Un acord de confidențialitate în Olanda, numit și geheimhoudingsovereenkomst sau NDA, este un contract prin care una sau ambele părți se angajează să nu divulge sau să nu utilizeze informații confidențiale specificate. Legislația olandeză nu impune cerințe formale unui astfel de acord: este un contract normal, executoriu în conformitate cu normele generale ale Codului Civil olandez și se adaugă protecției legale a secretelor comerciale în Wet bescherming bedrijfsgeheimen. Valoarea sa practică constă în ceea ce definește, durata sa și ce se întâmplă atunci când este încălcat.
Ce face un acord de confidențialitate și ce nu face legea de la sine
Începând cu 23 octombrie 2018, Olanda are un statut dedicat informațiilor comerciale confidențiale: Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Legea privind protecția secretelor comerciale), care implementează Directiva UE 2016/943. Aceasta protejează informațiile care îndeplinesc trei condiții cumulative. Informațiile trebuie să fie secrete, în sensul că nu sunt în general cunoscute sau ușor accesibile persoanelor care lucrează în mod normal cu acest tip de informații. Trebuie să aibă valoare comercială tocmai pentru că sunt secrete. Iar persoana care le deține în mod legal trebuie să fi luat măsuri rezonabile, în circumstanțele date, pentru a le păstra secrete.
Această a treia condiție este cea în care acordul de confidențialitate își câștigă locul. O organizație care își distribuie proiectele, calculele de preț sau codul sursă fără un acord de confidențialitate va avea dificultăți în a convinge o instanță că a luat măsuri rezonabile pentru a le păstra secrete și, prin urmare, ar putea pierde complet protecția legală. Un acord de confidențialitate semnat, împreună cu restricțiile de acces și marcarea documentelor, este dovada obișnuită că această condiție este îndeplinită.
Acordul include și aspecte pe care statutul nu le prevede. Poate acoperi informații confidențiale, dar care nu au valoare comercială independentă, cum ar fi simplul fapt că au loc negocieri. Poate interzice un comportament permis de lege, în special ingineria inversă a unui produs achiziționat legal, pe care Directiva și Legea îl tratează ca o modalitate legitimă de obținere a informațiilor, cu excepția cazului în care părțile au convenit altfel. Și poate atașa o consecință financiară convenită unei încălcări, ceea ce elimină cea mai dificilă parte a oricărei cereri de confidențialitate: dovedirea pierderii.
Acorduri de confidențialitate unilaterale, reciproce și multilaterale
Un acord de confidențialitate unilateral obligă o singură parte. Se potrivește situațiilor în care informațiile circulă într-o singură direcție: un inventator abordează un producător, o companie informează un consultant, un angajator angajează personal care va vedea datele clienților. Un acord de confidențialitate reciproc sau bilateral obligă ambele părți și este instrumentul standard în discuțiile de fuziuni și achiziții, dezvoltare comună și orice negociere în care ambele părți își deschid conturile.
Acordurile multilaterale sunt utilizate în consorții și colaborări de cercetare, unde mai multe organizații divulgă și primesc atât informații. Acestea sunt mai greu de redactat deoarece scopul permis diferă în funcție de participant și deoarece o scurgere de informații poate fi urmărită către mai mulți destinatari. În aceste acorduri, merită să se convină în prealabil cine poate partaja ce cu ce afiliat și să se înregistreze acest lucru într-o anexă care poate fi actualizată fără a fi nevoie de renegocierea întregului acord.
Indiferent de forma utilizată, acordul de confidențialitate (NDA) reglementează divulgarea. Nu înlocuiește contractul care guvernează colaborarea în sine și nu stabilește cine deține rezultatele. Prin urmare, un acord de confidențialitate semnat înainte de un proiect de dezvoltare comună ar trebui să precizeze în mod expres că nimic din acesta nu transferă proprietatea intelectuală sau nu acordă o licență, astfel încât proprietatea să rămână tratată în contractul de dezvoltare.
Clauzele care decid dacă acordul are vreo valoare
Începeți cu definiția informațiilor confidențiale. O definiție care acoperă totul nu acoperă nimic în practică, deoarece o instanță căreia i se solicită aplicarea acesteia nu are nicio modalitate de a ști ce a fost de fapt protejat. Abordarea fezabilă denumește categorii și, acolo unde este posibil, impune ca dezvăluirile să fie marcate sau confirmate în scris într-o perioadă scurtă de timp după o dezvăluire orală. Și aici apar excepții standard: informații care sunt deja publice, pe care destinatarul le deținea deja în mod legal, pe care le dezvoltă independent sau pe care le primește de la o terță parte fără încălcarea unei obligații de confidențialitate.
Urmează scopul permis. Destinatarul ar trebui să aibă voie să utilizeze informațiile într-un scop definit și nimic altceva, deoarece prejudiciul real, în majoritatea cazurilor, nu este publicarea, ci utilizarea. Apoi, cercul destinatarilor permisi: angajați numiți, companii din grup, consilieri profesioniști, în fiecare caz cu condiția ca aceștia să fie ținuți de obligații echivalente, destinatarul care dezvăluie informațiile rămânând răspunzător pentru acestea.
Durata merită mai multă atenție decât se acordă de obicei. O obligație care expiră după o perioadă fixă este ușor de administrat, dar lasă secretele comerciale autentice neprotejate în ziua în care expiră. O obligație care durează atât timp cât informațiile rămân secrete corespunde realității comerciale, dar necesită ca excepțiile să fie imperfecte. Multe acorduri combină cele două: o perioadă fixă pentru informațiile confidențiale obișnuite și o perioadă nelimitată pentru informațiile care se califică drept secret comercial. În cele din urmă, trebuie să se abordeze și finalul: returnarea sau distrugerea materialelor, păstrarea unei copii în scopuri de conformitate și supraviețuirea obligației de confidențialitate după încetare.
Clauzele penale: puternice și ușor de greșit
O penalitate contractuală (boetebeding) este cel mai eficient instrument de executare silită într-un acord de confidențialitate olandez, deoarece îl scutește pe reclamant de obligația de a dovedi și cuantifica pierderea. În temeiul articolului 6:92 din Codul Civil olandez, penalitatea convenită înlocuiește daunele legale, cu excepția cazului în care contractul prevede altfel, astfel încât un acord care intenționează ca penalitatea să fie plătibilă pe lângă despăgubirea integrală trebuie să precizeze acest lucru în mod expres. Articolul 6:94 permite instanței să reducă o penalitate în cazul în care rezultatul ar fi în mod evident inacceptabil și poate, de asemenea, să majoreze despăgubirea în cazul în care penalitatea este în mod evident insuficientă. Instanțele aplică puterea de a reduce cu prudență între părțile comerciale, dar o penalitate care nu are nicio legătură cu nicio pierdere imaginabilă o invită.
Situația se schimbă complet odată ce cealaltă parte devine angajat. Articolul 7:650 din Codul Civil olandez stabilește condiții stricte pentru o clauză penală într-un contract de muncă. Contractul trebuie să precizeze ce reguli prevăd o penalitate și cuantumul penalității, iar clauza trebuie convenită în scris. Aceasta trebuie să precizeze exact la ce se utilizează banii din penalitate, iar destinația nu poate fi în beneficiul personal al angajatorului. Fiecare penalitate trebuie să fie o sumă fixă în moneda salariului, iar penalitățile totale impuse într-o săptămână nu pot depăși jumătate de zi de salariu.
Orice clauză care intră în conflict cu aceste prevederi este nulă. Există o singură modalitate de a le evita: pentru angajații al căror salariu depășește salariul minim aplicabil, părțile pot deroga în scris de la regulile privind destinația, suma fixă și plafonul săptămânal. Acestea nu se pot abate de la cerința ca în contract să se identifice regulile și suma, nici de la cerința formulării scrise. Tocmai aici eșuează clauzele de confidențialitate ale angajatorului: o clauză care promite o penalizare nespecificată sau una care păstrează banii pentru angajator fără o derogare scrisă pentru un angajat cu salariu peste salariul minim nu poate fi aplicată deloc. Avocații noștri specializați în dreptul muncii văd consecințele în mod regulat, de obicei după încălcare, mai degrabă decât înainte de aceasta.
O clauză penală nu este singura cale de atac. Chiar și fără una, încălcarea unui acord de confidențialitate constituie o neîndeplinire a obligațiilor în temeiul articolului 6:74 din Codul Civil olandez și dă naștere la daune-interese, iar dobândirea, utilizarea sau divulgarea ilegală a unui secret comercial oferă titularului căile de atac prevăzute de Legea privind protecția secretelor comerciale.
Confidențialitatea în angajare: ce poate și ce nu poate acoperi clauza
Un angajat are obligația de a se comporta ca un bun angajat în temeiul articolului 7:611 din Codul Civil olandez, iar această obligație implică deja o măsură de confidențialitate pe durata angajării. Este puțină încredere după încetarea contractului de muncă, motiv pentru care o clauză separată de confidențialitate, redactată pentru a supraviețui încetării contractului, trebuie inclusă în fiecare contract care implică informații sensibile.
O clauză de confidențialitate nu este o clauză de neconcurență și nu ar trebui utilizată ca una. O clauză de neconcurență (concurrentiebeding) este guvernată de articolul 7:653 din Codul Civil Olandez: trebuie să fie în scris, nu poate fi convenită cu un minor și, într-un contract pe durată determinată, este valabilă numai dacă angajatorul stabilește în scris interesele comerciale convingătoare care o fac necesară. O clauză de confidențialitate nu are nicio dintre aceste cerințe, deoarece restricționează divulgarea, mai degrabă decât angajarea. Instanțele observă când o clauză etichetată drept confidențialitate împiedică de fapt pe cineva să lucreze în domeniul său și o tratează în consecință.
Există limite pe care nicio clauză nu le poate depăși. O obligație de confidențialitate nu poate împiedica un angajat să raporteze o presupusă abatere în temeiul legislației olandeze privind avertizorii de integritate; prevederile contractuale care restricționează acest drept nu au niciun efect. Nu pot împiedica pe cineva să raporteze o infracțiune, să depună mărturie atunci când i se solicită acest lucru sau să furnizeze informații unei autorități de supraveghere care are dreptul la aceasta. Nici nu anulează o obligație legală a angajatorului de a furniza informații. Un acord de confidențialitate care își propune să cumpere tăcerea cu privire la un comportament ilegal nu este doar inaplicabil, ci reprezintă o răspundere în sine.
Date cu caracter personal: un acord de confidențialitate nu este un acord de prelucrare a datelor
Informațiile confidențiale conțin foarte des date cu caracter personal, iar în acest caz, Regulamentul general privind protecția datelor se aplică în paralel cu contractul. În cazul în care destinatarul prelucrează date cu caracter personal conform instrucțiunilor divulgatorului, articolul 28 din RGPD impune un acord separat de prelucrare a datelor (verwerkersovereenkomst) cu un conținut minim prescris: obiectul și durata, natura și scopul prelucrării, categoriile de persoane vizate, măsurile de securitate, regulile privind subcontractanții, asistența privind drepturile persoanelor vizate și soarta datelor la final.
O clauză de confidențialitate nu îndeplinește aceste cerințe și nu poate fi aplicată. Cele două documente servesc unor scopuri diferite: acordul de confidențialitate protejează interesul comercial al divulgatorului, acordul de prelucrare protejează persoanele ale căror date sunt implicate și alocă responsabilitatea către Autoritatea Olandeză pentru Protecția Datelor. În cazul în care datele cu caracter personal traversează o frontieră în afara Spațiului Economic European, transferul are nevoie și de propriul temei juridic în temeiul Capitolului V din GDPR. Tratarea unui document ca acoperind ambele este o scurtătură comună și costisitoare; avocații noștri specializați în confidențialitate se ocupă mai des de consecințe decât de redactare.
Aplicarea unui acord de confidențialitate în caz de scurgeri de informații
Viteza contează mai mult decât orice altceva, deoarece valoarea unui secret dispare în momentul în care devine public și nicio hotărâre judecătorească nu îl poate restabili. Primul pas îl reprezintă dovezile: securizarea fișierelor jurnal, a traficului de e-mail, a imaginilor dispozitivelor și a înregistrărilor de descărcare înainte de a fi suprascrise și înregistrarea a ceea ce a fost dezvăluit cui și când. Procedura olandeză oferă un instrument specific în acest sens, sechestrul probatoriu (bewijsbeslag) combinat cu o cerere de inspecție a documentelor în temeiul articolului 843a din Codul de procedură civilă olandez, care permite unei părți cu un interes legitim să solicite copii ale unor documente specificate referitoare la un raport juridic la care este parte.
Calea obișnuită către o hotărâre rapidă este procedura sumară în fața judecătorului de soluții provizorii (kort geding voor de voorzieningenrechter). Cererile tipice sunt un ordin de oprire a utilizării sau divulgării, un ordin de returnare sau distrugere a materialelor, un ordin de numire a destinatarilor și plata penalității contractuale sub sancțiunea unei penalități suplimentare cu titlu cominatoriu (dwingsom). Legea privind protecția secretelor comerciale adaugă măsuri care vizează bunurile care încalcă un secret comercial, inclusiv retragerea de pe piață și distrugerea, și conferă instanței competența de a proteja confidențialitatea secretului în timpul procedurii, ceea ce este esențial deoarece litigiul privind un secret implică altfel riscul divulgării acestuia.
Daunele se solicită în cadrul procedurilor obișnuite pe fond. În cazul în care părțile au convenit asupra unei sancțiuni, cererea se referă doar la sancțiunea respectivă, motiv pentru care clauza are o valoare atât de mare. În cazul în care nu au convenit, reclamantul trebuie să își dovedească pierderea, iar profitul pierdut din informațiile pe care le deține acum și un concurent este notoriu de dificil de cuantificat. Încălcările grave pot constitui, de asemenea, infracțiune: Codul penal olandez pedepsește divulgarea intenționată a unui secret comercial pe care cineva are obligația de a-l păstra.
Acorduri de confidențialitate transfrontaliere și alegerea legii aplicabile
Acordurile de confidențialitate sunt semnate frecvent între părți din țări diferite, iar modelele care circulă sunt de obicei americane. Acest lucru contează. Concepte precum daunele punitive, doctrina daunelor lichidate și măsurile injunctive de drept nu se transpun în legislația olandeză, iar o clauză redactată în jurul acestora își poate pierde complet efectul atunci când se aplică legislația olandeză. În conformitate cu Regulamentul Roma I, părțile comerciale sunt libere să aleagă legea aplicabilă, iar alegerea ar trebui făcută în mod deliberat, mai degrabă decât moștenită dintr-un model.
Adăugați o clauză de for corespunzătoare. Alegerea instanțelor olandeze permite contactarea rapidă a judecătorului competent în materie de măsuri provizorii, iar o hotărâre obținută într-un stat membru circulă în Uniunea Europeană fără alte formalități. În cazul în care contrapartea își deține toate activele în afara Europei, arbitrajul este adesea opțiunea mai executorie. Testul practic pentru orice clauză de confidențialitate este același: dacă informațiile ar fi scurse mâine, cărei instanțe i s-ar putea solicita o hotărâre până la sfârșitul săptămânii și ar putea fi executată această hotărâre acolo unde se află efectiv destinatarul.
Greșeli care apar cel mai des
Semnarea prea târzie este prima problemă. Un acord de confidențialitate convenit după întâlnirea de prezentare nu protejează nimic din ceea ce s-a spus la întâlnire, iar un destinatar care deține deja informațiile poate indica excepția pentru informațiile pe care le cunoștea în mod legal dinainte. A doua este definiția nelimitată, care eșuează în momentul aplicării. A treia este lipsa scopului permis, care lasă un destinatar liber să utilizeze informațiile atâta timp cât le păstrează confidențiale, ceea ce este adesea exact prejudiciul de care se temea cel care a divulgat informațiile.
A patra este o clauză penală dintr-un contract de muncă care ignoră articolul 7:650 din Codul Civil olandez și, prin urmare, este nulă. A cincea se bazează exclusiv pe acord: protecția legală a secretelor comerciale necesită măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, astfel încât drepturile de acces, clasificarea documentelor, interviurile la ieșire și recuperarea dispozitivelor fac parte din poziția juridică, nu doar o bună funcționare. A șasea este semnătura cuiva fără autoritatea de a obliga contrapartea, care merită verificată în registrul comerțului înainte ca informațiile să fie publicate.
Aplicarea acordului în practica zilnică
Un acord de confidențialitate semnat pe care nimeni nu îl aplică nu dovedește nimic. Deoarece protecția legală a secretelor comerciale depinde de măsuri rezonabile, modul în care o organizație gestionează efectiv informațiile face parte din poziția sa juridică. Aceasta începe cu cunoașterea secretelor. Foarte puține companii le pot enumera, însă un scurt inventar al informațiilor a căror divulgare ar dăuna în mod real companiei, precum și locul în care sunt stocate și cine le poate accesa, este fundamentul pentru orice altă măsură și pentru orice reclamație ulterioară.
Accesul ar trebui să fie în funcție de nevoi. Restricționarea drepturilor în sistemul de fișiere și în software-ul de gestionare a relațiilor cu clienții, utilizarea unei camere de date cu permisiuni per document și înregistrare a descărcărilor în timpul unei tranzacții și marcarea documentelor ca fiind confidențiale atunci când părăsesc clădirea produc două beneficii simultan: mai puține scurgeri de informații și o pistă documentată, dacă apare una. În cazul în care este implicat un furnizor sau un contractor, obligațiile de confidențialitate ar trebui transmise în scris, mai degrabă decât asumate.
Plecările merită o procedură proprie. Retrageți accesul în ultima zi lucrătoare, mai degrabă decât peste două săptămâni, recuperați laptopurile, telefoanele și fișierele fizice și reamintiți în scris angajatului care pleacă de obligațiile care continuă după încetarea contractului de muncă. În cazul în care un volum mare de date a fost descărcat cu puțin timp înainte de demisie, acționați imediat: jurnalele sunt dovada și sunt de obicei suprascrise într-o rotație fixă. Revizuirea poziției de confidențialitate în acel moment costă puțin; reconstituirea acesteia după ce informațiile au ieșit la iveală la un concurent costă mult mai mult. Cadrul comercial mai larg este prezentat în ghidurile noastre de drept societar.
Întrebări frecvente despre acordurile de confidențialitate
Este un acord de confidențialitate obligatoriu din punct de vedere juridic în Olanda? Da. Este un contract obișnuit și nu necesită o formă anume, deși un acord scris este esențial în practică pentru a dovedi ceea ce s-a convenit. Nu există nicio cerință de înregistrare și nici act notarial.
Cât timp ar trebui să dureze o obligație de confidențialitate? Atâta timp cât informațiile au valoare prin faptul că sunt secrete. O perioadă fixă de câțiva ani este obișnuită pentru informațiile comerciale schimbate într-o tranzacție, în timp ce secretele comerciale autentice sunt mai bine protejate de o obligație care durează atât timp cât informațiile rămân secrete.
Poate fi folosit același acord de confidențialitate pentru angajați și furnizori? Nu. O clauză de confidențialitate dintr-un contract de muncă este supusă legislației muncii, în special regulilor privind clauzele penale din articolul 7:650 din Codul Civil olandez și interacționează cu clauzele de neconcurență și nesolicitare din același contract. Un acord de confidențialitate cu furnizorul este un document pur comercial și ar trebui redactat ca unul singur.
Ce pot face dacă informații confidențiale au fost deja divulgate? Obțin imediat dovezile, apoi iau în considerare o procedură sumară pentru un ordin de oprire a utilizării și divulgării, însoțită de o amendă cu titlu cominatoriu. Dacă divulgarea poate fi în continuare controlată determină orice altceva, așadar evaluarea ar trebui făcută în câteva zile.
Un acord de confidențialitate împiedică un fost angajat să lucreze pentru un concurent? Nu. Confidențialitatea restricționează utilizarea și divulgarea informațiilor, nu alegerea angajatorului. Restricționarea angajării necesită o clauză validă de neconcurență sau de nesolicitare care să îndeplinească cerințele articolului 7:653 din Codul Civil Olandez.
Consultanță privind acordurile de confidențialitate
Law & More redactează și revizuiește acorduri de confidențialitate pentru companii din Olanda, de la un acord de confidențialitate de o pagină înainte de o primă întâlnire până la arhitectura de confidențialitate din jurul unei tranzacții sau al unei colaborări de cercetare și acționează în proceduri sumare atunci când informațiile au fost utilizate în mod abuziv. Acordul merită revizuit înainte de a fi necesar, mai degrabă decât ulterior. Contactați unul dintre noștri. avocații contractuali pentru a discuta despre protejarea informațiilor dumneavoastră confidențiale.
