Avertisment oficial din partea angajatorului: ce înseamnă și cum să reacționezi

Un avertisment oficial din partea angajatorului dumneavoastră (officiële waarschuwing) este o notificare scrisă care înregistrează o abatere specifică sau o performanță slabă, precizează ce trebuie schimbat și până când și precizează ce se întâmplă dacă nu se schimbă. Nu vă încetează contractul de muncă și nu reprezintă o sancțiune în sine, ci este inclus în dosarul dumneavoastră de personal, iar acest dosar este cel examinat de instanța subdistrictuală (kantonrechter) dacă angajatorul dumneavoastră solicită ulterior rezilierea contractului dumneavoastră. Principala excepție: pentru abateri grave, cum ar fi furtul sau violența, angajatorul vă poate concedia pe loc, fără niciun avertisment prealabil.

Ce este un avertisment oficial conform legislației olandeze?

Este o dovadă, nu un act juridic separat. Codul civil olandez (Burgerlijk Wetboek, BW) nu are niciun articol privind avertismentele și nu prevede nicio formă.

Codul Civil conține însă două reguli care explică de ce există avertismente. Conform articolului 7:611 BW, atât angajatorul, cât și angajatul trebuie să se comporte atât ca un bun angajator, cât și ca un bun angajat. Iar articolul 7:669 BW stabilește o listă închisă de motive pentru care poate fi reziliat un contract de muncă. Un angajator care dorește să vă rezilieze contractul pentru performanță insuficientă sau conduită culpabilă trebuie să demonstreze instanței că vi s-a spus ce este în neregulă, că vi s-a oferit o șansă reală de a remedia situația și că nu ați făcut-o. Avertismentul este dovada primilor doi pași.

Poți face apel împotriva unui avertisment?

Nu, nu există nicio procedură pentru anularea unui avertisment. Puteți include propriul răspuns scris în dosar și vă puteți exercita drepturile în temeiul Regulamentului general privind protecția datelor (GDPR, în olandeză AVG).

Articolul 15 din RGPD vă oferă dreptul de a vă consulta dosarul personal. Articolul 16 din RGPD vă oferă dreptul de a solicita corectarea datelor cu caracter personal inexacte, iar articolul 17 din RGPD poate susține ștergerea datelor. Dacă angajatorul dumneavoastră refuză și avertismentul este în mod demonstrabil nefondat, puteți solicita instanței să dispună eliminarea acestuia din dosar, iar instanțele judecătorești emit astfel de ordine. Ghidul nostru privind limitele a ceea ce poate face un bun angajator stabilește cât de departe poate merge un angajator.

Ce conține un avertisment valid?

Un avertisment utilizabil denumește faptele, regula, îmbunătățirea necesară, o perioadă realistă cu susținere și consecința. Deoarece avertismentul este o dovadă, calitatea sa îi decide valoarea: o scrisoare care spune că trebuie să „îți îmbunătățești atitudinea” nu spune nimic unui judecător. Elementele de mai jos fac un avertisment utilizabil, iar un element lipsă este primul lucru pe care trebuie să-l subliniezi în răspunsul tău.

Un angajator care omite perioada de îmbunătățire și sprijinul primește de obicei un avertisment care nu va avea importanța așteptată. Dacă primiți un avertisment care conține toate cele cinci elemente, tratați-l ca pe un document serios.

De ce dosarul de personal decide rezultatul?

Deoarece legea olandeză privind concedierea este închisă și rațională: angajatorul are nevoie de un motiv legal, iar pentru motivele de performanță sau conduită, trebuie să dovedească acel motiv în instanță. Un angajator nu poate pur și simplu să dea un preaviz.

Pentru majoritatea motivelor, angajatorul are nevoie de consimțământul dumneavoastră scris, de permisiunea Agenției de Asigurare a Angajaților (UWV) sau de o hotărâre judecătorească de reziliere a contractului. Concedierea și incapacitatea de muncă pe termen lung se soluționează la UWV. Tot ce ține de propria dumneavoastră performanță sau conduită se soluționează la tribunalul subdistrictual.

Trei motive din articolul 7:669(3) BW activează dosarul:

• Subperformanță (d-ground). Angajatorul trebuie să dovedească faptul că nu sunteți potrivit pentru post din alte motive decât boala, că ați fost informat în acest sens în timp util și că ați avut suficiente oportunități de perfecționare. De asemenea, inadecvarea nu trebuie să fie cauzată de lipsa de grijă din partea angajatorului față de formarea profesională sau condițiile de muncă.
• Conduită culpabilă (e-ground). Conduita dumneavoastră trebuie să fie de așa natură încât angajatorul să nu poată fi obligat în mod rezonabil să continue contractul.
• O relație de muncă grav și durabil perturbată (motiv-g). Angajatorii recurg adesea la această temă atunci când dosarul privind primele două este insuficient.

Începând cu 1 ianuarie 2020, există și un motiv cumulativ (i-motiv). Instanța poate rezilia contractul atunci când circumstanțele provenite din mai multe motive împreună fac continuarea nerezonabilă. Dacă instanța utilizează acest motiv, vă poate acorda o plată suplimentară de până la jumătate din plata tranzitorie (transitievergoeding), pe lângă această plată (articolul 7:671b BW). În practică, un dosar slab îl costă pe angajator, în loc să blocheze complet concedierea.

Crearea dosarului se numește dosieropbouw. ​​Nu este un proces sinistru în sine: legea impune unui angajator să facă acest lucru înainte de a putea rezilia un contract din motive de performanță. Ceea ce contează pentru dumneavoastră este ca dosarul să fie corect și să conțină versiunea dumneavoastră a poveștii. Ghidurile noastre despre cum se încetează contractul de muncă în Olanda și despre când se dovedește legal subperformanța prezintă ce se așteaptă să vadă o instanță.

Care sunt motivele comune pentru un avertisment oficial?

Un avertisment se referă fie la performanță slabă (munca nu este suficient de bună), fie la conduită culpabilă (o regulă a fost încălcată). Distincția este importantă deoarece legea impune cerințe diferite fiecărui motiv. Un angajator care etichetează o problemă de conduită drept performanță slabă sau invers, își slăbește propria poziție.

Ce acoperă avertismentele de performanță?

Acestea se referă de obicei la ratarea obiectivelor pe o perioadă lungă de timp, erori recurente, îndeplinirea incompletă a sarcinilor de bază sau neîndeplinirea standardelor stabilite în fișa postului sau într-o evaluare. Ceea ce face ca un astfel de avertisment să fie valid este și ceea ce îl face echitabil. Standardul trebuie să fi fost comunicat înainte de a fi aplicat. Și trebuie să vi se acorde o perioadă reală, cu sprijin, în care să îl atingeți. Un singur trimestru prost nu înseamnă performanță slabă.

Ce acoperă avertismentele de conduită?

Acestea acoperă întârzierile repetate sau absențele inexplicabile, refuzul de a executa o instrucțiune rezonabilă, încălcarea regulilor de siguranță, utilizarea necorespunzătoare a sistemelor companiei, comportamentul agresiv sau inadecvat față de colegi sau clienți, încălcarea confidențialității și conflictele de interese. Rezonabilitatea unei instrucțiuni se evaluează obiectiv. Puteți refuza o instrucțiune care este ilegală sau care nu se încadrează în sfera de activitate convenită. Dacă angajatorul dorește să își schimbe locul de muncă, se aplică reguli diferite; ghidul nostru privind schimbarea rolului la locul de muncă explică când trebuie să o acceptați.

Când nu este nevoie deloc de avertisment?

Pentru o cauză urgentă (dringende reden), cum ar fi furtul, frauda, ​​violența, intimidarea gravă sau calificările falsificate. Un astfel de comportament poate justifica concedierea sumară în temeiul articolelor 7:677 și 7:678 BW, nefiind necesar un avertisment prealabil. Articolul nostru despre minciuna cu privire la o diplomă tratează un astfel de caz.

La polul opus, boala nu constituie o abatere profesională. Dacă sunteți în concediu medical, puteți fi avertizat pentru nerespectarea regulilor de absență, dar nu pentru că sunteți bolnav. Ceea ce angajatorul dumneavoastră vă poate întreba despre boala dumneavoastră este limitat de legislația privind protecția datelor, așa cum explică ghidul nostru privind concediul medical și confidențialitatea.

Cum se desfășoară procedura?

Nu există o procedură legală, dar există o practică consacrată, iar abaterile de la aceasta sunt ceea ce ar trebui să căutați. Un avertisment urmează, în mod normal, unei conversații în care angajatorul ridică problema și puteți răspunde. Confirmarea ulterioară în scris, cu o referire la conversația respectivă și la ceea ce ați spus, transformă discuția într-o înregistrare. Un avertisment emis fără o conversație prealabilă nu este invalid, dar este mai slab și se potrivește incomod cu obligația de a acționa ca un bun angajator.

Se pune un avertisment verbal?

Se poate, dar este slab ca probă. Un avertisment verbal este uneori folosit pentru o primă problemă minoră. Dacă nimeni nu a înregistrat-o, atunci, în ceea ce privește un dosar ulterior, nu s-a întâmplat. Angajatorii care se bazează pe avertismente verbale și apoi solicită rezilierea contractului pierd în mod regulat în acest sens.

Ar trebui să semnezi avertismentul?

Da, dar doar pentru primire. Angajatorii predau scrisoarea personal, contra semnătură, o trimit prin poștă recomandată sau o trimit prin e-mail, solicitându-vă să confirmați primirea. Lângă semnătură, scrieți „voor ontvangst, niet voor akkoord” (pentru primire, nu pentru acord). Aceasta este o practică standard în Olanda și niciun angajator nu poate obiecta în mod rezonabil la ea. Refuzul semnării nu are niciun rezultat: angajatorul va consemna pur și simplu că scrisoarea a fost predată în prezența unui martor.

Angajatorul dumneavoastră are propriile reguli disciplinare?

Verificați mai întâi acest aspect. Multe contracte colective de muncă și manuale pentru personal conțin o procedură disciplinară. Aceasta poate stabili cine poate emite un avertisment, dacă puteți aduce pe cineva la ședință, cât timp rămâne un avertisment în dosar și dacă există o cale internă de reclamații. Dacă există o astfel de procedură, angajatorul dumneavoastră este obligat să o respecte. Un angajator care își încalcă propriile reguli vă oferă unul dintre cele mai puternice argumente ale dumneavoastră.

Care sunt drepturile tale și cum ar trebui să reacționezi?

Păstrează-ți calmul, întreabă detaliile și răspunde în scris. Nu trebuie să accepți versiunea angajatorului tău asupra evenimentelor și nu ar trebui să fii forțat să reacționezi imediat. Trei drepturi contează cel mai mult: dreptul de a ști exact de ce ești acuzat, dreptul de a-ți include propria poveste în dosar și dreptul de a-ți verifica și corecta datele personale.

Ce ar trebui să spui la prima conversație?

Confirmați primirea, spuneți că veți răspunde în scris și solicitați detaliile de care aveți nevoie: date, ore, documente și, acolo unde este posibil, numele oricărei persoane care a raportat incidentul. Nu acceptați un avertisment care se referă la reclamații fără a specifica care au fost acestea. Nu demisionați și nu semnați un acord de soluționare (vaststellingsovereenkomst) în aceeași ședință. Ambele sunt greu de anulat și niciunul nu este obligatoriu din partea dumneavoastră.

Cum scrii un răspuns bun?

Păstrați-l scurt, factual și calm. Înregistrați data la care ați primit avertismentul, răspundeți pe rând la fiecare acuzație, prezentați-vă relatarea cu dovezile justificative și solicitați în mod expres ca scrisoarea dumneavoastră să fie adăugată la dosarul personal. Dacă avertismentul este parțial corect, spuneți-o. Un răspuns care neagă totul este mai puțin credibil decât unul care admite ceea ce este adevărat și corectează ceea ce nu este. Dacă angajatorul dumneavoastră nu a oferit niciun sprijin sau perioadă de îmbunătățire, subliniați acest lucru, deoarece această omisiune contează mai târziu.

Tăcerea este singurul răspuns fără avantaje. În procedurile ulterioare, un avertisment fără răspuns este tratat ca unul pe care nu l-ați contestat, iar aceasta este exact impresia pe care dosarul este conceput să o creeze.

Ce poate atașa un angajator la un avertisment?

Foarte puțin: un avertisment este o comunicare, nu o sancțiune. Unele măsuri pe care angajatorii le asociază unui avertisment sunt legale, altele nu.

Poți fi suspendat sau trimis acasă?

Suspendarea sau trimiterea acasă (schorsing sau op non-actiefstelling) este permisă ca măsură temporară, de exemplu în timp ce se investighează un incident. Nu vă oprește salariul. Conform articolului 7:628 BW, angajatorul continuă să plătească atunci când nu lucrați dintr-un motiv care se încadrează în propria sa sferă de risc, iar o suspendare impusă de angajator se încadrează în acea sferă. Un angajator care vă oprește salariul în timpul unei suspendări încalcă, de obicei, obligațiile.

Te poate amenda angajatorul?

Numai în limite restrânse. Conform articolului 7:650 BW, o amendă necesită un contract de muncă scris care enumeră infracțiunile și sumele, iar dacă câștigați în jur de salariul minim legal. În practică, majoritatea angajatorilor olandezi nu pot amenda legal un angajat, iar deducerea salariului ca pedeapsă pentru o problemă de nivel de avertisment nu este permisă.

Poți fi retrogradat sau transferat după un avertisment?

Aceasta este o modificare unilaterală a contractului dumneavoastră. Conform articolului 7:613 BW, un angajator o poate impune numai dacă contractul conține o clauză de modificare unilaterală scrisă și angajatorul are un interes imperios. Fără o astfel de clauză, modificarea trebuie să fie atât de rezonabilă încât, în calitate de bun angajat, să nu o puteți refuza. Prezentarea unei retrogradări ca urmare a unui avertisment nu elimină aceste cerințe.

Ce se întâmplă după un avertisment?

De obicei, nimic mai mult: faceți modificările în perioada dată, iar avertismentul își pierde din greutate în timp. Rugați-vă angajatorul să confirme în scris că problema este închisă; această confirmare este contraponderea la avertismentul în sine.

Dacă problema persistă, escaladarea este previzibilă:

1. Un al doilea avertisment, formulat mai dur.
2. Un plan formal de îmbunătățire cu obiective, etape și evaluări programate. În cazul performanței slabe, instanțele așteaptă, de fapt, unul, iar acesta ar trebui să includă instruirea sau îndrumarea pe care o va oferi angajatorul.
3. Dacă aceasta eșuează, se poate depune o cerere la tribunalul subdistrictual pentru rezilierea contractului.

La acea audiere, dosarul este cazul. Avertismentele specifice, datate, o perioadă reală de îmbunătățire cu sprijin și evaluările documentate vor convinge, de obicei, o instanță că angajatorul a făcut ceea ce cere legea. Reclamațiile vagi, avertismentele emise după ce decizia de a se despărți deja fusese luată sau un plan de îmbunătățire care nu a funcționat niciodată cu adevărat nu vor fi de acord.

Dacă instanța reziliază contractul, aveți în principiu dreptul la plata tranzitorie legală. Conform articolului 7:673(7) BW, o pierdeți numai dacă ați acționat cu culpa gravă (ernstig verwijtbaar), un prag ridicat rezervat cazurilor excepționale. Dacă angajatorul este cel care a acționat cu culpa gravă, instanța vă poate acorda o despăgubire echitabilă (billijke vergoeding) suplimentară.

Ce limite de timp contează?

Doi. În primul rând, dacă sunteți concediat sumar, trebuie să solicitați instanței anularea concedierii sau despăgubiri în termen de două luni de la data încetării contractului (articolul 7:686a(4) BW). Nerespectarea acestui termen limită pune capăt acțiunii, oricât de serioasă ar fi aceasta, așa că consultați-ne în aceeași săptămână.

În al doilea rând, instanțele au precizat clar că performanța slabă, oricât de persistentă ar fi, nu constituie în sine un motiv urgent pentru concedierea sumară. Raportul nostru privind un caz în care performanța slabă a fost considerată a nu fi un motiv urgent arată cum se manifestă acest lucru. Angajatorii care se confruntă cu un angajat cu adevărat dăunător vor găsi calea legală în ghidul nostru despre cum să concediezi legal un angajat toxic și procedura generală în ghidul nostru despre cum să gestionezi legal concedierea unui angajat.

Ce se întâmplă dacă un avertisment este de fapt despre altceva?

Atunci momentul potrivit este argumentul cel mai puternic. Avertismentele apar uneori la scurt timp după ce un angajat a raportat un comportament nedorit, s-a plâns de salariu sau de programul de lucru, a rămas însărcinat, s-a îmbolnăvit sau a ridicat suspiciuni de abatere. În acest tipar, avertismentul poate să nu fie un document disciplinar, ci o mișcare inițială într-un dosar, iar analiza juridică se schimbă.

Se pot aplica apoi mai multe protecții:

• Victimizare. Legislația olandeză privind egalitatea de tratament interzice atât discriminarea, cât și victimizarea. Angajatorul dumneavoastră nu vă poate trata mai puțin favorabil pentru că ați invocat regulile de egalitate de tratament sau ați ajutat pe cineva care a invocat-o.
• Interdicții de concediere. Conform articolului 7:670 BW, sunteți protejat împotriva concedierii în caz de boală, în timpul sarcinii și al concediului de maternitate, precum și în legătură cu apartenența la un consiliu de întreprindere.
• Protecția denunțătorilor. De la intrarea în vigoare a Legii olandeze privind protecția denunțătorilor (Wet bescherming klokkenluiders) la 18 februarie 2023, un angajat care raportează o suspiciune de abatere internă sau externă este protejat împotriva oricăror represalii, inclusiv evaluări negative și măsuri disciplinare. Angajatorul trebuie să dovedească faptul că o măsură nu a fost legată de raportare.

Nimic din toate acestea nu face ca un avertisment să fie automat ilegal: angajații care se plâng pot, de asemenea, să aibă performanțe sub așteptări. Dar dacă un avertisment sosește în câteva săptămâni de la un act protejat, consemnați acea secvență în răspunsul dumneavoastră, împreună cu faptul că același comportament nu a mai fost criticat niciodată înainte. Este singurul fapt care schimbă cel mai adesea modul în care se citește un fișier.

Contează un avertisment în cazul unui contract pe durată determinată sau în timpul perioadei de probă?

Mai puțin decât ați putea crede, deoarece protecția împotriva concedierii descrisă mai sus presupune un contract continuu. Angajații își supraestimează în mod regulat poziția în ambele situații.

Ce se întâmplă dacă ești în perioada de probă?

În timpul unei perioade de probă valabile (proeftijd), oricare dintre părți poate rezilia contractul cu efect imediat, în temeiul articolului 7:676 BW, fără notificare prealabilă și fără a se prezenta la instanță; puteți solicita motivul în scris. În temeiul articolului 7:652 BW, clauza este valabilă numai dacă a fost convenită în scris, este aceeași pentru ambele părți și se încadrează în termenul legal maxim de una sau două luni. Prin urmare, un avertisment în timpul perioadei de probă este, în mare parte, o măsură de curtoazie; ceea ce contează este dacă clauza este valabilă, așa cum explică articolul nostru despre concedierea în timpul perioadei de probă.

Ce se întâmplă dacă ai un contract pe durată determinată?

Un contract pe durată determinată se încheie la data expirării sale fără nicio procedură de concediere. Avertismentele pe durata contractului contează și dintr-un alt motiv: acestea reprezintă dosarul la care va face referire angajatorul dumneavoastră atunci când decide să nu îl reînnoiască. Pentru contractele de șase luni sau mai mult, angajatorul trebuie să vă informeze în scris, cu cel puțin o lună înainte de data expirării, dacă contractul va continua și în ce condiții (articolul 7:668 BW). Dacă nu face acest lucru, contractul nu este prelungit, dar angajatorul vă datorează o despăgubire de până la salariul lunar. Încetarea anticipată a unui contract pe durată determinată este posibilă numai dacă contractul conține o clauză de preaviz intermediar; fără aceasta, angajatorul are nevoie de instanță.

Ce ar trebui să verifici ca angajat?

Răspunsul dumneavoastră din primele două săptămâni decide cum va fi citit fișierul ulterior. Verificați aceste aspecte:

• Numele avertismentului include datele, faptele verificabile și regula sau instrucțiunea pe care se presupune că ați încălcat-o?
• Stabilește o perioadă de îmbunătățire realistă și precizează ce sprijin veți primi?
• Semnați numai pentru primire, cu „voor ontvangst, niet voor akkoord”.
• Solicitați o copie a dosarului dumneavoastră personal în temeiul articolului 15 din GDPR și răspundeți în scris, solicitând adăugarea răspunsului dumneavoastră.
• Verificați contractul colectiv de muncă sau manualul personalului pentru o procedură disciplinară pe care trebuie să o urmeze angajatorul dumneavoastră.
• Rețineți dacă avertismentul a venit la scurt timp după un concediu medical, o sarcină, o plângere sau o sesizare de denunțare a neregulilor.

Ce ar trebui să verifici ca angajator?

Angajatorii pierd cererile de dizolvare pe baza dosarului mult mai des decât pe baza faptelor. Verificați aceste aspecte înainte de a emite un avertisment:

• Scrieți avertismentul în ziua respectivă, despre conduită mai degrabă decât despre caracter, cu date și fapte verificabile.
• Numiți standardul care a fost încălcat și demonstrați că acesta a fost comunicat în prealabil.
• Menționați îmbunătățirea necesară, o perioadă echitabilă și sprijinul pe care îl veți oferi, așa cum prevede articolul 7:669(3)(d) BW în cazul performanței sub așteptări.
• Urmați propria procedură disciplinară și tratați în același mod conduita comparabilă a altor angajați.
• Evaluați la sfârșitul perioadei de îmbunătățire și consemnați rezultatul în scris.
• Păstrați dosarul cât este necesar; informațiile medicale aparțin medicului companiei, nu dosarului personalului.

Ce putem face pentru dumneavoastră cu un avertisment oficial?

Avocații noștri specializați în dreptul muncii asistă angajații și angajatorii în fiecare etapă a unui avertisment și a dosarului care urmează. Mai multe informații găsiți în ghidurile noastre olandeze de drept al muncii și în prezentarea generală a dreptului muncii olandez.

• Examinăm avertismentul și dosarul dumneavoastră personal și evaluăm modul în care le-ar interpreta o instanță subdistrictuală.
• Redactăm răspunsul dumneavoastră scris, punct cu punct, cu dovezile aferente.
• Redactăm o cerere de inspectare, corectare sau ștergere a datelor din fișiere în temeiul articolelor 15-17 din GDPR.
• Verificăm dacă o suspendare, o amendă sau o retrogradare este conformă cu articolele 7:628, 7:650 și 7:613 BW.
• Pentru angajatori, redactăm avertismente și planuri de îmbunătățire care îndeplinesc cerințele articolului 7:669 BW.
• Acționăm în cadrul procedurilor de dizolvare și depunem o cerere în termenul de două luni după o respingere sumară.

Rezumat

• Un avertisment oficial este o dovadă pentru un dosar ulterior, nu o respingere sau o sancțiune; legea olandeză nu prevede nicio formă.
• Un avertisment util enunță faptele, regula încălcată, îmbunătățirea necesară, o perioadă realistă cu sprijin și consecințele.
• Semnați numai pentru primire („voor ontvangst, niet voor akkoord”) și răspundeți întotdeauna în scris; un avertisment fără răspuns este tratat ca fiind acceptat.
• Un avertisment nu poate fi însoțit în mod legal de o amendă în afara limitelor restrânse ale articolului 7:650 BW, iar o suspendare nu vă oprește salariul.
• Dacă sunteți concediat sumar, aveți la dispoziție două luni pentru a vă adresa instanței (articolul 7:686a BW).

Întrebări frecvente