Investigații interne privind frauda în Țările de Jos: norme penale, de reglementare și de angajare

O anchetă internă privind frauda în Olanda trebuie să îndeplinească trei corpuri de legi simultan: legea penală care definește infracțiunea, legea de supraveghere care obligă firmele reglementate să raporteze și legea privind ocuparea forței de muncă și protecția datelor care limitează modul în care un angajator poate aduna probe despre propriul personal. Greșirea uneia dintre cele trei variante vă costă, de obicei, celelalte două. Probele colectate cu încălcarea GDPR sunt în mod regulat anulate în procedurile de concediere, iar o concediere care eșuează în instanță slăbește dosarul penal care se bazează pe același material.

Ce infracțiuni definește de fapt Codul penal

În legislația olandeză nu există o singură infracțiune numită fraudă. Pedeapsa care se acuză depinde de conduită. Falsificarea documentelor, inclusiv a facturilor, contractelor și evidențelor contabile, este prevăzută la articolul 225 din Codul Penal. Deturnarea de bunuri sau bani aflați deja în posesia legală este prevăzută la articolul 321, iar articolul 322 ridică limita maximă în cazul în care delapidarea este comisă de un angajat. Înșelăciunea, actul clasic de a determina pe cineva să predea bani sub un nume fals, o calitate falsă sau o rețea de minciuni, este prevăzut la articolul 326. Mita în sectorul privat este prevăzută la articolul 328ter, conturile anuale înșelătoare sunt prevăzute la articolul 336, iar frauda în faliment este tratată în prevederile privind bankbreuk-ul. Spălarea banilor se află la articolele 420bis-420quater din Codul Penal și nu, așa cum se presupune adesea, în legea privind combaterea spălării banilor.

Aceste distincții nu sunt academice. Pedepsele maxime variază de la trei ani pentru delapidare simplă până la opt ani pentru spălare obișnuită de bani, iar elementele pe care acuzarea trebuie să le dovedească diferă puternic între ele. O acuzație descrisă în linii mari într-un raport intern drept fraudă poate fi, de fapt, un caz de falsificare, în care documentul, și nu pierderea, este centrul de greutate. Ghidurile noastre privind frauda în temeiul legislației olandeze și frauda privind falimentul prezintă infracțiunile individuale mai detaliat.

Nivelul de supraveghere: Wwft, Wft și autoritățile implicate

Băncile, contabilii, consultanții fiscali, notarii publici, avocații, agenții imobiliari și cabinetele de trusturi intră sub incidența Legii privind combaterea spălării banilor și finanțarea terorismului (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, Wwft). Aceasta impune diligența necesară a clientului înainte de începerea relației, monitorizarea continuă a tranzacțiilor și raportarea fără întârziere a tranzacțiilor neobișnuite către FIU-Nederland. Formularea contează: o instituție raportează ceea ce este neobișnuit în raport cu indicatori obiectivi și subiectivi, iar FIU-Nederland este cea care decide dacă o tranzacție este desemnată ca suspectă și transmisă serviciilor de investigare. Încălcările Wwft sunt infracțiuni economice și pot fi urmărite penal în temeiul Legii privind infracțiunile economice, precum și pedepsite administrativ. Diferența dintre cele două concepte este explicată în articolul nostru despre spălarea banilor și tranzacțiile neobișnuite.

Alături de aceasta se află Legea privind supravegherea financiară (Wet op het financieel toezicht), care reglementează licențierea și conduita în sectorul financiar. Autoritatea olandeză pentru piețele financiare supraveghează conduita și integritatea pieței, în timp ce Banca Centrală olandeză efectuează supravegherea prudențială și a integrității; ambele pot da instrucțiuni obligatorii și pot impune penalități și amenzi administrative. Investigarea penală a infracțiunilor financiare și fiscale este în mare parte activitatea Serviciului de Informații și Investigații Fiscale, care operează sub conducerea diviziei specializate a Serviciului Public de Procuratură. Prin urmare, o companie aflată sub control are rareori de-a face cu o singură autoritate, iar informațiile circulă între acestea.

Începerea unei anchete interne privind frauda fără încălcarea regulilor

Un angajator are dreptul să investigheze o suspiciune întemeiată de fraudă în cadrul propriei organizații, dar investigația trebuie să fie proporțională cu ceea ce se suspectează și trebuie să utilizeze mijloacele cele mai puțin intruzive care să își facă treaba. În practică, aceasta înseamnă să se pornească de la o suspiciune scrisă și un plan de investigație scris, definind în prealabil ce sisteme și ce perioadă vor fi examinate și înregistrând fiecare pas făcut. Aceste înregistrări nu sunt birocrație: atunci când concedierea sau dosarul penal este ulterior testat, dosarul trebuie să demonstreze de ce fiecare măsură a fost necesară în momentul în care a fost luată.

Două cerințe formale sunt ușor de trecut cu vederea. Orice aranjament pentru sisteme concepute pentru a observa sau monitoriza prezența, conduita sau performanța personalului necesită consimțământul consiliului de întreprindere; introducerea unui software de monitorizare în mijlocul unei investigații, fără acest consimțământ, contaminează tot ceea ce produce. Iar prelucrarea datelor cu caracter personal într-o investigație are nevoie de un temei legal în temeiul GDPR, care, pentru un angajator privat, va fi în mod normal un interes legitim, evaluat în raport cu viața privată a angajatului într-un exercițiu de echilibrare documentat. În cazul în care monitorizarea este sistematică sau la scară largă, o evaluare a impactului asupra protecției datelor are loc prima, nu ulterior.

Ce puteți face cu e-mailul, sistemele și datele angajaților

Citirea cutiei poștale a unui angajat nu este automat ilegală, dar este justificabilă doar atunci când suspiciunea este concretă, percheziția este limitată în timp și termeni de căutare, iar angajatul a fost informat în prealabil, printr-o politică, că sistemele companiei pot fi inspectate în circumstanțe definite. Verificarea generală a corespondenței private, camerele video ascunse la locul de muncă obișnuit și verificările nelimitate pe bază de cuvinte cheie din corespondența de mai mulți ani sunt măsurile care eșuează. În cazul în care se întocmește un raport de investigație, angajatul își păstrează dreptul de acces la propriile date personale din acesta, sub rezerva drepturilor altor persoane menționate în același dosar, iar refuzul direct al acestui acces tinde să fie contraproductiv.

Audierea angajatului este un demers legal, nu o politețe. O acuzație de fraudă trebuie adresată persoanei în cauză, într-un mod la care aceasta poate răspunde efectiv, înainte de a se lua o decizie. Instanțele interpretează refuzul de a permite un răspuns adecvat ca un semn că ancheta a avut ca scop confirmarea unei concluzii deja obținute. În cazul în care este angajat un investigator extern, angajatorul rămâne responsabil pentru modul în care se desfășoară ancheta.

Concedierea după fraudă: ce trebuie să dovedească angajatorul

Frauda comisă de un angajat poate justifica concedierea sumară (ontslag op staande voet), dar ștacheta este ridicată și are trei aspecte: trebuie să existe o cauză urgentă, concedierea trebuie să fie dată fără întârziere odată ce faptele sunt suficient de clare, iar motivul trebuie comunicat imediat și precis. Angajatorii pierd aceste cazuri cel mai adesea pe baza celui de-al doilea element, deoarece lasă să treacă săptămâni în timp ce se desfășoară o anchetă. Calea mai sigură într-un caz financiar complex este adesea o cerere adresată instanței subdistrictuale de a rezilia contractul pentru conduită culpabilă, ceea ce permite finalizarea mai întâi a anchetei. În cazul în care conduita este grav culpabilă, plata tranzitorie poate fi reținută, iar angajatorul poate solicita daune; ambele necesită aceleași dovezi pentru a fi valabile. Articolul nostru despre concedierea sumară și ce necesită aceasta stabilește testul, iar cadrul mai larg este acoperit în ghidul nostru privind legislația muncii olandeză.

Denunțătorii: canalul de raportare și interdicția de represalii

Majoritatea fraudelor interne ies la iveală pentru că cineva din interiorul organizației spune ceva. Legea privind protecția denunțătorilor (Wet bescherming klokkenluiders), în vigoare din 18 februarie 2023 și care implementează directiva europeană privind denunțările, obligă angajatorii cu cel puțin cincizeci de angajați să aibă o procedură internă de raportare; angajatorii privați cu cincizeci până la două sute patruzeci și nouă de angajați au avut termen până la 17 decembrie 2023 pentru a-și adapta măsurile. Segnalatorul se poate adresa unei autorități externe, precum și intern, iar anonimatul raportorului trebuie protejat în cadrul procedurii.

Cea mai strictă prevedere pentru angajatori este interzicerea prejudiciului. Un raportor care suferă un dezavantaj după ce a făcut o sesizare este protejat, iar sarcina probei este inversată: angajatorul trebuie să demonstreze că un transfer, o evaluare deficitară, o suspendare sau o concediere nu au avut nicio legătură cu sesizarea. Această inversare se aplică pentru o perioadă considerabilă de timp după sesizare, motiv pentru care acțiunile disciplinare împotriva unei persoane care a semnalat o problemă necesită o justificare separată, documentată.

Când preiau controlul aspectele penale și de reglementare

O anchetă internă se poate încheia cu o înțelegere și o respingere a dosarului, dar se poate încheia și cu un dosar penal. O companie poate fi urmărită penal în nume propriu, iar cei care au dirijat sau tolerat cu bună știință comportamentul pot fi urmăriți penal ca administratori de facto alături de aceasta. Anchetatorii pot intra în spațiile comerciale, pot confisca date administrative și digitale și pot bloca soldurile bancare, iar Serviciul Public de Parchet poate intenta o acțiune separată pentru a recupera veniturile estimate din infracțiune. În cazul în care numerarul sau soldurile bancare sunt confiscate, calea de eliberare a acestora se desfășoară printr-o procedură de plângere, mai degrabă decât prin negociere, așa cum explicăm în articolul nostru despre drepturile dumneavoastră atunci când sunt confiscate bani.

Instituțiile nu sunt prea mari pentru a fi urmărite penal. În 2018, ING Bank a acceptat o înțelegere de 775 de milioane de euro cu Serviciul Public de Procuratură pentru deficiențe structurale în ceea ce privește diligența necesară privind clienții și monitorizarea tranzacțiilor în cadrul Wwft. Lecția pentru organizațiile mai mici nu este amploarea cifrei, ci raționamentul: eșecul care a fost penalizat a fost sistemul de conformitate, nu o singură tranzacție. Auto-raportarea, cooperarea și remedierea demonstrabilă sunt relevante pentru modul în care este soluționat un caz, dar sunt decizii care ar trebui luate împreună cu un avocat și nu în prima oră a unei percheziții.

Ce să faci în prima săptămână

Securizează datele înainte de orice altceva, într-un mod care să păstreze originalul și metadatele sale, deoarece cea mai frecventă problemă probatorie în aceste fișiere este un manager bine intenționat care lucrează în sistemul live. Limitează cercul de persoane care știu, plasează investigația sub secret profesional acolo unde este posibil și decide din timp dacă un raport către un supraveghetor sau către FIU-Nederland este obligatoriu din punct de vedere legal, deoarece această decizie are propriul termen limită și nu este suspendată de investigația internă. Nu suspendă și nu confruntă angajatul înainte ca poziția probatorie să fie clară și nu promite confidențialitate pe care nu o poți respecta. Dacă se are în vedere o plângere penală, evaluează-o în raport cu pierderea controlului care urmează: odată ce un dosar se află la serviciile de investigare, divulgarea nu mai este de gestionat de dumneavoastră. Prezentarea noastră generală a obligațiilor de conformitate pentru companiile din Olanda prezintă latura preventivă a aceleiași probleme.

Abordarea olandeză în materie de fraudă și criminalitate financiară

Citire conexă

• Sancțiuni pentru spălarea banilor în Olanda
• Suspiciuni de spălare de bani: ce trebuie făcut și ce nu trebuie făcut
• Frauda online și phishing-ul: dovedirea înșelăciunii digitale
• Frauda de identitate și pedepsele pe care le comportă

Law & More oferă consultanță companiilor, directorilor și angajaților cu privire la fraudă și infracțiuni financiare, de la primul semnal intern, trecând prin anchetă, concediere și, dacă este cazul, dosar penal. Dacă a apărut o suspiciune în organizația dumneavoastră, contactați echipa noastră. Eindhoven or Amsterdam înainte de deschiderea primului sistem, astfel încât dovezile pe care le adunați să poată fi utilizate în continuare.