Tipuri de conformitate legală pentru companiile din Olanda

Conformitatea legală este obligația de a respecta fiecare regulă care se aplică afacerii dumneavoastră: statute și coduri, reglementări UE direct aplicabile, condiții de autorizare și licență, contracte colective de muncă și politicile interne pe care le-ați adoptat dumneavoastră. Pentru o companie care operează în Olanda, aceste obligații se grupează într-un număr limitat de domenii recunoscute, fiecare cu propriul său supraveghetor: ocuparea forței de muncă, protecția datelor și securitatea cibernetică, raportarea fiscală și financiară, combaterea spălării banilor, dreptul concurenței și al consumatorilor, mediul și siguranța produselor, gestionarea corporativă și licențierea specifică sectorului. Cunoașterea domeniilor care vi se aplică și a autorității care le aplică pe fiecare dintre ele reprezintă întregul exercițiu.

Acest articol prezintă principalele tipuri de conformitate legală cu care se confruntă o afacere olandeză, ce solicită de fapt fiecare și ce autoritate de reglementare va veni la ușă. Este în mod deliberat o prezentare generală, mai degrabă decât un manual: scopul este că vă puteți identifica propriile obligații, puteți vedea unde există lacunele și puteți ști cu cine aveți de-a face atunci când primiți o scrisoare.

Conformitatea legală și conformitatea cu reglementările: care este diferența

Cei doi termeni sunt adesea folosiți interschimbabil, iar distincția este mai utilă decât pare. Conformitatea legală este obligația generală de a respecta legea așa cum se aplică tuturor: Burgerlijk Wetboek, legislația fiscală, dreptul muncii, dreptul penal, normele generale privind mediul și datele cu caracter personal. Aceasta stabilește regulile și se aplică indiferent dacă cineva urmărește sau nu.

Conformitatea cu reglementările este setul mai restrâns de obligații pe care un supraveghetor desemnat le monitorizează și le aplică, de obicei într-un sector definit sau pentru un risc definit. O instituție de plată aflată sub inspecția Wet op het financieel toezicht, un spital aflat sub inspecția sănătății, un operator al unei instalații aflat sub inspecția unui omgevingsvergunning și un operator de jocuri de noroc aflat sub inspecția Wet op de kansspelen sunt toți supuși conformității cu reglementările în acest sens. Semnele sale distinctive sunt o licență sau o înregistrare, o obligație continuă de raportare, competențe de inspecție și instrumente administrative de aplicare a legii, cum ar fi un ordin supus unei plăți cu titlu cominatoriu (last onder dwangsom) sau o amendă administrativă.

Consecința practică este că cele două sunt aplicate pe căi diferite și în termene diferite. O încălcare a legii generale apare de obicei în urma unui litigiu, a unei reclamații sau a unei anchete penale și este soluționată de o instanță. O încălcare a unei norme de reglementare apare printr-o inspecție sau un raport obligatoriu și este soluționată pe cale administrativă, adesea cu mult înainte de implicarea vreunei instanțe și cu un prag de intervenție mult mai scăzut. Atunci când vă cartografiați obligațiile, notați pentru fiecare dintre ele ce cale se aplică, deoarece aceasta determină cine trebuie informat, cât de repede trebuie să răspundeți și dacă aveți de-a face cu un supraveghetor cu care trebuie să continuați să vorbiți ulterior.

Atenție la importul de cadre normative care nu se aplică aici. Referințele anglo-americane, cum ar fi Legea Sarbanes-Oxley sau codurile sectoriale elaborate pentru piața Statelor Unite, nu au forță juridică în Olanda, însă acestea apar adesea în software-ul de conformitate. Ceea ce obligă o companie olandeză este legislația olandeză și cea a UE, completată de standarde contractuale asupra cărora ați fost de acord, cum ar fi un regulament privind schema de plăți sau o cerință de audit al clientului.

Conformitate internă și externă: două surse de obligații

Conformitatea externă acoperă tot ceea ce vă este impus din exterior: legislația, reglementările UE, condițiile de autorizare, contractele colective de muncă declarate general obligatorii și regulile oricărui sistem la care ați aderat. Nu puteți negocia aceste reguli, iar consecințele încălcării acestora sunt stabilite de altcineva.

Conformitatea internă acoperă regulile pe care ți le stabilești: un cod de conduită, o matrice de aprobare a cheltuielilor, o politică de cadouri și ospitalitate, un cod pentru furnizori, standarde de calitate peste minimul legal. Acestea sunt la origine voluntare, dar nu sunt în vigoare. Odată adoptată și comunicată, o regulă internă definește ceea ce o instanță sau un supraveghetor consideră a fi o conduită rezonabilă din partea organizației tale, poate deveni parte a relației de muncă și este criteriul în funcție de care se va măsura o concediere pentru încălcarea regulilor companiei. O politică pe care nu o aplici este mai rea decât nicio politică, deoarece dovedește că ai identificat un risc și apoi nu ai făcut nimic în privința acestuia.

Cele două se interconectează într-un mod care contează pentru răspundere. Legislația olandeză și cea a UE impun din ce în ce mai mult nu doar respectarea unei reguli, ci și demonstrarea faptului că te-ai organizat pentru a o respecta: principiul responsabilității din GDPR, organizarea administrativă și atribuțiile de control intern în supravegherea financiară, inventarul riscurilor și evaluarea conform legislației privind condițiile de muncă. În fiecare caz, sistemul intern este obligația externă. De aceea, documentația nu este birocrație, ci dovadă și este motivul pentru care o funcție de conformitate are nevoie de un proprietar clar, cu responsabilități definite la nivel de consiliu de administrație, mai degrabă decât de un dosar partajat.

Conformitatea cu reglementările privind ocuparea forței de muncă și respectarea normelor de muncă

Majoritatea întreprinderilor olandeze respectă în primul rând cerințele de conformitate în domeniul ocupării forței de muncă, deoarece regulile sunt legi obligatorii care nu pot fi ignorate în dezavantajul angajatului. Legea privind concedierea se află în Cartea 7 a Burgerlijk Wetboek, așa cum a fost remodelată de Wet werk en zekerheid și Wet arbeidsmarkt in balans, și are un caracter închis: un angajator are nevoie de unul dintre motivele legale și are nevoie de calea corectă. Concedierea din motive economice ale afacerii și concedierea după incapacitate de muncă pe termen lung se desfășoară prin UWV; motivele personale, cum ar fi performanța slabă, o relație de muncă perturbată sau un comportament culpabil, se desfășoară prin kantonrechter. Concedierea prin consimțământ reciproc este înregistrată într-un vaststellingsovereenkomst (acord de conciliere), pe care angajatul îl poate revoca în perioada legală de reflecție.

În jurul acestui nucleu se află regulile privind timpul de lucru ale Arbeidstijdenwet, regimul salariului minim al Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, care din 2024 este exprimat ca salariu minim orar legal și este ajustat de două ori pe an de către Ministerul Afacerilor Sociale și Muncii, și obligațiile privind sănătatea și securitatea în muncă ale Arbeidsomstandighedenwet. Obligația centrală în temeiul acesteia din urmă este risico-inventarisatie en -evaluatie: o evaluare scrisă a riscurilor la locul de muncă cu un plan de acțiune, pe care Nederlandse Arbeidsinspectie olandeză o va solicita mai întâi. Angajarea de resortisanți din afara SEE pune în aplicare Wet arbeid vreemdelingen, cu cerințe pentru permis de muncă sau permise combinate și verificări de identitate pe care inspectoratul le aplică prin amendă administrativă.

Două evoluții merită să fie incluse în orice plan actual de conformitate cu legislația privind ocuparea forței de muncă. Angajatorii cu cincizeci sau mai mulți angajați au fost obligați, de la intrarea în vigoare a legii Wet bescherming klokkenluiders, să utilizeze o procedură internă de raportare care să îndeplinească cerințele legale, cu Huis voor Klokkenluiders ca canal extern. Iar întreprinderile care pun lucrători la dispoziția terților se confruntă cu Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten: înregistrarea la Nederlandse Arbeidsautoriteit este valabilă de la 1 noiembrie până la 31 decembrie 2026, legea intră în vigoare la 1 ianuarie 2027, iar aplicarea începe de la 1 ianuarie 2028. Atât angajatorii, cât și agențiile sunt vizați, deoarece angajarea unui furnizor nerecunoscut va fi interzisă.

Protecția datelor și conformitatea cu securitatea cibernetică

Prelucrarea datelor cu caracter personal este guvernată de Regulamentul general privind protecția datelor, cunoscut în olandeză sub numele de Algemene verordening gegevensbescherming, completat de Uitvoeringswet AVG. Autoritatea de reglementare este Autoriteit Persoonsgegevens. Nu există nicio obligație generală de a vă înregistra la AP înainte de a prelucra date cu caracter personal; această cerință a dispărut odată ce GDPR a înlocuit vechiul sistem de notificare. Ceea ce a înlocuit-o este responsabilitatea: trebuie să puteți demonstra, la cerere, că prelucrarea dvs. este legală.

În termeni concreți, aceasta înseamnă o bază legală pentru fiecare operațiune de prelucrare, o evidență a activităților de prelucrare, informații transparente privind confidențialitatea, proceduri funcționale pentru cererile de acces, rectificare și ștergere, acorduri de prelucrare cu fiecare persoană împuternicită de operator, o evaluare documentată a transferurilor în afara Spațiului Economic European, măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate și o evaluare a impactului asupra protecției datelor în cazul în care prelucrarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat. O încălcare a datelor cu caracter personal trebuie notificată Autorității de supraveghere a datelor în termen de șaptezeci și două de ore de la data la care a luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este puțin probabil să genereze un risc pentru persoane, iar persoanele afectate trebuie, de asemenea, informate în cazul în care riscul este ridicat. Amenzile maxime în temeiul GDPR se ridică la douăzeci de milioane de euro sau patru procente din cifra de afaceri anuală mondială, oricare dintre acestea este mai mare.

Securitatea cibernetică este acum un domeniu de conformitate separat, mai degrabă decât un aspect al protecției datelor. Cyberbeveiligingswet, care implementează Directiva NIS2, este în vigoare din 15 august 2026. Se aplică entităților esențiale și importante din sectoarele desemnate, necesită înregistrarea la Centrul Național de Securitate Cibernetică și impune o obligație de diligență care acoperă gestionarea riscurilor, securitatea lanțului de aprovizionare, gestionarea incidentelor și continuitatea activității, susținută de responsabilitatea conducerii. Incidentele semnificative trebuie raportate printr-un proces în două etape: o avertizare timpurie în termen de douăzeci și patru de ore și o notificare mai completă în termen de șaptezeci și două de ore. Supravegherea este împărțită între supraveghetorii sectoriali, Rijksinspectie Digitale Infrastructuur fiind responsabilă pentru infrastructura digitală și furnizorii de servicii digitale. Prima întrebare la care trebuie să răspundeți este pur și simplu dacă organizația dumneavoastră se încadrează în domeniul de aplicare, deoarece dimensiunea și sectorul determină acest lucru, nu propria dumneavoastră opinie despre cât de critică sunteți.

Inteligența artificială a fost adăugată pe același raft. În temeiul Legii UE privind IA, interdicțiile privind practicile inacceptabile, obligațiile pentru modelele de IA cu uz general și obligațiile de transparență pentru sistemele care interacționează cu oamenii sau generează conținut sintetic se aplică deja. Regimul de risc ridicat a fost amânat de pachetul omnibus digital până în decembrie 2027 pentru sistemele enumerate în anexa III și până în august 2028 pentru cele acoperite de anexa I. Directiva separată privind răspunderea în domeniul IA a fost retrasă, astfel încât răspunderea pentru prejudiciile legate de IA continuă să fie evaluată în conformitate cu normele olandeze obișnuite privind răspunderea civilă delictuală, răspunderea pentru produse și contractul.

Conformitate financiară, fiscală și anti-spălare a banilor

Fiecare afacere din Olanda are obligații fiscale: impozit pe profit sau impozit pe venit, în funcție de forma juridică, taxa pe valoarea adăugată și impozite pe salarii reținute și plătite pentru angajați. Belastingdienst administrează toate acestea, iar obligația de conformitate este atât procedurală, cât și substanțială: declarații corecte și la timp, evidențe complete și o administrare care poate fi auditată. Perioada legală de păstrare a evidențelor comerciale este de șapte ani, iar de zece ani pentru datele referitoare la bunurile imobile. Firma noastră nu oferă consultanță privind structurarea impozitelor; pentru poziția fiscală substanțială aveți nevoie de un consultant fiscal, iar diviziunea rezonabilă a muncii este ca consultantul fiscal să stabilească poziția, iar consilierul juridic să se ocupe de consecințele atunci când urmează un litigiu sau o investigație.

Raportarea financiară este o obligație prevăzută de dreptul societar, la fel ca și una contabilă. O societate comercială (BV) sau o societate neguvernamentală (NV) trebuie să întocmească, să adopte și să depună conturile anuale la Kamer van Koophandel, în termen de cel mult douăsprezece luni de la sfârșitul exercițiului financiar. Depunerea cu întârziere nu este o formalitate: este o infracțiune economică, iar într-un faliment ulterior se califică drept administrare necorespunzătoare și creează prezumția că falimentul a fost o cauză importantă a insolvenței, acesta fiind mecanismul prin care directorii ajung să fie personal răspunzători pentru deficit. Companiile ale căror valori mobiliare sunt tranzacționate pe o piață reglementată au obligații suplimentare de raportare și publicare, supravegheate de Autoriteit Financiele Marketten.

Conformitatea cu legea privind combaterea spălării banilor în temeiul Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme se aplică numai instituțiilor desemnate, însă această listă este mai lungă decât cred majoritatea oamenilor: bănci, asigurători și instituții de plată, dar și contabili, consultanți fiscali, notari publici, avocați în anumite calități, agenți imobiliari, birouri fiduciare, furnizori de servicii cripto și comercianți de bunuri care primesc plăți mari în numerar. Obligațiile sunt diligența necesară a clientului proporțională cu riscul, identificarea și verificarea beneficiarului real final la pragul de douăzeci și cinci la sută, monitorizarea continuă a tranzacțiilor și raportarea tranzacțiilor neobișnuite către FIU-Nederland. Sistemul olandez raportează tranzacțiile neobișnuite, nu pe cele suspecte, ceea ce reprezintă un prag deliberat mai scăzut. Supravegherea este împărțită între De Nederlandsche Bank, Autoriteit Financiele Markten, Bureau Toezicht Wwft din cadrul administrației fiscale și organismele profesionale. Spălarea banilor în sine este o infracțiune în temeiul articolelor 420bis-420quater din Wetboek van Strafrecht; Wwft impune doar obligații preventive. Ghidul nostru privind spălarea banilor în Olanda prezintă modul în care cele două se leagă, iar firmele care gestionează active digitale ar trebui să citească și nota noastră privind riscurile de conformitate cu criptomonedele.

Conformitatea cu sancțiunile se află alături de combaterea spălării banilor și este adesea confundată cu aceasta, deși este obligatorie pentru toată lumea, nu pentru instituțiile desemnate, și nu admite nicio abordare bazată pe riscuri. Dacă afacerea dvs. își desfășoară activitatea în afara granițelor, consultați ghidul nostru privind conformitatea cu sancțiunile în Olanda pentru verificare, testul de proprietate și control și obligațiile de raportare în temeiul Sanctiewet 1977.

Concurența, respectarea consumatorilor și a contractelor

Legea privind concurența reflectă legislația UE în domeniul concurenței. Acordurile și practicile concertate care restricționează concurența sunt interzise, ​​la fel ca și abuzul de poziție dominantă, iar Autoriteit Consument en Markt aplică ambele legi, având competențe de investigare care includ inspecții neanunțate ale spațiilor comerciale și ale datelor digitale. Expunerile care surprind companiile obișnuite sunt rareori carteluri de manual: acestea sunt schimburi de informații în cadrul unei asociații comerciale, înțelegeri privind prețurile sau teritoriile între distribuitori, acorduri de ne-braconaj între angajatori și menținerea prețurilor de revânzare deghizate în preț recomandat. Amenzile sunt calculate în funcție de cifra de afaceri, iar directorii pot fi amendați personal pentru că au dat instrucțiuni de participare.

Aceeași autoritate aplică legislația privind protecția consumatorilor, care se aplică fiecărei companii care vinde către consumatori. Normele privind vânzările la distanță, informațiile precontractuale, dreptul de retragere în paisprezece zile, practicile comerciale neloiale și clauzele standard nejustificat de oneroase se găsesc în Cartea 6 a Burgerlijk Wetboek și sunt aplicate atât în ​​mod privat, deoarece un consumator poate invalida o clauză abuzivă, cât și public, deoarece ACM poate impune amenzi. ACM reglementează, de asemenea, piețele energiei, telecomunicațiilor, poștale și de transport, iar de la intrarea în vigoare a Energiewet la 1 ianuarie 2026, aplică această lege în locul Elektriciteitswet 1998 și Gaswet.

Respectarea contractului este domeniul discret care produce cele mai multe dispute. Termenii și condițiile generale trebuie predate sau puse la dispoziție înainte sau în momentul încheierii contractului, altfel cealaltă parte poate anula clauzele din acestea. Termenele legale de prescripție și de notificare curg indiferent dacă cineva le supraveghează sau nu: un cumpărător trebuie să se plângă într-un termen rezonabil de la descoperirea unui defect, iar prescripția este întreruptă doar printr-o notificare scrisă care își rezervă drepturile în mod neechivoc. Întocmirea unui jurnal pentru termenele contractuale și legale este un control al conformității, nu o subtilitate juridică. Pentru problemele recurente din acest domeniu, consultați prezentarea noastră generală a problemelor juridice corporative comune.

Conformitatea cu mediul, produsele și spațiile

Legea Omgevingswet, în vigoare de la 1 ianuarie 2024, a consolidat mozaicul anterior de statute privind planificarea, construcțiile și mediul într-un sistem unic. Activitățile cu efect asupra mediului fizic fie se încadrează în norme generale, fie necesită un omgevingsvergunning, iar autoritățile descentralizate, municipalitățile, provinciile și consiliile de apă sunt organismele competente, omgevingsdiensten regionale efectuând inspecția și aplicarea legii în practică. Întreprinderile care manipulează deșeuri, deversează în apă, emit în aer, depozitează substanțe periculoase sau operează instalații mari consumatoare de energie ar trebui să presupună că intră în domeniul de aplicare al legii și să verifice, mai degrabă decât să aștepte.

Conformitatea produselor este determinată de UE și aplicată din ce în ce mai mult la frontieră. Introducerea unui produs pe piața UE necesită conformitatea cu legislația armonizată aplicabilă, marcajul CE acolo unde este prevăzut, documentația tehnică și un operator economic responsabil stabilit în Uniune. Întreprinderile din domeniul alimentar răspund Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (Autoritatea de vânzare a alimentelor din Olanda) pentru igienă, etichetare și trasabilitate; siguranța produselor de consum, utilajele, jucăriile și echipamentele electrice sunt de competența aceleiași autorități. Transportul, transportul deșeurilor, locuințele și infrastructura sunt supravegheate de Inspectie Leefomgeving en Transport.

Obligațiile privind sustenabilitatea corporativă își au și ele locul în această situație, cu o precauție. Domeniul de aplicare și calendarul raportării privind sustenabilitatea au fost modificate în mod repetat la nivelul UE prin procesul omnibus, iar implementarea în Olanda a rămas în urmă, așadar orice declarație despre cine raportează și de când ar trebui verificată în raport cu poziția actuală, mai degrabă decât preluată dintr-un articol mai vechi. Ceea ce este stabilit este poziția privind due diligence: după Omnibus I, Directiva (UE) 2026/470 a eliminat regimul armonizat de răspundere civilă din directiva privind due diligence în materie de sustenabilitate corporativă, a plafonat sancțiunile la trei procente și a stabilit transpunerea pentru 26 iulie 2028 și aplicarea pentru 26 iulie 2029.

Servicii de curățenie corporativă și licențe sectoriale

O serie de obligații aferente simplei existențe ca entitate juridică olandeză implică un set de obligații. Înregistrarea în Registrul Comerțului (Handelsregister) de la Kamer van Koophandel trebuie menținută la zi, inclusiv directorii, semnatarii autorizați și adresa înregistrată; un registru învechit este ceea ce permite ca un fost director să fie considerat încă autorizat. Beneficiarii reali finali trebuie să fie înregistrați în registrul UBO deținut de Kamer van Koophandel. Accesul publicului larg la acest registru a fost închis în urma hotărârii Curții de Justiție din 22 noiembrie 2022, dar obligația de înregistrare în sine este neschimbată, iar accesul rămâne deschis autorităților competente și, în anumite circumstanțe, instituțiilor cu obligații în temeiul Wwft.

Guvernanța corporativă oferă un nivel suplimentar. Directorii au obligația de a acționa în interesul companiei și al activității acesteia, conflictele de interese trebuie declarate, iar directorul aflat în conflict de interese trebuie exclus din luarea deciziei, iar regimurile consiliului de administrație și ale consiliului de întreprindere pe două niveluri impun propriile cerințe de consultare și aprobare. Începând cu 1 ianuarie 2025, se aplică procedura Wet aanpassing geschillenregeling en verduidelijking ontvankelijkheidseisen enquete, modificând regulile privind litigiile dintre acționari și accesul la procedura de anchetă în fața Ondernemingskamer (Camera de Întreprinderi).

Pe lângă toate aceste licențe sectoriale, serviciile financiare necesită autorizație în temeiul Wet op het financieel toezicht de la De Nederlandsche Bank sau Autoriteit Financiele Marketten. Jocurile de noroc necesită o licență de la Kansspelautoriteit. Furnizorii de servicii medicale răspund în fața Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, iar pentru tarife și conduită pe piață, în fața Nederlandse Zorgautoriteit. Îngrijirea copiilor, securitatea privată, transportul cu taxiul, prelucrarea deșeurilor și armele de foc au toate propriile regimuri. Regula generală este că, dacă intrarea pe piața dumneavoastră este controlată, condițiile licenței sunt obligații de conformitate de prim ordin, iar încălcarea acestora pune în pericol licența, nu doar bilanțul dumneavoastră.

Cine aplică ce: autoritățile de supraveghere olandeze pe scurt

Conformitatea devine ușor de gestionat odată ce poți desemna autoritatea din spatele fiecărei obligații, deoarece aceasta îți spune ce instrumente de aplicare trebuie să urmezi, ce obligații de raportare ai și ce ton va avea conversația. Următoarea este harta de lucru pentru majoritatea afacerilor.

• Autorizații de răspundere personală: GDPR și Uitvoeringswet AVG, notificări privind încălcările securității datelor și reclamații din partea persoanelor vizate.
• Inspecția muncii olandeză: condițiile de muncă, timpul de lucru, salariul minim legal, angajarea cetățenilor străini și, din ce în ce mai mult, exploatarea prin muncă.
• Autoriteit Consument en Markt: concurența, protecția consumatorilor și piețele reglementate ale energiei, telecomunicațiilor, poștei și transporturilor.
• De Nederlandsche Bank și Autoriteit Financiele Markten: supravegherea prudențială și de conduită a întreprinderilor financiare în temeiul Wet op het financieel toezicht și supravegherea Wwft a instituțiilor alocate acestora.
• Belastingdienst, inclusiv Bureau Toezicht Wwft: declarațiile și plățile fiscale, păstrarea evidențelor și supravegherea comercianților și intermediarilor în combaterea spălării banilor.
• FIU-Olanda: primește rapoarte despre tranzacții neobișnuite și decide care dintre ele devin tranzacții suspecte, fiind transmise autorităților de investigație.
• Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit: siguranța alimentară, siguranța produselor, etichetarea și bunăstarea animalelor.
• Inspectie Leefomgeving en Transport: transport, expedierea deșeurilor, apă și locuințe.
• Municipalități, provincii și omgevingsdiensten: permise și aplicarea conform Omgevingswet.
• Rijksinspectie Digitale Infrastructuur și supraveghetorii sectoriali de securitate cibernetică: obligația de diligență și raportare a incidentelor în temeiul Cyberbeveiligingswet, cu înregistrare la Centrul Național de Securitate Cibernetică.
• Douane și Centrale Dienst voor In- en Uitvoer: vamă, controlul exporturilor, licențele pentru produse cu dublă utilizare și sancțiunile la frontieră.
• Autoritățile de reglementare din sector: Kansspelautoriteit pentru jocuri de noroc, Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd și Nederlandse Zorgautoriteit pentru asistență medicală și Nederlandse Arbeidsautoriteit pentru admiterea intermediarilor de muncă din 2027.

În spatele tuturor acestora se află calea penală. „Wet op de economische delicten” transformă încălcările unei liste lungi de statute de reglementare în infracțiuni economice, investigate de FIOD sau de inspectoratul competent și urmărite penal de Functioneel Parket. Aceasta este calea prin care o problemă administrativă devine una penală și motivul pentru care decizia privind modul de a răspunde la o primă solicitare de informații din partea supraveghetorului este o decizie juridică, mai degrabă decât una operațională.

Cât costă de fapt nerespectarea regulilor

Costul evident este amenda, iar plafoanele sunt mari: douăzeci de milioane de euro sau patru procente din cifra de afaceri la nivel mondial în temeiul GDPR, amenzi bazate pe cifra de afaceri în dreptul concurenței și categorii de sancțiuni în temeiul WED care se echilibrează în funcție de gravitatea infracțiunii. Însă amenzile reprezintă rareori cel mai important element de pe factură.

Al doilea cost este pierderea permisiunii de funcționare. Un supraveghetor poate suspenda sau retrage o licență, poate impune un ordin supus unei amenzi care se aplică zilnic până la respectarea acesteia, poate închide spațiile comerciale sau poate interzice plasarea pe piață a unui produs. Pentru o afacere reglementată, acest lucru este existențial într-un mod în care o amendă nu este și intră în vigoare imediat, chiar dacă o obiecție sau un apel este în curs de desfășurare, cu excepția cazului în care un judecător de măsuri provizorii îl suspendă.

Al treilea cost este personal. Directorii pot fi trași la răspundere față de companie pentru administrare defectuoasă, față de terți pentru fapte ilicite și față de masa falimentară în cazul în care conturile nu au fost depuse sau administrarea a fost inadecvată. În conformitate cu articolul 51 din Wetboek van Strafrecht, o infracțiune comisă de o companie poate fi, de asemenea, imputată celor care au condus-o sau au permis-o în mod conștient, ceea ce înseamnă că dosarul de conformitate devine o probă atât despre persoane fizice, cât și despre entitate.

Al patrulea cost este comercial și apare rareori într-un memorandum juridic. Băncile reevaluează relațiile, asigurătorii reevaluează prețurile sau retrag acoperirea, procesele de licitație necesită declarații pe care nu le mai puteți face, clienții invocă drepturi de audit și de reziliere, iar achizitorii fac reduceri pentru despăgubiri. Deficiențele de conformitate apar și ani mai târziu în cadrul due diligence, unde prețul este plătit a doua oară. Menținerea la zi, așa cum susține nota noastră despre cum să fii cu un pas înaintea conformității corporative , este mult mai ieftină decât remedierea sub supraveghere.

Construirea unui program de conformitate pe care să îl puteți dovedi

Un program de conformitate este un sistem de transformare a obligațiilor în comportament și a comportamentului în dovezi. Acesta începe cu un registru al obligațiilor: o listă unică a tot ceea ce leagă afacerea, organizată pe domeniile menționate mai sus, cu sursa, supervizorul, proprietarul intern și dovezile care arată că obligația este îndeplinită. Majoritatea organizațiilor descoperă în timpul acestui exercițiu că problema nu este dezacordul cu privire la reguli, ci absența cuiva care le deține.

Urmează evaluarea riscurilor. Acordați un scor fiecărei obligații în funcție de probabilitatea unei defecțiuni și de gravitatea consecințelor acesteia și fiți sinceri că gravitatea nu este doar financiară: un permis expus riscului depășește o amendă mai mare. Concentrați controalele acolo unde scorul este mare, în loc să distribuiți uniform eforturile, și înregistrați raționamentul, deoarece un supraveghetor va accepta mult mai ușor o prioritizare deliberată decât o listă de verificare nediferențiată pe care nimeni nu a completat-o.

Controalele trebuie apoi integrate în proces, nu integrate. O etapă de verificare în sistemul de preluare a comenzilor, un câmp obligatoriu pentru temeiul legal în instrumentul de marketing, o aprobare cu patru ochi pentru plățile care depășesc un anumit prag și o reamintire automată pentru datele de reînnoire a permiselor, toate funcționează deoarece funcționează fără ca nimeni să-și amintească să respecte reglementările. Fiecărui control i se atribuie un responsabil cu autoritatea și bugetul necesare pentru a-l face să funcționeze și o linie de raportare către un membru al consiliului de administrație care este responsabil pentru întregul proces.

Instruirea aparține persoanelor care iau deciziile în cauză: vânzări și achiziții pentru concurență și sancțiuni, marketing și IT pentru protecția datelor, resurse umane pentru ocuparea forței de muncă, finanțe pentru impozite și plăți. Mențineți un program concret și scurt, repetați-l și înregistrați prezența. Adăugați un canal de informare care să respecte legislația privind denunțătorii și în care oamenii chiar au încredere și luați rapoartele suficient de în serios pentru a le investiga în mod corespunzător.

În cele din urmă, monitorizați și dovediți. Stabiliți o frecvență pentru verificările interne, urmăriți un eșantion de tranzacții de la un capăt la altul cel puțin anual, înregistrați incidentele și accidentele evitate la limită, urmăriți remedierea până la finalizare și raportați consiliului de administrație conform unui program, nu doar după ce ceva nu merge bine. Mențineți politicile controlate pe versiuni, înregistrați data la care fiecare a fost revizuită și păstrați dovezile cel puțin pe perioada legală de păstrare. În cazul în care o problemă se dovedește a fi o încălcare, cereți sfaturi din timp pentru a afla dacă dezvăluirea voluntară vă îmbunătățește poziția; în mai multe regimuri, o face, dar numai dacă apare înainte ca supraveghetorul să găsească o altă modalitate. Un avocat specializat în conformitate și avocatul dumneavoastră corporativ vă pot ajuta să decideți rapid acest lucru, ceea ce este de obicei ceea ce necesită situația.

Întrebări frecvente

Law and More oferă consultanță companiilor din Olanda cu privire la întreaga gamă de obligații de conformitate: aspecte legate de ocuparea forței de muncă și consiliile de întreprindere, protecția datelor și securitatea cibernetică, dreptul concurenței și al consumatorilor, combaterea spălării banilor și sancțiuni, permise și cerințe de produs, guvernanță corporativă și răspunderea directorilor. Ajutăm la cartografierea obligațiilor, la construirea și testarea programelor, la gestionarea investigațiilor și inspecțiilor și reprezentăm companiile și directorii acestora atunci când este implicat un supraveghetor sau un serviciu public de urmărire penală. Contact Law and More pentru a discuta despre situația afacerii dumneavoastră.