Păstrarea datelor cu caracter personal: cât timp le poate păstra un angajator?

Nu există o perioadă unică de păstrare a datelor cu caracter personal. Conform GDPR, puteți păstra datele doar atât timp cât aveți nevoie de ele în scopul pentru care le-ați colectat; legislația fiscală olandeză stabilește apoi perioade minime fixe pentru înregistrările salariale, declarația de impozit pe salariu și copia actului de identitate al angajatului.

In practice this gives Dutch employers three anchors: two years after the employment ends for most of the personnel file, five years after the end of the calendar year in which the employee left for the wage tax statement and the ID copy, and seven years for the payroll administration. Our article on ce poate fi păstrat într-un dosar de personal se ocupă de conținut; acesta se ocupă de durata.

Care este regula de bază conform GDPR-ului?

Păstrați datele cu caracter personal nu mai mult decât este necesar. Articolul 5 alineatul (1) litera (e) din RGPD (limitarea stocării) vă obligă să decideți, pentru fiecare categorie de date, cât timp aveți nevoie efectiv de ele și să puteți explica această alegere.

GDPR-ul în sine nu conține un tabel de perioade. Perioadele de mai jos provin din legislația fiscală olandeză și din îndrumările Autorității Olandeze pentru Protecția Datelor (Autoriteit Persoonsgegevens, AP).

Ce date păstrați timp de doi ani?

Cea mai mare parte a dosarului de personal. Îndrumarea AP este că datele fără o perioadă legală de păstrare sunt, în general, păstrate timp de doi ani după plecarea angajatului.

Aceasta include, de exemplu, contractul de muncă și modificările ulterioare ale acestuia, evaluările și rapoartele de performanță, corespondența privind numirea, promovarea, retrogradarea și concedierea, evidențele de formare, avertismentele, referințele și evidențele absențelor.

Dacă există sau a existat un litigiu de muncă cu angajatul sau dacă este în curs de desfășurare un proces, puteți păstra datele relevante pentru acesta pentru o perioadă mai lungă, până la soluționarea problemei. Acest lucru justifică păstrarea materialului relevant, nu a întregului dosar, pe termen nelimitat.

Ce date păstrați timp de cinci sau șapte ani?

Evidența fiscală. Aici nu aveți nicio putere de apreciere: obligația fiscală stabilește perioada și anulează principiul general de păstrare a datelor cât mai scurt posibil.

• The wage tax statement (loonbelastingverklaring) and the copy of the identity document you verified when the employee started: five years after the end of the calendar year in which the employment ended.
• Administrarea salarizării (loonadministratie): șapte ani, perioada generală de păstrare fiscală a evidențelor de bază stabilită de Administrația Fiscală și Vamală olandeză (Belastingdienst).

Doar înregistrările acoperite de obligația fiscală se încadrează în aceste perioade mai lungi. Restul dosarului respectă în continuare regula celor doi ani.

Cât timp puteți păstra datele candidaților?

În mod normal, până la patru săptămâni după încheierea procedurii de aplicare. Cu consimțământul candidatului, puteți păstra datele timp de până la un an, de exemplu pentru o rezervă de talente.

Consimțământul trebuie să fie o alegere reală, solicitată separat și înregistrată. Un singur rând în declarația dumneavoastră de confidențialitate nu este suficient.

Dar cum rămâne cu datele despre boală și cele medicale?

Datele medicale aparțin medicului de companie (bedrijfsarts) sau serviciului de medicină ocupațională, nu dumneavoastră în calitate de angajator. Acestea sunt supuse confidențialității medicale și propriilor reguli de păstrare.

Ca angajator, păstrați doar datele de absență și informațiile necesare pentru reintegrare și plata salariilor în caz de boală. Aceste date respectă perioadele obișnuite pentru dosarul de personal.

Ce ar trebui să verifici ca angajator?

• Does your record of processing activities (Article 30 GDPR) set a retention period per category of personnel data?
• Do you delete applicant data within four weeks after the procedure, unless you have recorded consent for up to one year?
• Are health data kept only by the company doctor, with you holding only absence dates?
• Do you keep the ID copy and wage tax statement for five years after the calendar year of leaving, and the payroll records for seven years?
• Are copies in mailboxes, shared drives and backups deleted as well, and do you apply the schedule at a fixed moment each year?

Ce ar trebui să verifici ca angajat?

• Have you used your right of access (Article 15 GDPR) to see which data your employer still holds?
• Is your former employer keeping data longer than two years after you left without a dispute or statutory reason?
• Does the file contain medical information that belongs with the company doctor?
• Have you requested erasure under Article 17 GDPR, and did the employer respond within one month?

What can we do for you with retention of personnel data?

Gama de avocați angajați advise employers and employees on personnel data:

• We draw up a retention schedule per category of personnel data.
• We review your personnel files and identify data that must be deleted.
• We draft the procedure for access and erasure requests from (former) employees.
• We assess which data you may keep longer because of a pending or foreseeable dispute.
• We submit an access or erasure request on behalf of an employee.

Rezumat

• GDPR nu stabilește perioade fixe: datele vor fi păstrate doar atât timp cât este necesar scopului lor.
• Cea mai mare parte a dosarului de personal: doi ani de la încetarea contractului de muncă, mai mult timp doar pentru datele relevante pentru un litigiu.
• Wage tax statement and ID copy: five years after the end of the calendar year in which the employment ended; payroll administration: seven years.
• Solicitanți: până la patru săptămâni după procedură sau până la un an cu consimțământ înregistrat.
• Datele medicale rămân la medicul companiei; dumneavoastră păstrați doar datele de absență și ceea ce aveți nevoie pentru reintegrare și plata salariilor.

Întrebări frecvente