poate avea consecințe majore.

De exemplu: traducerea cuvântului „ontslag” prin „dismissal” (demitere) sună logic, dar în unele contexte „termination” (reziliare) este mai corectă. Traducerea cuvântului „vaststellingsovereenkomst” prin „settlement agreement” (acord de soluționare) este apropiată, dar un englez s-ar gândi mai degrabă la un „mutual breakdown agreement” (acord de reziliere reciprocă) sau „termination by mutual consent” (reziliare prin consimțământ reciproc). Aceste tipuri de subtilități fac diferența dintre un contract bun și unul prost.

3. Ce clauze sunt esențiale pentru lucrătorii internaționali?

Mai mult decât un contract standard

Când TechHub Eindhoven au angajat anul trecut primul lor migrant cu înaltă calificare – un specialist în inteligență artificială din Singapore – și-au folosit contractul de muncă standard. L-au tradus în engleză, au ajustat salariul și s-au gândit: gata.

Trei luni mai târziu, s-a dovedit că specialistul încă locuia într-un hotel, deoarece procedura IND a durat mai mult decât se aștepta. Permisul de migrant înalt calificat era acolo, dar specialistul nu știa că încă trebuie să solicite separat un BSN (număr de serviciu pentru cetățeni) înainte de a putea obține un contract de închiriere. TechHub nu aranjase nimic în acest sens în contract - au presupus doar că totul se va rezolva.

Când specialistul a găsit în sfârșit o locuință, a venit următoarea surpriză: familia lui nu a putut veni pentru că era nevoie de un „permis de partener” separat pentru asta. Nici asta nu era prevăzut nicăieri în contract. Specialistul s-a simțit dezamăgit, iar TechHub și-a dat seama că fuseseră mult prea naivi.

Aceasta nu este o excepție. Un contract de muncă pentru lucrătorii internaționali are nevoie pur și simplu de clauze specifice pe care nu le întâlnești într-un contract standard olandez. Nu este vorba doar despre cifre diferite (salariu mai mare, zile de concediu diferite), ci despre aspecte fundamental diferite: imigrație, permise de ședere, relocare, repatriere.

Elementele de bază: Ce trebuie să fie acolo oricum

Desigur, fiecare contract de muncă are anumite elemente standard. Chiar și pentru lucrătorii internaționali aveți nevoie de:

O descriere clară a postului – nu doar titlul postului, ci și ce va face efectiv angajatul. Acest lucru este important pentru IND (pentru migranții cu înaltă calificare, postul trebuie să corespundă nivelului de educație).

Data de începere și durata contractului. În cazul lucrătorilor internaționali, este mai frecvent să se încheie un contract temporar (de exemplu, pentru un proiect specific), dar poate fi și un contract permanent.

Salariul și frecvența plății acestuia. Notă: în cazul lucrătorilor internaționali cu regula de 30%, trebuie să acordați o atenție sporită acestui aspect (vezi mai jos).

Orele de lucru și momentul în care se desfășoară munca. În cazul lucrătorilor internaționali din țări cu culturi de muncă diferite (gândiți-vă la Silicon Valley, unde săptămânile de lucru de 60 de ore sunt normale), este bine să fim expliciți în ceea ce privește normele olandeze.

Numărul de zile de concediu . În Olanda, minimul este de 20 de zile pentru angajații cu normă întreagă. Mulți lucrători internaționali provin din țări cu mai puține zile de concediu și sunt plăcut surprinși. Dar unii (în special din Europa) sunt obișnuiți cu 25 sau 30 de zile.

Perioada de probă , dacă doriți una. Maxim două luni pentru un contract mai lung de doi ani.

O schemă de pensii , deoarece și lucrătorii internaționali trebuie să își constituie pensia în Olanda (cu excepția cazului în care se încadrează într-o declarație A1, dar asta e o altă poveste).

Confidențialitatea și cine deține proprietatea intelectuală creată în timpul angajării. Acest aspect este crucial în sectorul tehnologic.

Perioada de preaviz și cum funcționează exact.

Ce lege este aplicabilă (aproape întotdeauna: legea olandeză) și ce instanță are competență.

Până aici nimic nou. Dar acum vin clauzele specifice lucrătorilor internaționali.

[Conținutul continuă cu secțiunile clauzelor specifice – doriți să continui cu restul documentului?]

4. Cum aranjați costurile și indemnizațiile de relocare?

Factura pe care nimeni nu o aștepta

David, un antreprenor american de startup, a achiziționat o companie tehnologică olandeză anul trecut. Unul dintre primele lucruri pe care le-a făcut a fost să-l aducă pe directorul financiar din San Francisco. Eindhoven„Nu-ți face griji pentru costuri”, a spus David, „ne vom ocupa noi de toate.”

Și așa a fost. Mutarea, hotelul, mobila, costurile școlare ale copiilor, un curs de limbă pentru soție, un consultant fiscal pentru a înțelege sistemul olandez – totul a fost plătit. A costat 45,000 de euro, dar David a considerat că a meritat.

Până când a venit Administrația Fiscală Olandeză. S-a dovedit că aproximativ 30,000 de euro din cei 45,000 de euro erau pur și simplu salarii impozabile. Directorul financiar nu luase în considerare acest lucru, pentru că credea că sunt „cheltuieli de relocare”, ca în SUA. Acum compania trebuia să facă o corecție și să plătească în continuare impozit pe salarii. Plus penalități. Factura totală s-a ridicat la aproape 60,000 de euro.

Această poveste ilustrează importanța unei analize atente a costurilor de relocare. Nu este vorba doar de a „fii generos și rambursa totul”. Trebuie să știi exact ce este permis fiscal, ce nu este permis fiscal și cum documentezi acest lucru.

Care sunt de fapt costurile de relocare?

Costurile de relocare sunt toate costurile legate de mutarea unui angajat în Olanda. Dar ce anume se încadrează în această categorie? Este o categorie mai amplă decât ați putea crede.

În primul rând, există costuri direct legate de mutarea în sineBiletele de avion pentru angajat și familia sa. Firma de mutări care transportă bunurile de uz casnic din Mumbai în EindhovenHotelul sau Airbnb-ul pentru primele săptămâni înainte de a se găsi o locuință permanentă. Depozitul care trebuie plătit pentru proprietatea închiriată (în Olanda, adesea chiria este echivalentul a două sau trei luni). Și poate chiar și obiecte noi: un pat care nu a putut fi găsit, un frigider care nu funcționează la tensiunea olandeză.

Apoi, există costuri administrative la care s-ar putea să nu vă gândiți imediat. Cererea de viză și permisul de ședere pot costa sute de euro. Diplomele trebuie legalizate și traduse înainte de a fi recunoscute în Olanda. Înregistrarea la primărie este gratuită, dar convertirea unui permis de conducere străin costă bani.

Și, în final, există așa-numitele costuri de aterizare ușoară . Angajatul și partenerul său vor să învețe olandeza – cine plătește cursul de limbă? Angajatul nu înțelege sistemul fiscal olandez – cine plătește consultantul fiscal? Copiii merg la o școală internațională pentru că nu vorbesc încă olandeza – cine plătește taxa de școlarizare de 15,000 de euro pe an?

Dacă aduni toate aceste costuri, ajungi rapid la 10,000 până la 40,000 de euro pentru o familie venită din afara Europei.

Realitatea fiscală: Nu totul este scutit de impozite

Și aici apare surpriza pentru mulți angajatori: departe de a fi toate costurile de relocare scutite de taxe. Administrația Fiscală are reguli foarte specifice despre ce poate și ce nu poate fi rambursat fără taxe.

Ce poate fi scutit de taxe?

Mutarea în sine – adică firma de mutări care transportă bunurile casnice – poate fi rambursată fără taxe. Dar doar costurile reale, și nu o marjă substanțială suplimentară.

Locuințele temporare din primele luni pot fi, de asemenea, scutite de taxe, dar într-adevăr temporare: maximum trei luni. Și trebuie să fie rezonabile. O suită de hotel de 300 de euro pe noapte timp de trei luni? Administrația Fiscală nu va accepta asta. Un apartament decent de 1,500 de euro pe lună? Este în regulă.

Depozitul de chirie este, de asemenea, scutit de impozite, cu condiția să fie de maximum trei luni de chirie (ceea ce, din fericire, este și norma olandeză).

Biletele de avion pentru o vizită de cunoaștere înainte de sosirea definitivă a angajatului pot fi, de asemenea, scutite de taxe. A veni în Olanda o singură dată pentru a vedea unde veți locui și lucra este rezonabil.

Ce este salariul impozabil?

Și apoi ajungem la surprize. Mobila și mobilarea casei? Impozabile. Patul nou, canapeaua nouă, mașina de spălat – toate acestea reprezintă salariul impozabil al angajatului.

Cursul de limbă pentru partener? Taxabil. Deoarece partenerul nu lucrează (încă) pentru compania dumneavoastră, deci cursul său de limbă nu are legătură cu afacerile.

Taxele de școlarizare pentru școala internațională? Imposabile. Chiar dacă copiii trebuie să meargă temporar acolo pentru că nu vorbesc încă olandeza.

Consultantul fiscal care îl ajută pe angajat cu declarația fiscală? Impozabil.

Conversia permisului de conducere? Taxabil.

Și acea compensație pe care ai vrut să o oferi pentru că partenerul a renunțat la locul de muncă pentru a pleca mai departe? De asemenea, impozabilă.

Acestea sunt adesea cheltuielile mai mari, ceea ce înseamnă că o parte semnificativă din „pachetul tău generos de relocare” este de fapt doar salariul impozabil.

Hotărârea de 30% schimbă totul

Există însă o excepție care schimbă totul: regula de 30%. Dacă angajatul se califică pentru această schemă (și mulți migranți cu înaltă calificare se califică), atunci primești carte blanche fiscală pentru costurile de relocare.

Regula de 30% înseamnă că 30% din salariul brut poate fi scutit de impozit. Aceasta este concepută ca o rambursare forfetară pentru toate „costurile extrateritoriale” – adică toate costurile suplimentare pe care le are cineva pentru că locuiește în Olanda, în timp ce țara sa de origine este în altă parte.

Cu regula de 30%, puteți pur și simplu rambursa toate costurile de relocare, iar acestea se încadrează în partea scutită de taxe. Nu trebuie să specificați pentru fiecare categorie de costuri dacă este impozabilă sau scutită de taxe. Orice este permis.

Acest lucru simplifică mult lucrurile din punct de vedere administrativ. Dar rețineți: regula de 30% se aplică doar angajaților cu „expertiză specifică limitată”, care au locuit la peste 150 de kilometri în afara graniței olandeze în ultimii doi ani și care câștigă cel puțin un anumit salariu (în 2025, acesta este de 46,107 EUR pe an sau 35,048 EUR pentru absolvenții recenți de masterat sub 30 de ani).

Cum documentezi acest lucru în contract?

Acum apare întrebarea: cum aranjați acest lucru în contractul de muncă? Există diverse opțiuni, iar alegerea depinde de situația dumneavoastră.

Opțiunea 1: Specificați pe categorii de costuri (recomandat fără dobânda de 30%)

"The employer will reimburse the following relocation costs upon submission 
of invoices and receipts:

a) Plane tickets for employee and family members: maximum € [X]
b) Moving costs household goods transport: maximum € [X]
c) Temporary housing (max. 3 months): maximum € [X] per month
d) Rental deposit: maximum 3 months' rent
e) Visa and residence permit costs: actual costs
f) Dutch language course for employee: maximum € [X]

Reimbursements under a) through f) are tax-free insofar as the Tax 
Administration permits this. Any additional costs or other costs can be 
reimbursed as taxable salary."

Opțiunea 2: Cu o hotărâre de 30%

"The employee qualifies for the 30% ruling. The gross salary is € [X] per 
month, of which 30% (€ [Y]) is designated as a tax-free reimbursement for 
extraterritorial costs.

From this tax-free reimbursement, the employee can pay all relocation costs. 
The employer will additionally reimburse the costs of the plane ticket upon 
arrival and the move up to a maximum of € [Z]."

Clauza de rambursare: Crucială!

Problemă: Ce se întâmplă dacă angajatul pleacă din nou după 6 luni? Atunci ați plătit 15,000 € costuri de relocare degeaba.

Soluție: Includeți o clauză de rambursare.

Exemplu:

"If the employment ends within 2 years after commencement (through 
resignation by or on behalf of the employee, or through dismissal for 
cause by the employer), then the employee is obliged to repay the relocation 
costs pro rata according to the following schedule:

- If termination within 1 year: repay 100%
- If termination between 1-2 years: repay 50%
- If termination after 2 years: no repayment

This repayment obligation does not apply to dismissal by the employer 
(except dismissal for cause) or dissolution by the court at the request 
of the employee due to culpable conduct by the employer."

Notă:

• O clauză de rambursare este valabilă numai dacă este rezonabilă
• Rambursarea integrală după 3 ani probabil nu este rezonabilă
• Rambursarea nu trebuie să ducă la venituri sub salariul minim

5. Puteți aplica o perioadă de preaviz mai scurtă pentru expatriați?

Această întrebare apare frecvent: „Angajăm un lucrător din străinătate pentru un proiect de 1 an. Putem conveni asupra unei perioade de preaviz mai scurte?”

Pe scurt: depinde de legea aplicabilă.

Perioada de preaviz olandeză

Dacă se aplică legislația olandeză (și, de obicei, se aplică dacă angajatul lucrează în Olanda), atunci se aplică regulile olandeze:

Perioada legală de preaviz pentru angajat:

• 1 luni, indiferent de durata angajării

Perioada legală de preaviz pentru angajator:

• 1 lună pentru angajare < 5 ani
• 2 luni timp de 5-10 ani
• 3 luni timp de 10-15 ani
• 4 luni pentru > 15 ani

Regulă importantă:
Perioada de preaviz pentru angajator poate să nu fie mai scurt decât cea pentru angajat. Deci nu poți fi de acord ca angajatul să aibă o perioadă de preaviz de 3 luni, în timp ce tu ai doar o lună.

Te poți abate de la perioada legală?

Pentru angajat:
Da, puteți conveni asupra unei perioade de preaviz mai lungi (de exemplu, 2 sau 3 luni). Acest lucru se întâmplă în cazul pozițiilor de conducere.

Pentru angajator:
Da, puteți conveni asupra unei perioade de preaviz mai scurte (de exemplu, 0 luni), dar numai dacă:

• Perioada de preaviz a angajatorului este cel puțin egală cu cea a angajatului.
• Acest lucru nu este nerezonabil de oneros pentru angajat

Perioadă de probă

O alternativă la o perioadă de preaviz scurtă este o perioadă de probă:

Norme statutare:

• Fără perioadă de probă pentru contract < 6 luni
• Maxim 1 lună perioadă de probă contractuală 6 luni - 2 ani
• Maxim 2 de luni perioadă de probă pentru contract > 2 ani sau permanent

În perioada de probă:

• Fără perioadă de preaviz
• Rezilierea cu efect imediat
• Se aplică ambelor părți (angajator și angajat)

Specific pentru lucrătorii internaționali

Pentru lucrătorii internaționali, există considerații suplimentare:

Permis de ședere: Dacă contractul de muncă încetează, angajatul are adesea doar un timp limitat pentru a găsi un nou loc de muncă sau pentru a părăsi Olanda. Prin urmare, o perioadă de preaviz scurtă poate avea consecințe majore. Luați în considerare acordarea unei perioade de preaviz puțin mai lungi (de exemplu, 2 luni în loc de 1 lună).

Repatriere: La concediere, este posibil să fie nevoie să rambursați costurile de repatriere.

Plată de tranziție: Plata de tranziție se aplică și lucrătorilor internaționali după 2 ani de angajare.

6. Cum aranjați repatrierea la încetarea contractului de muncă?

Repatrierea este întoarcerea angajatului în țara sa de origine după încetarea contractului de muncă. Acest lucru ridică întrebări importante: cine plătește? Ce se rambursează? Și cum documentați acest lucru?

Nicio obligație legală în Olanda

Spre deosebire de unele țări (de exemplu, unele state din Golf), în Olanda nu există nicio obligație legală pentru angajator de a rambursa costurile de repatriere.

Asta înseamnă:
Dacă nu aranjați nimic în contract, nu trebuie să plătiți nimic. Angajatul este responsabil pentru propria întoarcere în țara de origine.

Dar, în practică:
Mulți angajatori rambursează (parțial) costurile de repatriere, în special dacă:

• Costurile de relocare au fost, de asemenea, rambursate la început
• Angajatul a fost recrutat special în străinătate
• Acest lucru este obișnuit în industrie

Ce se încadrează în costurile de repatriere?

Costurile de repatriere pot fi:

Direct legat de returnare:

• Bilete de avion pentru angajat și familie
• Mutarea bunurilor de uz casnic înapoi în țara de origine
• Depozitarea bunurilor de uz casnic (dacă angajatul nu are imediat locuință)

Încheierea afacerilor locale:

• Penalizare pentru rezilierea anticipată a contractului de închiriere
• Costurile de radiere din municipalitate
• Costurile anulării asigurării de sănătate

Aspecte fiscale

Scutit de taxe sau nu?
Costurile de repatriere sunt salariu de obicei impozabil, cu excepția cazului în care:

• Fac parte din regula de 30% (atunci sunt scutite de taxe)
• Angajatorul este obligat în baza contractului de muncă

Includerea în contractul de muncă

Este înțelept să se prevadă repatrierea în contractul de muncă. Acest lucru previne discuțiile ulterioare.

Opțiunea 1: Rambursare integrală

"Upon termination of employment, regardless of the reason, the employer 
reimburses the following repatriation costs:

a) Return flight for employee and family members to [country/city]
b) Moving costs transport household goods to [country/city]
c) Storage household goods for maximum 3 months

Reimbursement occurs upon submission of invoices up to a maximum of 
€ [amount]. This reimbursement only applies if the employee leaves the 
Netherlands within 3 months after termination of employment."

Opțiunea 2: În funcție de durata angajării

"The employer reimburses repatriation costs according to the following 
schedule:

- Employment < 1 year: no reimbursement
- Employment 1-2 years: return flight for employee
- Employment 2-3 years: return flight for employee and family
- Employment > 3 years: return flight + moving costs (max. € [amount])

This reimbursement only applies to termination by the employer (not being 
dismissal for cause) or by mutual consent."

Simetria cu costurile de relocare

Este logic să se organizeze repatrierea simetric cu relocarea:

Relocare la început: 10,000 € rambursați
Repatrierea la sfârșit: Rambursați și (aproximativ) 10,000 €?

Concluzie: E complex, dar nu trebuie să fie înfricoșător

Dacă după ce ați citit acest articol vă gândiți „e destul de complicat”, aveți dreptate. Redactarea unui contract de muncă pentru un lucrător internațional nu înseamnă doar să luați un șablon standard și să ajustați câteva detalii. Apar probleme juridice, fiscale și practice la care nu v-ați gândi niciodată în cazul unui angajat exclusiv olandez.

Dar nu vă descurajați. Mii de companii olandeze, de la startup-uri mici la corporații mari, angajează cu succes lucrători internaționali. Este vorba de a fi bine pregătit și de a aduce expertiza potrivită acolo unde este nevoie.

Amintindu-ne de imaginea de ansamblu

Să ne uităm înapoi la cele mai importante puncte:

În primul rând: legea aplicabilă. Dacă angajatul vine să lucreze în Olanda, trebuie doar să aleagă legea olandeză în contract. Nu încercați să fiți vicleni alegând o altă lege pentru a eluda normele de protecție olandeze - oricum nu va funcționa și veți crea doar incertitudine.

În al doilea rând: limba. Un contract bilingv (olandeză și engleză) este de obicei cea mai bună soluție. Angajatul înțelege ce semnează, iar dumneavoastră aveți certitudine juridică. Dacă acest lucru este prea complicat, un contract în limba engleză exclusivă poate funcționa, dar asigurați-vă că este redactat profesional.

În al treilea rând: clauzele specifice. Acordați-vă timp să vă gândiți la imigrare (are nevoie angajatul de permis?), la regula de 30% (se califică?), la costurile de relocare (ce rambursați și cum aranjați acest lucru din punct de vedere fiscal?) și la repatriere (ce se întâmplă dacă nu funcționează?).

În al patrulea rând: aspectele fiscale. Aici e locul unde lucrurile merg adesea prost. Nu toate rambursările sunt scutite de taxe. Dacă angajatul se califică pentru regula de 30%, devine mult mai simplu. Dacă nu, trebuie să stabiliți pentru fiecare categorie de costuri ce este permis fiscal.

În al cincilea rând: perioada de preaviz. Nu poți stipula o perioadă de preaviz mai scurtă pentru tine decât pentru angajat. Și ia în considerare faptul că un lucrător internațional are nevoie de mai mult timp pentru a-și aranja treburile la concediere (anulare locuință închiriată, scoaterea copiilor de la școală, eventual mutarea înapoi).

Al șaselea: repatrierea. Nu ești obligat să rambursezi costurile de returnare, dar este adesea corect, mai ales dacă ai rambursat și costurile de relocare. Documentează acest lucru clar în contract pentru a preveni discuții ulterioare.

Un plan pas cu pas pentru practică

Dacă doriți să angajați mâine un lucrător internațional, urmați acești pași:

Pasul 1: Verificați statutul de imigrare
Este cetățean UE? Atunci este relativ simplu. Sunt din afara UE? Atunci probabil aveți nevoie de o procedură de migrație cu înaltă calificare și trebuie să fiți sau să deveniți un sponsor recunoscut.

Pasul 2: Determinați salariul brut și verificați regula de 30%
Angajatul se califică pentru regula de 30%? Dacă da, calculați cum împărțiți salariul (70% impozabil, 30% neimpozabil). Dacă nu, rețineți că rambursările sunt în mare parte impozabile.

Pasul 3: Faceți o prezentare generală a costurilor de relocare
Ce vei rambursa? Fă o listă și verifică pentru fiecare articol dacă este scutit de taxe sau nu. Adună-le și vezi dacă se încadrează în bugetul tău.

Pasul 4: Redactarea contractului
De preferință, utilizați o versiune bilingvă. Asigurați-vă că sunt incluse toate clauzele specifice: alegerea legii aplicabile, limba, locul de muncă, imigrarea, clauza de 30%, relocarea, repatrierea, perioada de preaviz.

Pasul 5: Includeți o clauză de rambursare
Dacă investești semnificativ în costuri de relocare, aranjează ca angajatul să le ramburseze (parțial) dacă pleacă din nou în termen de, să zicem, doi ani.

Pasul 6: Verificați contractul
În caz de dubiu sau dacă sunt implicate sume mari, solicitați verificarea contractului de către un avocat specializat în dreptul internațional al muncii. Aceasta ar putea costa între 500 și 1,000 de euro, dar previne probleme potențial mult mai costisitoare.

Când ai nevoie cu adevărat de ajutor juridic?

Există situații în care este înțelept să apelezi la ajutor profesional:

• Dacă angajatul nu va funcționa în Olanda dar vor continua să lucreze de la distanță din țara lor de origine. Apoi devine foarte complex în ceea ce privește legislația aplicabilă, asigurările sociale și taxele.
• Dacă oferiți un bonusuri mari, opțiuni pe acțiuni sau alte structuri complexe de compensareTratamentul fiscal al acestora în combinație cu regula de 30% este o muncă de specialist.
• If mai multe țări sunt implicateDe exemplu: un angajat locuiește în Belgia, lucrează parțial în Olanda, parțial în Germania, pentru o companie cu sediul în Luxemburg. Atunci aveți nevoie de un specialist.
• cu concedierea unui lucrător internaționalMai ales dacă este vorba de un migrant înalt calificat, există complicații suplimentare (expirarea permisului de ședere, repatrierea, plata de tranziție etc.).
• Dacă Administrația Fiscală sau IND pune intrebari despre aranjamentul dumneavoastră. Nu încercați să rezolvați singur problema – apelați imediat la un specialist.

Merită investiția

Angajarea de lucrători internaționali aduce o complexitate suplimentară, acest lucru este clar. Dar deschide și uși către un grup de talente mult mai mare. Într-o piață a muncii tensionată, în special în sectorul tehnologic, aceasta este adesea diferența dintre a găsi sau a nu găsi oamenii potriviți.

Mai mult: odată ce ai înțeles totul corect, poți folosi aceeași structură pentru următorul lucrător internațional. Îți acumulezi expertiză. Departamentul tău de resurse umane învață cum funcționează IND, cum se aplică regula de 30%, ce rambursări pentru relocare sunt posibile din punct de vedere fiscal. Devine mai ușor.

Și mai există un alt avantaj: lucrătorii internaționali aduc diversitate. Perspective diferite, moduri de lucru diferite, idei diferite. Pentru o companie tehnologică inovatoare, asta valorează aur.

În încheiere

Angajarea de lucrători internaționali nu trebuie să fie înfricoșătoare. Necesită pregătire, grijă și uneori expertiză externă. Dar dacă vă faceți timp să o organizați corespunzător, nu numai că preveniți problemele juridice și fiscale, dar creați și o bază solidă pentru o colaborare de succes.

Pentru că, în cele din urmă, despre asta este vorba: ca un profesionist talentat din India, Brazilia sau de oriunde altundeva să vină în Olanda cu un sentiment pozitiv, să se simtă binevenit și să poată performa optim în compania dumneavoastră. Un contract de muncă bun este primul pas în acest sens.

Aveți nevoie de ajutor?

Redactarea unui contract de muncă corect din punct de vedere juridic pentru lucrătorii internaționali necesită cunoștințe specializate. O greșeală poate duce la:

• Probleme fiscale cu Administrația Fiscală
• Costuri neprevăzute (rambursare, repatriere)
• Litigii juridice privind legea aplicabilă
• Probleme cu IND și permisele de ședere

Law & More specializată în relații de muncă internaționale pentru companii de tehnologie din Eindhoven regiune. Vă ajutăm cu:

✓ Redactarea contractelor de muncă pentru lucrători internaționali
✓ Consultanță privind dobânda de 30% și optimizarea fiscală
✓ Proceduri pentru migranți cu înaltă calificare și cereri IND
✓ Proceduri de concediere și repatriere
✓ Litigii cu lucrătorii internaționali

Contacteaza-ne:

Law & More Avocați
Marconilaan 13
5612 HM Eindhoven
Olanda
E: [e-mail protejat]
T: + 31 40 369 06 80

Vorbim olandeză, engleză, germană, turcă și rusă.

Ultima actualizare: decembrie 2025

Întrebări frecvente