Condiții generale de achiziție în contractele B2B conform legislației olandeze

Condițiile generale de achiziție sunt termenii standard pe care o întreprindere îi aplică atunci când cumpără bunuri sau servicii de la o altă întreprindere. Conform legislației olandeze, acestea sunt obligatorii pentru furnizorul dumneavoastră numai dacă sunt adevărate trei lucruri: le-ați declarat aplicabile înainte sau în momentul încheierii contractului, furnizorul le-a acceptat, fie în mod expres, fie tacit, și i-ați oferit furnizorului o oportunitate rezonabilă de a lua cunoștință de ele, de obicei prin înmânarea lor. Dacă eșuați la al treilea punct, furnizorul poate anula clauzele individuale în temeiul articolului 6:233 sub litera b din Codul Civil olandez. Dacă greșiți momentul la primul punct, veți ajunge să contractați pe baza propriilor condiții de vânzare ale furnizorului.

Ce sunt condițiile generale de cumpărare și de ce sunt separate de contract

Codul Civil definește termenii și condițiile generale la articolul 6:231 ca fiind clauze redactate pentru a fi utilizate într-o serie de contracte, cu excepția clauzelor care descriu nucleul executării (kernbedingen). Această distincție este esențială pentru acord. Contractul în sine consemnează ceea ce părțile au convenit de fapt cu această ocazie: ce se furnizează, la ce preț, până când. Condițiile generale consemnează cadrul care este același de fiecare dată: răspundere, garanții, plată, proprietate intelectuală, confidențialitate, lege aplicabilă.

Condițiile de cumpărare sunt versiunea cumpărătorului. Acestea există deoarece condițiile standard de vânzare sunt redactate de și pentru vânzător, iar o afacere care cumpără în mod regulat fără propriul set de condiții negociază de cealaltă parte a unui document redactat împotriva intereselor sale. Indiferent dacă sunteți un comerciant cu amănuntul, un spital, o corporație imobiliară sau un antreprenor care angajează subcontractanți, achiziția este o activitate recurentă și merită un document recurent. Pentru perspectiva vânzătorului și regulile care protejează consumatorii, consultați articolul nostru despre termenii și condițiile generale și ce ar trebui să știți despre acestea.

Două întrebări decid dacă un set de condiții de cumpărare are vreo valoare: când le poți invoca și ce ai voie să incluzi în ele. Restul ține de redactare.

Aplicarea condițiilor dumneavoastră de cumpărare

Prima cerință este o declarație de aplicabilitate. Trebuie să precizați, în cererea de ofertă, comandă, ordin de achiziție sau contract, că se aplică condițiile dumneavoastră generale de achiziție. O propoziție care să precizeze că se aplică condițiile generale de achiziție ale companiei dumneavoastră tuturor acordurilor dumneavoastră este suficientă, cu condiția să fie lipsită de ambiguitate. În cazul în care lucrați cu mai multe seturi, de exemplu unul pentru furnizarea de bunuri și unul pentru contractarea de lucrări, trebuie să specificați și ce set invocați; o trimitere la condiții care ar putea fi oricare dintre ele nu este o trimitere la nimic anume.

A doua cerință este acceptarea. Acceptarea scrisă este ideală, dar nu este necesară. Acceptarea poate fi tacită: un furnizor care primește comanda dumneavoastră declarând că se aplică condițiile dumneavoastră de achiziție, nu obiectează și apoi le execută, le-a acceptat. Ceea ce anulează acceptarea este un furnizor care obiectează, ceea ce vă aduce la bătălia formularelor de mai jos.

A treia cerință este obligația de informare. Articolul 6:233, litera b, face ca o clauză să fie anulabilă dacă utilizatorul nu i-a oferit contrapărții o posibilitate rezonabilă de a lua la cunoștință condițiile, iar articolul 6:234 stabilește modul în care este oferită această posibilitate. Principala cale este predarea condițiilor înainte sau la încheierea contractului. Numai dacă acest lucru nu este în mod rezonabil posibil, puteți declara, înainte de încheierea contractului, că condițiile sunt disponibile pentru consultare la sediul dumneavoastră sau la o cameră de comerț pe care o desemnați sau că au fost depuse la o grefă a instanței și că vor fi trimise la cerere. Instanțele olandeze interpretează cuvintele „nu este în mod rezonabil posibil” în sens restrictiv: având în vedere că există condiții într-un PDF atașat la ordin, excepția va fi rareori disponibilă.

Furnizarea electronică urmează aceeași logică. Condițiile trebuie puse la dispoziție înainte sau la încheierea contractului, într-un mod care să permită furnizorului să le stocheze și să le consulte ulterior. Dacă contractul în sine nu este încheiat electronic, furnizorul trebuie să își dea consimțământul pentru primirea condițiilor în format electronic. Un link dintr-un subsol de e-mail către o pagină care se poate modifica oricând nu îndeplinește cerința de stocare.

Bătălia formelor

Un furnizor va răspunde adesea la comanda dumneavoastră declarând aplicabile propriile condiții de vânzare și respingându-le pe ale dumneavoastră. Articolul 6:225 alineatul 3 din Codul Civil rezolvă această problemă printr-o regulă de primă instanță: în cazul în care o ofertă și o acceptare se referă la seturi diferite de condiții generale, a doua trimitere nu are efect decât dacă respinge în mod expres aplicabilitatea primei. Prin urmare, setul la care se face referire prima prevalează, iar consecința practică este că momentul potrivit este mai important decât redactarea.

Aceasta duce la o disciplină simplă. Declarați condițiile de achiziție aplicabile și furnizați-le cât mai curând posibil, ideal încă din cererea de ofertă. Dacă furnizorul oferă apoi o ofertă bazată pe propriile condiții și le respinge în mod expres pe ale dumneavoastră, acceptarea respectivei oferte fără alte detalii va încheia un contract conform termenilor furnizorului. Pentru a evita acest lucru, trebuie să consultați din nou propriile condiții și să respingeți în mod expres condițiile furnizorului și să precizați clar că sunteți dispus să contractați doar pe această bază. În cazul în care relația contează suficient de mult, cea mai clară soluție este să includeți aplicabilitatea condițiilor dumneavoastră de achiziție chiar în contractul semnat, ceea ce elimină complet această chestiune din corespondență.

Regula este diferită în vânzările internaționale. În cazul în care se aplică Convenția Națiunilor Unite privind contractele de vânzare internațională de mărfuri, numită în mod obișnuit Convenția de la Viena privind vânzările, articolul 6:225 nu se aplică. Convenția se aplică automat vânzărilor de mărfuri între întreprinderi stabilite în state contractante diferite, cu excepția cazului în care părțile o exclud, aspect care este în mod regulat trecut cu vederea în condițiile de achiziție olandeze. În temeiul Convenției, un răspuns care conține completări substanțiale este considerat o contraofertă, iar instanțele din Țările de Jos și din alte părți aplică frecvent o abordare de tip knock-out, în care clauzele contradictorii din ambele seturi se anulează reciproc, iar Convenția însăși umple golul. Dacă doriți ca propriile condiții să guverneze o achiziție internațională, spuneți acest lucru și excludeți în mod expres Convenția. Articolul nostru despre cele mai frecvente greșeli în contractele comerciale internaționale tratează acest lucru mai detaliat.

Ce clauze pot fi atacate și de către cine

Dreptul contractual olandez pornește de la libertatea contractuală, însă condițiile generale sunt reglementate în trei moduri separate și merită să le separăm.

Primul este testul general de conținut din articolul 6:233, în temeiul a: o clauză poate fi anulată dacă este nerezonabil de oneroasă pentru contraparte, ținând cont de natura și conținutul contractului, de modul în care au apărut condițiile, de interesele reciproc evidente ale părților și de celelalte circumstanțe ale cazului. Lista neagră și lista gri din articolele 6:236 și 6:237 oferă exemple concrete, dar aceste liste se aplică direct numai în cazul în care contrapartea este un consumator.

A doua problemă este cine se poate baza pe această protecție. Articolul 6:235 exclude cele mai mari contrapărți: o parte care își publică conturile anuale în conformitate cu regulile din Cartea 2 sau care angajează cincizeci sau mai multe persoane nu poate invoca articolele 6:233 și 6:234. Cu alte cuvinte, între două întreprinderi substanțiale, calea anulării este închisă, iar condițiile rămân valabile conform dreptului contractual obișnuit. La celălalt capăt, o contraparte care reprezintă o întreprindere mică, cum ar fi un comerciant individual sau un meșteșugar local, poate beneficia de un efect reflex (reflexwerking) în cadrul căruia listele de consumatori sunt utilizate ca sursă de îndrumare, chiar dacă nu se aplică în mod direct. Dacă acest lucru se întâmplă depinde în întregime de circumstanțe.

A treia o reprezintă limitele generale care se aplică tuturor. O clauză contrară legii imperative, ordinii publice sau bunelor moravuri este nulă în temeiul articolului 3:40 din Codul Civil, indiferent dacă este inclusă în contract sau în condiții. Iar în temeiul articolului 6:248 alineatul 2, o clauză nu se aplică în măsura în care aplicarea sa ar fi inacceptabilă conform standardelor de rezonabilitate și echitate. Acest test este aplicat cu reținere, tocmai pentru că contractele sunt menite să fie executate, dar este calea prin care un furnizor va ataca o clauză de exonerare largă după ce ceva a mers grav prost. O excludere a răspunderii care ar acoperi imprudența deliberată a furnizorului este exemplul clasic de clauză care nu va supraviețui.

Întrucât sunteți partea cumpărătoare, contrapartea în condițiile dumneavoastră este prin definiție o companie și nu un consumator, așadar listele de consumatori nu sunt preocuparea dumneavoastră. Riscul dumneavoastră este diferit: redactarea unei clauze atât de agresive încât aceasta este anulată atunci când aveți nevoie de ea și bazarea pe condiții care nu au fost niciodată furnizate corespunzător.

Ce se include în condițiile dumneavoastră de cumpărare

Un set funcțional acoperă următoarele aspecte. O clauză de definire stabilește sensul termenilor recurenți, ceea ce contează mai mult decât pare: diferența dintre livrare, acceptare și aprobare decide când riscul este transferat și când plata devine scadentă.

Răspunderea este clauza pe care furnizorii o negociază cel mai greu. În calitate de cumpărător, doriți ca răspunderea furnizorului pentru defecte și pentru pierderile indirecte să fie cât mai amplă pe cât permite piața, iar propria expunere limitată. Nu redactați o excludere atât de amplă încât să acopere intenția sau imprudența deliberată, deoarece această parte va dispărea pur și simplu și ar putea lua credibilitatea restului clauzei. Garanțiile sunt contrapartida pozitivă: precizați ce garantează furnizorul cu privire la bunuri sau rezultat, pentru cât timp și care este remediul.

Proprietatea intelectuală merită o clauză proprie ori de câte ori comandați o lucrare. Poziția implicită este că producătorul deține drepturile de autor, astfel încât un arhitect care desenează pentru dvs. deține desenele, cu excepția cazului în care conveniți altfel. Un transfer al drepturilor de autor necesită un act conform legislației olandeze, așadar o clauză privind condițiile de achiziție ar trebui fie să prevadă executarea în scris a unui transfer, fie, cel puțin, să vă acorde o licență nerestricționată, inclusiv dreptul de a modifica lucrarea și o renunțare la drepturile de personalitate la care se poate renunța. Clauzele de confidențialitate protejează informațiile schimbate în timpul negocierii și ulterior și ar trebui să precizeze cât durează obligația și ce se întâmplă cu materialul la încetarea contractului.

În cele din urmă, specificați întotdeauna legea aplicabilă și instanța competentă, chiar și pentru un lanț de aprovizionare exclusiv olandez. Furnizorii sunt achiziționați, subcontractați sau se dovedesc a fi o sucursală a unei entități străine, iar valoarea alegerii legii aplicabile constă în faptul că elimină o dispută înainte de a începe. Dacă preferați arbitrajul sau un tribunal sectorial specific, specificați acest lucru; dacă doriți instanțele ordinare, menționați tribunalul districtual.

Termeni de plată și dobânzi

Plata este clauza care s-a schimbat cel mai mult, iar condițiile de achiziție redactate înainte de 2022 sunt adesea greșite în ceea ce privește aceasta. Articolul 6:119a din Codul Civil implementează normele europene privind întârzierea la plată în tranzacțiile comerciale. În cazul în care nu se convine nimic, plata devine scadentă în termen de treizeci de zile, iar dobânda comercială legală curge automat după aceea, fără a fi necesară nicio notificare de neplată. Părțile pot conveni asupra unui termen mai lung, dar un termen mai mare de șaizeci de zile este valabil numai dacă este convenit în mod expres și nu este extrem de injust pentru creditor.

Restricția importantă pentru o firmă de achiziții se află în paragraful 6. În cazul în care o companie mare cumpără de la o întreprindere mică sau mijlocie sau de la un furnizor independent, termenul de plată nu poate depăși treizeci de zile. Un termen mai lung convenit în această situație este nul, termenul de treizeci de zile se aplică în locul acestuia, iar dobânda comercială legală curge peste perioada excedentară din punct de vedere juridic. Prin urmare, o firmă de achiziții care se califică drept companie mare în conformitate cu normele privind conturile anuale nu își poate folosi condițiile de achiziție pentru a impune un termen de nouăzeci de zile furnizorilor săi mai mici, oricât de comună era această practică odată.

Alte două puncte aparțin aceleiași clauze. Legea oferă creditorului o compensație minimă fixă ​​pentru costurile de recuperare, pe lângă dobândă, astfel încât o clauză care pretinde să excludă complet costurile de recuperare nu va fi valabilă. Și o clauză de compensare este utilă: în calitate de cumpărător, doriți să aveți dreptul de a compensa creanțele dumneavoastră cu factura și doriți să îl excludeți pe furnizor de la a face același lucru. În cazul în care facturile sunt contestate și sumele sunt modeste, calea prin instanța subdistrictuală este adesea mai rapidă decât sugerează condițiile.

Achiziționarea de lucrări și servicii: ce trebuie adăugat

În cazul în care angajați un antreprenor pentru a efectua lucrări în loc să furnizeze bunuri, un set suplimentar de clauze își câștigă locul.

Răspunderea în lanț pentru impozitele pe salarii

Un antreprenor principal care angajează un subcontractant pentru a efectua lucrări materiale se încadrează în regimul răspunderii în lanț prevăzut la articolul 35 din Invorderingswet 1990. Dacă subcontractantul nu plătește impozitele pe salarii și contribuțiile la asigurările sociale aferente salariilor persoanelor care au efectuat lucrările, autoritățile fiscale vă pot trage la răspundere pentru acestea. În cazul în care angajați personal în loc să externalizați lucrările, se aplică regimul paralel prevăzut la articolul 34. Răspunderea este una reală și supraviețuiește insolvenței părții care ar fi trebuit să plătească.

Condițiile dumneavoastră de achiziție pot reduce expunerea prin obligarea subcontractantului de a menține o administrare corectă a salariilor, de a identifica persoanele angajate, de a furniza evidențe de plată la cerere, de a obține consimțământul dumneavoastră înainte de a subcontracta ulterior și de a accepta plata componentei salariale într-un cont blocat. Modul în care funcționează contul blocat și acordurile de siguranță asociate într-un caz specific este o chestiune care îi revine consultantului dumneavoastră fiscal; condițiile de achiziție ar trebui să creeze obligațiile care fac posibile aceste acorduri.

Obligație de avertizare și siguranță

Legislația olandeză impune deja obligația unui antreprenor de a avertiza comitentul cu privire la inexactitățile din sarcina de lucru și la defectele materialelor sau planurilor furnizate de comitent, în măsura în care antreprenorul știa sau ar fi trebuit în mod rezonabil să le știe. Reformularea și definirea acestei obligații în condițiile dumneavoastră merită făcute, deoarece transformă un standard implicit într-o obligație expresă cu un moment convenit pentru executare, de obicei o inspecție a șantierului înainte de începerea lucrărilor și un raport scris despre orice problemă.

Siguranța aparține aceleiași secțiuni. Puteți solicita antreprenorului și personalului acestuia să dețină calificări și certificări specifice, cum ar fi VCA, pentru a respecta regulile șantierului, pentru a raporta incidentele într-un termen stabilit și pentru a deține o asigurare de un anumit tip și cu o anumită valoare. În cazul în care lucrarea implică forță de muncă angajată, adăugați obligația de a respecta regulile privind identificarea și condițiile minime de muncă, deoarece aceste obligații revin și principalului executor.

Seturi standard precum UAV 2012

Lucrările de construcții și instalare se desfășoară adesea în conformitate cu Condițiile administrative uniforme pentru executarea lucrărilor și a lucrărilor de instalații tehnice din 2012, cu UAV-ul din 2012 și cu contractele integrate din cadrul UAV-CG. Dacă doriți ca un astfel de set să se aplice, declarați-l aplicabil în mod expres în condițiile de achiziție și stabiliți la fel de expres fiecare punct în care vă abateți de la acesta. O clauză generală care prevede că propriile condiții prevalează asupra UAV-ului în caz de conflict nu înlocuiește identificarea abaterilor, deoarece o instanță solicitată să interpreteze două seturi care se suprapun va căuta ce au intenționat de fapt părțile să modifice.

Greșelile care costă cel mai mult

Patru se repetă. Condiții la care se face referire, dar care nu sunt niciodată predate, ceea ce lasă fiecare clauză din ele deschisă anulării de către un furnizor care nu este o companie mare. Condiții declarate aplicabile prea târziu, după ce furnizorul și-a pus deja propriul set pe masă. Condiții care au fost redactate o singură dată și niciodată revizuite, astfel încât conțin în continuare un termen de plată de șaizeci de zile care este nul față de furnizorii mici sau o clauză de proprietate intelectuală care presupune că un transfer are loc fără un act. Și condiții scrise pentru furnizarea de bunuri care sunt aplicate fără adaptare la contractarea lucrărilor, unde răspunderea în lanț, siguranța și obligația de avertizare sunt clauzele care contează cu adevărat.

O a cincea este de natură procedurală mai degrabă decât juridică: condiții de achiziție pe care departamentul de achiziții nu le utilizează. Un set care se află pe site, dar nu apare în șablonul de comandă, nu face parte din niciun contract.

Ce e de făcut acum

Verificați trei lucruri despre setul pe care îl utilizați astăzi. Dacă versiunea din șablonul de comandă este versiunea pe care o credeți că este și dacă este trimisă efectiv odată cu comanda, și nu doar menționată. Dacă clauza de plată respectă articolul 6:119a în forma sa actuală, în special în cazul în care cumpărați de la furnizori mai mici. Și dacă aveți un set sau mai multe seturi de care au nevoie diferitele fluxuri de achiziții. Apoi, analizați ce se întâmplă în practică: cine declară condițiile aplicabile, în ce moment și ce sunt instruiți cumpărătorii dvs. să facă atunci când un furnizor îi respinge.

Law & More elaborează și revizuiește condițiile generale de achiziție pentru întreprinderile din domeniul construcțiilor, sănătății, comerțului cu amănuntul, industriei și serviciilor, oferă consultanță în litigii privind conflictele de formă și achizițiile internaționale și litighează cu privire la clauzele în aceste domenii. Acționăm atât pentru cumpărători, cât și pentru furnizori, ceea ce înseamnă că știm cum este redactat celălalt set de clauze. Contactați avocații noștri specializați în contracte pentru a vă revizui condițiile sau citiți mai multe în secțiunea noastră Ghiduri de drept civil olandez.