Investigația KYC în cadrul Wwft: ce necesită și când eșuează

O investigație KYC este due diligence-ul clientului (cliëntenonderzoek) pe care băncile, instituțiile de plată, furnizorii de servicii pentru criptoactive, birourile fiduciare, notarii, contabilii și anumiți avocați din Olanda trebuie să îl efectueze în temeiul articolului 3 din Legea privind prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului (Wwft). Profunditatea investigației este bazată pe risc, dar există o regulă care nu are excepție: dacă investigația nu poate fi finalizată, articolul 5 din Wwft interzice instituției să înceapă relația sau să efectueze tranzacția, iar o relație existentă trebuie încheiată.

Investigația are trei niveluri: cine este clientul, cine se află în spatele acesteia și de ce există relația și monitorizarea continuă pe toată durata relației. Autorități de supraveghere precum De Nederlandsche Bank (DNB) judecă dosarul pe baza raționamentului pe care îl înregistrează, nu pe baza numărului de documente pe care le conține.

Ce necesită o investigație KYC în cadrul Wwft?

Articolul 3(2) din Wwft enumeră cinci lucruri pe care investigația trebuie să le permită instituției să le facă. Împreună, acestea formează coloana vertebrală a fiecărui fișier KYC, indiferent de software-ul utilizat.

• Identificați clientul și verificați identitatea acestuia.
• Identificați beneficiarul real final (UBO), luați măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea acelei persoane și, în cazul unei entități juridice, înțelegeți structura de proprietate și control.
• Stabiliți scopul și natura preconizată a relației de afaceri.
• Monitorizați continuu relația și tranzacțiile aferente, inclusiv, acolo unde este necesar, sursa fondurilor utilizate.
• Verificați dacă persoana care acționează în numele clientului este autorizată să facă acest lucru și identificați și verificați acea persoană.

Articolul 2b din Wwft adaugă principiul organizatoric: fiecare instituție trebuie să își evalueze propriile riscuri de spălare a banilor și finanțare a terorismului, ținând cont cel puțin de tipul de client, produs, serviciu, tranzacție, canal de livrare și țară. Profunditatea fiecărui dosar trebuie să rezulte din această evaluare, iar instituția trebuie să poată explica alegerea.

Cum se leagă KYC de spălarea banilor ca infracțiune penală?

Wwft impune obligații preventive persoanelor care controlează accesul; spălarea banilor în sine este o infracțiune în temeiul articolelor 420bis-420quater din Codul Penal olandez (Wetboek van Strafrecht). Conform articolului 420bis, pedeapsa maximă pentru spălarea intenționată a banilor este de șase ani de închisoare. Prin urmare, o instituție poate încălca Wwft fără ca aceasta să aibă loc, iar un client poate spăla bani printr-un dosar impecabil. Ghidul nostru privind spălarea banilor în Olanda acoperă latura penală.

Ce companii trebuie să efectueze o investigație KYC?

Wwft se aplică unei liste închise de instituții din Articolul 1a, nu întreprinderilor în general. Dacă organizația dumneavoastră se află pe această listă, investigația este obligatorie, iar faptul de a apela la o terță parte pentru anumite părți ale acesteia în temeiul Articolului 5 Wwft nu schimbă responsabilitatea.

Lista cuprinde bănci, instituții de plată și monedă electronică, asigurători de viață, firme de investiții și administratori de fonduri, furnizori de servicii pentru criptoactive, birouri fiduciare, notari publici, avocați, contabili, consultanți fiscali, agenți imobiliari, cămătari, furnizori de jocuri de noroc și dealeri care acceptă plăți mari în numerar. Prezentarea noastră generală a obligațiilor KYC pentru întreprinderile olandeze stabilește atribuțiile pe categorii.

Pentru avocați, domeniul de aplicare este mai restrâns decât presupun mulți clienți. Un avocat olandez se încadrează în Wwft doar pentru servicii tranzacționale definite, cum ar fi cumpărarea sau vânzarea de proprietăți imobiliare sau afaceri, gestionarea de bani sau valori mobiliare și înființarea sau administrarea de companii. Consultanța privind situația juridică a unui client și reprezentarea în procedurile judiciare nu intră sub incidența obligației de raportare, care protejează secretul profesional al avocaților.

Ce reguli se aplică în afară de Wwft?

Trei seturi de reguli se suprapun: Wwft, Legea privind sancțiunile din 1977 (Sanctiewet 1977) și legislația UE. Confundarea lor este cea mai frecventă eroare structurală din dosarele de conformitate olandeze.

De ce este verificarea sancțiunilor o obligație separată?

Verificarea în funcție de listele de sancțiuni ale UE decurge din Legea privind sancțiunile din 1977 și din reglementările UE direct aplicabile și se aplică fiecărei companii, nu doar instituțiilor Wwft. Conform abordării UE, o entitate este supusă unei înghețări a activelor dacă o persoană de pe listă deține 50% sau mai mult din aceasta sau o controlează în alt mod. Acest test nu are nicio legătură cu pragul de 25% al ​​UBO, astfel încât o verificare UBO nu are niciodată efect de verificare a sancțiunilor. Consultați îndrumările noastre privind respectarea sancțiunilor pentru companii.

Ce se schimbă pe 10 iulie 2027?

Pachetul UE de combatere a spălării banilor din 2024 înlocuiește o mare parte din sistemul bazat pe directive. Regulamentul (UE) 2024/1624, Regulamentul AML, conține regulile de due diligence privind clienții și se aplică începând cu 10 iulie 2027; Autoritatea de Combatere a Spălării Banilor (AMLA) din Frankfurt elaborează standardele tehnice și va supraveghea direct un grup de instituții transfrontaliere cu risc ridicat. Până la această dată, Wwft este legea în vigoare, iar dosarele sunt judecate în funcție de aceasta. Cartografierea procedurilor în raport cu regulamentul evită acum o grabă în 2027.

Cum identifici și verifici un client?

Identificarea începe cu un act de identitate valabil pentru persoane fizice și o înregistrare la Camera de Comerț (KVK) extras pentru companii. Verificarea înseamnă verificarea acestor detalii cu o sursă fiabilă și independentă.

Înregistrarea de la distanță este acceptată dacă metoda este fiabilă, de exemplu citirea cipului unui pașaport, un flux iDIN verificat, identificarea electronică în conformitate cu Regulamentul eIDAS sau o primă plată dintr-un cont pe numele clientului la o bancă din UE. Principiul GDPR de minimizare a datelor se aplică alături de: păstrarea a ceea ce solicită Wwft, restricționarea accesului și ștergerea la timp.

Pentru companii, un extras recent din registrul comerțului al Camerei de Comerț arată directorii și limitele autorității lor. Acest aspect este adesea trecut cu vederea: un contract semnat de un director care poate acționa doar în comun nu obligă compania. Entitățile străine au nevoie de documente de înregistrare echivalente, uneori legalizate sau traduse.

Cum stabilești beneficiarul efectiv final?

În conformitate cu articolul 3 din Decretul de punere în aplicare a Wwft din 2018 (Uitvoeringsbesluit Wwft 2018), un UBO al unei BV sau NV este în orice caz o persoană fizică care deține direct sau indirect peste 25% din acțiuni, drepturi de vot sau participații la capital sau care deține controlul prin alte mijloace. Dacă nicio astfel de persoană nu poate fi găsită după epuizarea tuturor mijloacelor, directorii superiori sunt înregistrați ca pseudo-UBO.

Registrul UBO de la Camera de Comerț nu mai este deschis publicului. La 22 noiembrie 2022, Curtea de Justiție a Uniunii Europene a decis că accesul publicului larg constituie o ingerință disproporționată în dreptul la viață privată, iar Țările de Jos au închis accesul publicului. Urmează două reguli practice: registrul este o verificare, nu o sursă, iar o instituție care constată o discrepanță cu propriile constatări trebuie să o raporteze Camerei de Comerț.

Când este obligatorie diligența sporită?

Articolul 8 din Wwft impune o diligență sporită (verscherpt cliëntenonderzoek) cel puțin în cazul în care relația prezintă un risc mai mare prin natura sa și în cazul în care clientul își are sediul într-o țară desemnată de Comisia Europeană ca fiind cu risc ridicat. De asemenea, se aplică persoanelor expuse politic (PEP), membrilor familiilor acestora și asociaților apropiați.

Pentru o persoană expusă la risc (PEP), Articolul 8 din Wwft impune aprobarea conducerii superioare înainte de începerea sau continuarea relației, măsuri pentru stabilirea sursei averii și a sursei fondurilor și o monitorizare continuă sporită. Sursa fondurilor se referă la banii dintr-o anumită tranzacție; sursa averii se referă la modul în care au fost constituite activele totale ale clientului. Dovezile ar trebui să fie documentare acolo unde riscul o impune: contracte de vânzare-cumpărare, declarații fiscale, conturi auditate, documente de moștenire.

Diligența necesară simplificată în temeiul articolului 6 din Wwft reprezintă capătul opus al scalei, dar nu reprezintă o excepție. Instituția trebuie în continuare să identifice clientul, să monitorizeze relația și să înregistreze motivele pentru care este justificată clasificarea ca risc scăzut.

Când trebuie să raportați o tranzacție neobișnuită?

În conformitate cu articolul 16 din Wwft, o instituție trebuie să raporteze o tranzacție neobișnuită efectuată sau intenționată către Unitatea de Informații Financiare (FIU-Nederland) fără întârziere, odată ce caracterul său neobișnuit devine cunoscut. Nu există un număr fix de zile, iar o plată pe care instituția a refuzat să o efectueze poate fi în continuare raportabilă.

Indicatorii sunt stabiliți în Decretul de implementare Wwft din 2018. Indicatorii obiectivi declanșează automat un raport; indicatorul subiectiv acoperă fiecare tranzacție în care instituția are motive să presupună o legătură cu spălarea banilor sau finanțarea terorismului. Articolul nostru despre spălarea banilor versus tranzacțiile neobișnuite explică modul în care interacționează cele două concepte. FIU-Nederland, nu instituția, decide dacă o tranzacție este declarată suspectă.

Obligația de raportare vine cu protecții și o interdicție. Datele raportate cu bună-credință nu pot fi folosite ca bază pentru urmărirea penală a instituției raportoare pentru spălare de bani (articolul 19 din Wwft), iar instituția nu este răspunzătoare pentru daunele suferite de o terță parte în urma unei raportări efectuate cu convingerea rezonabilă că aceasta era necesară (articolul 20 din Wwft). Articolul 23 din Wwft impune secret strict: informarea clientului că a fost făcută o raportare constituie în sine o încălcare.

Ce se întâmplă dacă ancheta nu poate fi finalizată?

Consecința este prevăzută de lege. În temeiul articolului 5 din Wwft, instituția nu poate intra în relație sau efectua tranzacția, iar în temeiul articolului 5 alineatul (3) trebuie să încheie o relație existentă.

Instituția ar trebui să ia în considerare, de asemenea, dacă circumstanțele necesită un raport către FIU-Nederland. Continuarea servirii unui client a cărui proprietate nu a fost niciodată rezolvată, cu promisiunea că dosarul va fi finalizat ulterior, este una dintre neregulile pe care supraveghetorii le amendau cel mai des. Conform articolului 33 din Wwft, documentele KYC trebuie păstrate timp de cinci ani de la încheierea relației sau de la efectuarea tranzacției.

Cine supraveghează și care sunt sancțiunile?

Articolul 1d din Wwft împarte supravegherea pe sectoare. DNB supraveghează băncile, instituțiile de plată și monedă electronică, asigurătorii, birourile fiduciare și furnizorii de servicii de criptoactive; Autoritatea Olandeză pentru Piețele Financiare (AFM) supraveghează firmele de investiții și administratorii de fonduri; Oficiul de Supraveghere Financiară (BFT) supraveghează notarii, contabilii și consultanții fiscali; decanul local al Baroului (deken) supraveghează avocații; Autoritatea pentru Jocuri de Noroc (Kansspelautoriteit) supraveghează furnizorii de jocuri de noroc; iar Ministrul Finanțelor, prin intermediul biroului de supraveghere Wwft al Belastingdienst, supraveghează dealerii, agenții imobiliari și cămătarii.

Aplicarea legii pornește de la o conversație de clarificare a normelor, printr-o instrucțiune și un ordin, supus unei amenzi, până la o amendă administrativă. Deciziile de amendă sunt, în general, publicate cu numele instituției, ceea ce provoacă adesea mai multe daune decât amenda. Încălcarea intenționată a atribuțiilor de bază ale Wwft este, de asemenea, o infracțiune economică: Serviciul Public de Parchet (Openbaar Ministerie) a încheiat acorduri penale cu mai multe bănci olandeze mari pentru falimentele agenților de control al accesului (gatekeepers), iar directorii pot fi urmăriți penal personal.

Ce ar trebui să verificați ca instituție?

• Este evaluarea dumneavoastră scrisă a riscurilor în temeiul articolului 2b din Wwft actualizată și politica dumneavoastră de acceptare decurge din aceasta?
• Fiecare fișier explică într-o scurtă narațiune de ce activitatea clientului are sens, aprobată de un al doilea evaluator?
• Este registrul UBO stabilit peste pragul de 25% și a fost raportată vreo discrepanță cu registrul UBO?
• Verificați din nou întregul portofoliu atunci când listele de sancțiuni sau lista țărilor cu risc ridicat ale UE se modifică, nu doar la momentul integrării?
• Sunt alertele închise cu motive scrise și sunt tranzacțiile neobișnuite raportate către FIU-Nederland fără întârziere?
• Fișierele sunt păstrate timp de cinci ani după încheierea relației și șterse după aceea, cu excepția cazului în care se aplică o altă obligație legală?

Ce ar trebui să verificați în calitate de client aflat în curs de investigare?

• De ce documente are nevoie instituția și până la ce dată, astfel încât să le puteți furniza dintr-o dată.
• Fie că este al tău KVK iar înregistrările din registrul UBO corespund structurii dumneavoastră reale de proprietate.
• Dacă puteți documenta sursa fondurilor și, pentru relații mai ample, sursa averii.
• Dacă o scrisoare de reziliere oferă motive și o perioadă de preaviz rezonabilă: Instanțele olandeze au decis că libertatea unei bănci de a încheia o relație este limitată de obligația sa de diligență și de caracterul rezonabil și echitate.
• Dacă ți s-a oferit o șansă reală de a furniza informațiile lipsă înainte de încheierea relației.

Ce putem face pentru dumneavoastră cu o investigație KYC?

Ca parte a activității noastre de avocați corporatiști , oferim consultanță instituțiilor, directorilor și clienților acestora cu privire la aspecte legate de Wwft și sancțiuni.

• Verificăm evaluarea riscurilor Wwft și politica de acceptare a clienților în raport cu articolele 2b, 3 și 8 Wwft.
• Evaluăm dosarele individuale pe baza întrebărilor legate de UBO, PEP și sursa de finanțare și înregistrăm argumentația.
• Am instituit un sistem de verificare a sancțiunilor care aplică testul de proprietate și control al UE.
• Reprezentăm instituția dumneavoastră și directorii acesteia în investigațiile efectuate de DNB, AFM, BFT sau Parchetul.
• Pentru clienți, răspundem solicitărilor de informații și contestăm încetarea nejustificată a unei relații bancare.

Rezumat

• O investigație KYC reprezintă diligența necesară a clientului impusă de Articolul 3 din Wwft: identificare, UBO și scop, precum și monitorizare continuă.
• Profunzimea se bazează pe risc; diligența sporită este obligatorie pentru PEP-uri, țări cu risc ridicat și relații cu risc mai mare (Articolul 8 Wwft).
• Tranzacțiile neobișnuite trebuie raportate către FIU-Nederland fără întârziere, iar clientul nu poate fi informat.
• Dacă investigația nu poate fi finalizată, relația nu poate începe sau trebuie încheiată (articolul 5 din Wwft).
• Începând cu 10 iulie 2027, Regulamentul UE privind combaterea spălării banilor preia majoritatea regulilor de diligență necesară privind clienții.

Întrebări frecvente