Conformitate legală în Olanda: ce reguli sunt obligatorii pentru afacerea dumneavoastră?

Conformitatea legală înseamnă că afacerea dumneavoastră respectă fiecare regulă care o obligă: statutele olandeze, reglementările UE direct aplicabile, condițiile de autorizare și licență, contractele colective de muncă și politicile interne pe care le-ați adoptat. Pentru o companie din Olanda, aceste reguli se încadrează într-un număr limitat de domenii, fiecare cu propriul său supraveghetor, dar le puteți gestiona doar după ce știți ce domenii vi se aplică și cine le aplică.

Principalele domenii sunt ocuparea forței de muncă, protecția datelor și securitatea cibernetică, raportarea fiscală și financiară, combaterea spălării banilor și sancțiunile, dreptul concurenței și dreptul consumatorilor, mediul și siguranța produselor, administrarea corporativă și licențele sectoriale. Mai jos, explicăm ce impune fiecare domeniu, ce autoritate îl supraveghează, ce costuri implică neconformitatea și cum puteți construi un program pe care să îl puteți demonstra funcțional.

Care este diferența dintre conformitatea legală și cea de reglementare?

Conformitatea legală este obligația generală de a respecta legea care se aplică tuturor. Conformitatea cu reglementările reprezintă setul mai restrâns de obligații pe care un supraveghetor desemnat le monitorizează și le aplică într-un anumit sector sau pentru un anumit risc.

Conformitatea legală acoperă Codul Civil Olandez (Burgerlijk Wetboek, BW), legislația fiscală, dreptul muncii, dreptul penal și normele generale privind mediul și datele cu caracter personal. Aceasta stabilește standardul minim și se aplică indiferent dacă se efectuează sau nu verificări.

Conformitatea cu reglementările se aplică, de exemplu, unei instituții de plată în temeiul Legii privind supravegherea financiară (Wet op het financieel toezicht, Wft), unui spital aflat sub inspectoratul de sănătate, unei companii care operează o instalație în baza unui permis de mediu și planificare (omgevingsvergunning) sau unui operator de jocuri de noroc în temeiul Legii privind pariurile și jocurile de noroc (Wet op de kansspelen). Caracteristicile tipice sunt o licență sau o înregistrare, o obligație continuă de raportare, competențe de inspecție și sancțiuni administrative, cum ar fi o ordonanță de plată a unei amenzi (last onder dwangsom) sau o amendă administrativă (bestuurlijke boete).

De ce este importantă distincția în practică

Cele două sunt aplicate pe căi diferite și într-un ritm diferit. O încălcare a legii generale iese de obicei la iveală în urma unui litigiu, a unei reclamații sau a unei anchete penale, iar o instanță decide asupra acesteia. O încălcare a unei norme de reglementare iese la iveală în urma unei inspecții sau a unui raport obligatoriu și este tratată pe cale administrativă, adesea cu mult înainte de implicarea unei instanțe.

Fiți atenți cu cadrele normative din alte jurisdicții. Legea Sarbanes-Oxley din SUA și codurile sectoriale redactate pentru piața americană nu au forță juridică în Olanda, însă acestea apar adesea în software-ul de conformitate. Ceea ce obligă o companie olandeză este legislația olandeză și cea a UE, plus standardele contractuale asupra cărora ați fost de acord, cum ar fi regulamentul unei scheme de plată sau cerințele de audit ale unui client.

De unde vin obligațiile tale: din exterior sau din interior?

Conformitatea externă acoperă regulile impuse din exterior; conformitatea internă acoperă regulile pe care ți le stabilești singur. Ambele contează, deoarece o regulă internă, odată adoptată, devine standardul în raport cu care o instanță sau un supraveghetor îți măsoară conduita.

Regulile interne includ un cod de conduită, o matrice de aprobare a cheltuielilor, o politică privind cadourile și ospitalitatea, un cod al furnizorilor și standarde de calitate peste minimul legal. Acestea sunt voluntare la origine, dar nu sunt în vigoare. Odată comunicată, o regulă internă poate deveni parte a relației de muncă și reprezintă criteriul pentru o concediere pentru încălcarea regulilor companiei.

Legislația olandeză și cea a UE impun din ce în ce mai mult să puteți demonstra că v-ați organizat pentru a respecta reglementările. Exemple sunt principiul responsabilității din GDPR, obligația de a menține o organizare administrativă solidă și un control intern solid în supravegherea financiară și inventarul și evaluarea riscurilor în temeiul legislației privind condițiile de muncă. Prin urmare, documentația este o dovadă, nu birocrație. De asemenea, explică de ce conformitatea necesită un proprietar cu responsabilități definite la nivel de consiliu de administrație.

Ce impune respectarea legislației privind angajarea?

Dreptul muncii este o lege obligatorie: nu poți să te retragi din ea în dezavantajul angajatului. Majoritatea companiilor respectă acest aspect mai întâi, prin intermediul regulilor de concediere, al programului de lucru, al salariului minim și al sănătății și securității în muncă.

Legea privind concedierea se găsește în Cartea 7 a Codului Civil olandez. Este un sistem închis: un angajator are nevoie de unul dintre motivele legale prevăzute la articolul 7:669 BW și trebuie să urmeze calea corectă. Concedierea din motive economice și după doi ani de boală se face prin intermediul Agenției de Asigurare a Angajaților (UWV). Concedierea din motive personale, cum ar fi performanța slabă, o relație de muncă perturbată sau un comportament culpabil, se face prin intermediul instanței subdistrictuale (kantonrechter). Concedierea prin consimțământ reciproc este consemnată într-un acord de soluționare amiabilă (vaststellingsovereenkomst), pe care angajatul îl poate revoca în termen de 14 zile în temeiul articolului 7:670b BW.

În jurul acestui nucleu se află alte trei regimuri. Legea privind programul de lucru (Arbeidstijdenwet) limitează timpii de lucru și de odihnă. Legea privind salariul minim și indemnizația minimă de concediu (Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag) a stabilit un salariu minim legal pe oră începând cu 1 ianuarie 2024, ajustat de două ori pe an. Legea privind condițiile de muncă (Arbeidsomstandighedenwet) impune un inventar și o evaluare a riscurilor (risico-inventarisatie en -evaluatie, RI&E) scrise, însoțite de un plan de acțiune. Acest document este de obicei primul lucru pe care îl solicită Autoritatea Olandeză pentru Muncă (Nederlandse Arbeidsinspectie).

Dacă angajați cetățeni din afara SEE, se aplică Legea privind ocuparea forței de muncă pentru străini (Wet arbeid vreemdelingen). Aveți nevoie de un permis de muncă sau de un permis unic de muncă și ședere și trebuie să verificați și să copiați actul de identitate al angajatului. Autoritatea pentru Muncă aplică această lege prin amenzi administrative.

Două dezvoltări de inclus în planul dumneavoastră

Angajatorii cu 50 sau mai mulți angajați trebuie să aibă o procedură internă de raportare care să îndeplinească cerințele Legii privind protecția denunțătorilor (Wet bescherming klokkenluiders). Autoritatea olandeză pentru denunțători (Huis voor Klokkenluiders) este unul dintre canalele externe la care se pot adresa angajații.

Întreprinderile care pun lucrători la dispoziția terților trebuie să se pregătească pentru Legea privind admiterea intermediarilor în domeniul forței de muncă (Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten, Wtta). Legea intră în vigoare la 1 ianuarie 2027, iar Autoritatea Olandeză pentru Muncă va aplica cerința de admitere începând cu 1 ianuarie 2028. Noua Autoritate Olandeză pentru Piața Muncii (Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt) evaluează cererile de admitere. Și angajatorii sunt afectați, deoarece utilizarea unui furnizor care nu a fost admis va fi interzisă.

Ce necesită protecția datelor și securitatea cibernetică?

Dacă prelucrați date cu caracter personal, se aplică GDPR și trebuie să puteți demonstra că prelucrarea este legală. Dacă operați într-un sector acoperit de Legea privind securitatea cibernetică (Cyberbeveiligingswet), aveți, de asemenea, obligația de diligență și obligația de a raporta incidentele.

GDPR (în olandeză: Algemene verordening gegevensbescherming, AVG) este completat de Legea olandeză de implementare a GDPR (Uitvoeringswet AVG). Supraveghetorul este Autoritatea olandeză pentru protecția datelor (Autoriteit Persoonsgegevens, AP). Nu există nicio obligație generală de înregistrare la AP înainte de a prelucra date cu caracter personal. În schimb, GDPR impune responsabilitatea.

În practică, aceasta înseamnă un temei legal pentru fiecare operațiune de prelucrare, o evidență a activităților de prelucrare, informații clare privind confidențialitatea, proceduri funcționale pentru solicitările de acces, rectificare și ștergere și un acord de prelucrare cu fiecare persoană împuternicită de operator. De asemenea, aveți nevoie de o evaluare documentată a transferurilor în afara SEE, de măsuri de securitate adecvate și de o evaluare a impactului asupra protecției datelor în cazul în care prelucrarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat.

În conformitate cu articolul 33 din RGPD, trebuie să notificați o încălcare a datelor cu caracter personal către Autoritatea de Protecție a Datelor (AP) în termen de 72 de ore de la data la care ați luat cunoștință de aceasta, cu excepția cazului în care este puțin probabil ca încălcarea să reprezinte un risc pentru persoanele afectate. În conformitate cu articolul 34 din RGPD, trebuie să informați, de asemenea, persoanele afectate dacă riscul este ridicat. Nerespectarea obligației de notificare poate fi amendată cu până la 10 milioane EUR sau 2% din cifra de afaceri anuală mondială. Cele mai mari amenzi din RGPD, de exemplu pentru prelucrarea fără temei legal, ajung până la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra de afaceri anuală mondială, oricare dintre acestea este mai mare.

Securitatea cibernetică în cadrul Cyberbeveiligingswet

Legea privind securitatea cibernetică, care implementează Directiva NIS2 a UE, se aplică din 15 august 2026. Aceasta acoperă entitățile esențiale și importante din sectoarele desemnate. Acestea trebuie să se înregistreze la Centrul Național de Securitate Cibernetică (NCSC) și să îndeplinească o obligație de diligență care să acopere gestionarea riscurilor, securitatea lanțului de aprovizionare, gestionarea incidentelor și continuitatea activității. Conducerea este responsabilă pentru acest lucru.

Incidentele semnificative trebuie raportate în două etape: o avertizare timpurie în termen de 24 de ore și o notificare mai completă în termen de 72 de ore. Supravegherea este împărțită între autoritățile de supraveghere sectorială, Autoritatea Olandeză pentru Infrastructură Digitală (Rijksinspectie Digitale Infrastructuur, RDI) acoperind infrastructura digitală și furnizorii de servicii digitale. Începeți prin a verifica dacă vă încadrați în domeniul de aplicare. Mărimea și sectorul decid acest lucru, nu propria opinie despre cât de critic sunteți.

Inteligență artificială

În temeiul Legii UE privind inteligența artificială, se aplică deja interdicțiile privind practicile interzise, ​​obligațiile pentru modelele de inteligență artificială cu uz general și obligațiile de transparență pentru sistemele care interacționează cu oamenii sau generează conținut sintetic. Regimul cu risc ridicat a fost amânat de pachetul omnibus digital: până la 2 decembrie 2027 pentru sistemele enumerate în anexa III și până la 2 august 2028 pentru inteligența artificială din produsele acoperite de anexa I. Directiva propusă privind răspunderea pentru inteligența artificială a fost retrasă, astfel încât răspunderea pentru prejudiciile cauzate de inteligența artificială se evaluează în conformitate cu normele olandeze obișnuite privind răspunderea civilă delictuală, răspunderea pentru produse și contractul.

Ce taxe fiscale, de raportare și de combatere a spălării banilor se aplică?

Fiecare afacere are obligații fiscale și, în calitate de societate comercială (BV) sau societate neguvernamentală (NV), obligația de a depune conturi anuale. Obligațiile de combatere a spălării banilor se aplică numai instituțiilor desemnate, dar acest grup este mai larg decât cred majoritatea oamenilor.

În funcție de forma dumneavoastră juridică, plătiți impozit pe profit sau impozit pe venit, precum și TVA, și rețineți și plătiți impozite pe salarii pentru angajații dumneavoastră. Administrația Fiscală și Vamală (Belastingdienst) administrează toate acestea. Obligația este atât procedurală, cât și de fond: declarații corecte și la timp, evidențe complete și o administrare care poate fi auditată. Trebuie să păstrați evidențele comerciale timp de șapte ani și datele referitoare la bunurile imobile timp de zece ani.

Law & More nu oferă consultanță privind structurarea impozitelor. Pentru poziția dumneavoastră fiscală de bază, aveți nevoie de un consultant fiscal. O diviziune rezonabilă a sarcinilor este ca consultantul fiscal să stabilească poziția, iar un avocat să se ocupe de consecințele în cazul în care urmează o dispută sau o investigație.

Conturi anuale

O societate comercială autorizată (BV) sau o societate neguvernamentală (NV) trebuie să întocmească, să adopte și să depună conturile sale anuale la Camera de Comerț (Kamer van Koophandel, KvK), în termen de douăsprezece luni de la sfârșitul exercițiului financiar. Depunerea cu întârziere este mai mult decât o formalitate. Este o infracțiune economică, iar într-un faliment ulterior înseamnă că se consideră că administratorii și-au îndeplinit în mod necorespunzător atribuțiile în temeiul articolului 2:248 BW. Legea prezumă apoi că aceasta a fost o cauză importantă a falimentului, motiv pentru care administratorii pot deveni personal răspunzători pentru deficit. Societățile listate au obligații suplimentare de raportare și publicare, supravegheate de Autoritatea Olandeză pentru Piețele Financiare (Autoriteit Financiële Markten, AFM).

Împotriva spălării de bani

Legea privind prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului (Wwft) se aplică instituțiilor desemnate. Printre acestea se numără băncile, asigurătorii și instituțiile de plată, dar și contabilii, consultanții fiscali, notarii publici, avocații pentru anumite servicii, agenții imobiliari, birourile fiduciare, furnizorii de servicii cripto și comercianții care acceptă plăți mari în numerar.

Atribuțiile lor sunt diligența necesară a clientului bazată pe risc, identificarea și verificarea beneficiarului real final (care deține peste 25%), monitorizarea continuă și raportarea tranzacțiilor neobișnuite către Unitatea de Informații Financiare (FIU-Nederland). Sistemul olandez impune raportarea tranzacțiilor neobișnuite, nu doar a celor suspecte, ceea ce reprezintă un prag în mod deliberat mai scăzut. Supravegherea este împărțită între De Nederlandsche Bank (DNB), AFM, biroul de supraveghere Wwft al autorităților fiscale (Bureau Toezicht Wwft) și organismele profesionale.

Spălarea banilor în sine este o infracțiune în temeiul articolelor 420bis-420quater din Codul penal olandez (Wetboek van Strafrecht, Sr); Wwft impune doar obligații preventive. Ghidul nostru privind spălarea banilor în Olanda explică modul în care cele două se leagă. Dacă afacerea dvs. gestionează active digitale, citiți și nota noastră privind riscurile de conformitate legate de criptomonede.

sancţiuni

Respectarea sancțiunilor este adesea confundată cu combaterea spălării banilor, dar aceasta este obligatorie pentru fiecare afacere, nu doar pentru instituțiile desemnate, și nu există nicio excepție bazată pe risc. Dacă faceți comerț transfrontalier, consultați ghidul nostru privind respectarea sancțiunilor în Olanda . Acesta acoperă verificarea, testul de proprietate și control și obligațiile de raportare în temeiul Legii sancțiunilor din 1977 (Sanctiewet 1977).

Ce impun dreptul concurenței, dreptul consumatorilor și dreptul contractelor?

Nu aveți dreptul să vă înțelegeți cu concurenții în ceea ce privește prețurile sau piețele și nu aveți dreptul să abuzați de o poziție dominantă. Dacă vindeți către consumatori, trebuie să respectați și regulile privind protecția consumatorilor din Cartea 6 și Cartea 7 a Codului Civil olandez.

Legea concurenței (Mededingingswet) reflectă legislația UE privind concurența. Aceasta interzice acordurile și practicile concertate care restricționează concurența, precum și abuzul de poziție dominantă. Autoritatea pentru Consumatori și Piețe (Autoriteit Consument en Markt, ACM) aplică ambele, având competențe care includ inspecții neanunțate ale spațiilor comerciale și ale datelor digitale.

Riscurile reale sunt schimburile de informații în cadrul unei asociații comerciale, înțelegerile privind prețurile sau teritoriile dintre distribuitori, acordurile de interzicere a furtului ilegal între angajatori și menținerea prețului de revânzare prezentat ca preț recomandat. Amenzile se bazează pe cifra de afaceri, iar directorii pot fi amendați personal pentru instruirea sau conducerea încălcării.

ACM aplică, de asemenea, legislația privind protecția consumatorilor. Normele privind vânzările la distanță, informațiile precontractuale, dreptul de retragere în termen de 14 zile, practicile comerciale neloiale și condițiile generale nejustificat de oneroase se aplică fiecărei companii care vinde către consumatori. Acestea sunt aplicate în mod privat, deoarece un consumator poate anula o clauză abuzivă, și public, deoarece ACM poate impune amenzi. ACM supraveghează, de asemenea, piețele energiei, telecomunicațiilor, poștale și de transport. De la intrarea în vigoare a Legii energiei (Energiewet) la 1 ianuarie 2026, aceasta aplică această lege în locul Legii energiei electrice din 1998 și al Legii gazelor.

Respectarea contractului

Respectarea contractului este domeniul discret care produce cele mai multe dispute. Conform articolului 6:234 BW, trebuie să furnizați termenii și condițiile generale înainte sau la încheierea contractului; în caz contrar, cealaltă parte poate anula clauzele. Termenele legale curg indiferent dacă cineva le urmărește sau nu. Un cumpărător trebuie să depună o plângere într-un termen rezonabil după descoperirea unui defect, iar un termen de prescripție este întrerupt doar printr-o notificare scrisă în care vă rezervați în mod clar dreptul la executare.

Prin urmare, un jurnal pentru termenele contractuale și legale este un instrument de conformitate, nu un detaliu juridic. Pentru problemele recurente din acest domeniu, consultați prezentarea noastră generală a problemelor juridice corporative comune.

Ce reguli de mediu și de produs vi se aplică?

Activitățile care afectează mediul fizic intră sub incidența Legii mediului și planificării (Omgevingswet), fie în baza unor norme generale, fie în baza unui permis. Produsele pe care le introduceți pe piața UE trebuie să respecte legislația UE privind produsele.

Omgevingswet se aplică de la 1 ianuarie 2024. Aceasta a fuzionat fostele statute privind planificarea urbană, construcțiile și mediul într-un singur sistem. Municipalitățile, provinciile și autoritățile responsabile cu apa sunt autoritățile competente, iar serviciile regionale de mediu (omgevingsdiensten) efectuează majoritatea inspecțiilor și a măsurilor de aplicare a legii. Dacă afacerea dumneavoastră gestionează deșeuri, deversează în apă, emite în aer, depozitează substanțe periculoase sau operează instalații mari consumatoare de energie, presupuneți că vă aflați în domeniul de aplicare al legii și verificați regulile.

Conformitatea produselor este în mare măsură determinată de UE. Pentru a introduce un produs pe piața UE, acesta trebuie să respecte legislația armonizată aplicabilă, să poarte marcajul CE acolo unde este necesar, să fie susținut de documentație tehnică și să aibă un operator economic responsabil stabilit în UE. Autoritatea pentru Siguranța Alimentelor și a Produselor de Consum din Țările de Jos (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit, NVWA) supraveghează igiena alimentelor, etichetarea și trasabilitatea, precum și siguranța produselor de consum, jucăriile și anumite alte produse. Inspectoratul pentru Mediul Uman și Transporturi (Inspectie Leefomgeving en Transport, ILT) supraveghează transportul, transferurile de deșeuri, locuințele și infrastructura.

Raportarea privind sustenabilitatea și due diligence

UE a restrâns normele de sustenabilitate prin pachetul Omnibus I, Directiva (UE) 2026/470. Directiva privind diligența necesară (CSSDDD) se aplică acum numai companiilor foarte mari, începând cu 26 iulie 2029; statele membre trebuie să o transpună până la 26 iulie 2028. Regimul armonizat de răspundere civilă la nivelul UE a fost eliminat, iar amenzile sunt plafonate la 3% din cifra de afaceri netă la nivel mondial. Domeniul de aplicare al raportării privind sustenabilitatea (CSRD) a fost, de asemenea, redus la cele mai mari companii. Implementarea în Olanda este încă în curs de recuperare a decalajului, așadar verificați situația actuală înainte de a vă baza pe o sursă mai veche.

Ce îndatoriri și licențe de administrare a companiei se aplică?

Fiecare entitate juridică olandeză trebuie să își mențină înregistrarea la Camera de Comerț la zi și să își înregistreze beneficiarii reali. Dacă intrarea pe piața dumneavoastră necesită o licență, condițiile licenței se numără printre cele mai importante obligații ale dumneavoastră.

Registrul comerțului (Handelsregister) trebuie să indice directorii dumneavoastră actuali, semnatarii autorizați și adresa înregistrată. Un registru învechit permite prezentarea unui fost director către terți ca fiind încă autorizat. Beneficiarii reali finali trebuie înregistrați în registrul UBO ținut de Camera de Comerț. Accesul public la acest registru a fost închis după hotărârea Curții de Justiție a UE din 22 noiembrie 2022, dar obligația de înregistrare rămâne neschimbată. Autoritățile competente și, în anumite circumstanțe, instituțiile Wwft au în continuare acces.

Guvernanța corporativă adaugă un nivel suplimentar. Conform articolului 2:239 BW (pentru BV), directorii trebuie să acționeze în interesul companiei și al activității acesteia. Un director cu conflict de interese nu poate participa la luarea deciziilor. Regimul companiilor mari (structuurregime) și Legea consiliilor de întreprindere (Wet op de ondernemingsraden) impun propriile cerințe de consultare și aprobare.

Licențele sectoriale sunt în primul rând. Serviciile financiare necesită o licență în temeiul Wft de la DNB sau AFM. Jocurile de noroc necesită o licență de la Autoritatea Olandeză pentru Jocuri de Noroc (Kansspelautoriteit). Furnizorii de servicii medicale răspund Inspectoratului de Sănătate și Îngrijire a Tineretului (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, IGJ) și, pentru tarife și conduită pe piață, Autorității Olandeze pentru Sănătate (Nederlandse Zorgautoriteit, NZa). Îngrijirea copiilor, securitatea privată, transportul cu taxiul, prelucrarea deșeurilor și armele de foc au toate propriile regimuri. Încălcarea condițiilor licenței pune în pericol licența în sine, nu doar finanțele dumneavoastră.

Cine ce impune?

Conformitatea devine ușor de gestionat odată ce poți desemna autoritatea din spatele fiecărei obligații. Aceasta este harta de lucru pentru majoritatea afacerilor:

• Autoritatea olandeză pentru protecția datelor (AP): GDPR, notificări privind încălcarea securității datelor și reclamații din partea persoanelor vizate.
• Autoritatea Olandeză pentru Muncă: condiții de muncă, ore de lucru, salariul minim, angajarea străinilor și exploatarea prin muncă.
• Autoritatea pentru Consumatori și Piețe (ACM): concurență, protecția consumatorilor și piețele reglementate de energie, telecomunicații, servicii poștale și transporturi.
• De Nederlandsche Bank și AFM: supravegherea întreprinderilor financiare din cadrul Wft și supravegherea Wwft a instituțiilor care le sunt alocate.
• Administrația Fiscală și Vamală, inclusiv Biroul Vamal Wwft: declarații și plăți fiscale, păstrarea evidențelor și supravegherea comercianților și intermediarilor în combaterea spălării banilor.
• FIU-Nederland: primește rapoarte privind tranzacții neobișnuite și decide care sunt declarate suspecte și le transmite autorităților de anchetă.
• NVWA: siguranța alimentară, siguranța produselor, etichetare și bunăstarea animalelor.
• ILT: transport, transferuri de deșeuri, apă și locuințe.
• Municipalități, provincii și servicii de mediu: permise și aplicare în temeiul Omgevingswet.
• RDI și autoritățile de supraveghere sectorială a securității cibernetice: obligația de diligență și raportarea incidentelor în temeiul Cyberbeveiligingswet.
• Vama (Douane) și Oficiul Central de Import și Export (CDIU): vamă, controlul exporturilor, licențe pentru produse cu dublă utilizare și sancțiuni la frontieră.
• Autorități de reglementare din sector: Kansspelautoriteit, IGJ și NZa, iar din 2027 Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt pentru intermediarii de muncă.

În spatele tuturor acestora se află calea penală. Legea privind infracțiunile economice (Wet op de economische delicten, WED) transformă încălcările multor statute de reglementare în infracțiuni economice. Acestea sunt investigate de Serviciul de Informații și Investigații Fiscale (FIOD) sau de inspectoratul competent și urmărite penal de biroul specializat al Serviciului Public de Procuratură (Functioneel Parket). Acesta este motivul pentru care o problemă administrativă devine una penală și de aceea răspunsul dumneavoastră la prima solicitare de informații din partea unui supraveghetor este o decizie legală, nu una operațională.

Cât costă nerespectarea regulilor?

Amenda este costul vizibil, dar rareori cel mai mare. Pierderea unei licențe, răspunderea personală a directorilor și daunele comerciale cântăresc de obicei mai mult.

Amenzile maxime sunt mari: până la 20 de milioane EUR sau 4% din cifra de afaceri mondială în temeiul RGPD, amenzi bazate pe cifra de afaceri în dreptul concurenței și categorii de amenzi în temeiul Directivei privind protecția datelor (WED) care cresc odată cu gravitatea infracțiunii.

Al doilea cost este pierderea permisiunii de funcționare. Un supraveghetor poate suspenda sau retrage o licență, poate impune un ordin supus unei amenzi care continuă să fie valabilă până când vă conformați, poate închide spații comerciale sau poate interzice un produs de pe piață. Pentru o afacere reglementată, acest lucru poate fi existențial. Depunerea unei obiecții sau a unui apel nu suspendă o astfel de decizie; pentru aceasta, trebuie să solicitați judecătorului de măsuri preliminare (voorzieningenrechter) o măsură provizorie.

Al treilea cost este personal. Directorii pot fi răspunzători față de companie pentru îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor lor în temeiul articolului 2:9 BW, față de terți pentru acte ilegale și față de masa falimentară dacă conturile nu au fost depuse sau administrarea a fost inadecvată. În temeiul articolului 51 Sr, o infracțiune comisă de o companie poate fi urmărită penal și împotriva persoanelor care au dat instrucțiunile sau au condus efectiv comportamentul interzis. Dosarul dumneavoastră de conformitate devine astfel o dovadă atât despre indivizi, cât și despre companie.

Al patrulea cost este cel comercial. Băncile revizuiesc relația, asigurătorii majorează primele sau retrag acoperirea, licitațiile solicită declarații pe care nu le mai puteți face, clienții invocă drepturi de audit și de reziliere, iar cumpărătorii afacerii dvs. solicită reduceri de preț sau despăgubiri. După cum explică nota noastră despre cum să fiți cu un pas înaintea conformității corporative , a te menține la zi este mult mai ieftin decât repararea daunelor sub supraveghere.

Cum construiești un program de conformitate pe care să îl poți demonstra?

Începeți cu un registru al obligațiilor dumneavoastră, evaluați riscurile, integrați controalele în procesele dumneavoastră și păstrați dovezi că acestea funcționează. Un supervizor analizează ce ați făcut, nu ce spune politica dumneavoastră.

Registrul de obligații este o listă unică cu tot ceea ce leagă afacerea dumneavoastră, organizată pe domeniile menționate mai sus. Pentru fiecare obligație, se înregistrează sursa, supervizorul, proprietarul intern și dovezile care arată că respectați cerințele.

Evaluează riscurile

Acordați un punctaj fiecărei obligații în funcție de probabilitatea unei nereușite și de gravitatea consecințelor acesteia. Gravitatea nu este doar financiară: un permis expus riscului are un rang mai înalt decât o amendă mai mare. Concentrați-vă controalele acolo unde scorul este cel mai mare și înregistrați-vă raționamentul.

Integrați controalele în procesele dumneavoastră

Controalele funcționează cel mai bine atunci când funcționează fără ca cineva să fie nevoit să le țină minte. Exemplele sunt o etapă de verificare a sancțiunilor în preluarea comenzilor, un câmp obligatoriu pentru temeiul legal din instrumentul dvs. de marketing, aprobarea cu patru ochi pentru plățile care depășesc o sumă stabilită și o reamintire automată pentru datele de reînnoire a permiselor. Instruiți persoanele care iau deciziile relevante, cum ar fi vânzările pentru sancțiuni și resursele umane pentru angajare, și înregistrați prezența. Alocați fiecărui control un responsabil cu autoritatea și bugetul necesare pentru a-l face să funcționeze, care raportează unui membru al consiliului de administrație care este responsabil pentru întregul ansamblu.

Monitorizați și păstrați dovezile

Stabiliți un program pentru verificările interne, urmăriți o mostră de tranzacții de la început până la sfârșit cel puțin o dată pe an, înregistrați incidentele și accidentele evitate la limită și urmăriți până la remedierea fiecărei probleme. Raportați consiliului de administrație conform unui program fix, nu doar după ce ceva nu merge bine.

Dacă o problemă se dovedește a fi o încălcare, cereți sfaturi din timp cu privire la posibilitatea ca dezvăluirea voluntară să vă îmbunătățească poziția. În mai multe regimuri, acest lucru se întâmplă, dar numai dacă vă adresați înainte ca supraveghetorul să găsească o altă modalitate.

Ce putem face pentru dumneavoastră în ceea ce privește conformitatea legală?

Avocații noștri specializați în conformitate ajută companiile din Olanda să își stabilească și să își apere conformitatea. În practică, noi:

• Întocmiți registrul obligațiilor pe domenii, cu sursa, supervizorul și proprietarul intern pentru fiecare obligație.
• Revizuiți documentația GDPR și ajutați-vă să notificați o încălcare a datelor către punctul de acces (AP) în termenul de 72 de ore.
• Verifică dacă te încadrezi în domeniul de aplicare al Cyberbeveiligingswet, Wwft sau al unei licențe sectoriale.
• Pregătiți-vă răspunsul la solicitarea de informații a unui supervizor și evaluați dacă dezvăluirea voluntară vă ajută.
• Redactați punctul de vedere (zienswijze) sau obiecția (bezwaar) împotriva unei amenzi sau a unei hotărâri cu titlu cominatoriu în termenul de șase săptămâni pentru obiecții.
• Evaluați răspunderea personală a directorilor dumneavoastră în temeiul articolelor 2:9 și 2:248 BW.

Rezumat

• Conformitatea legală acoperă toate regulile care obligă afacerea dumneavoastră; conformitatea cu reglementările este partea pe care o aplică un supraveghetor desemnat.
• Principalele domenii sunt ocuparea forței de muncă, protecția datelor și securitatea cibernetică, fiscalitatea și raportarea, combaterea spălării banilor și sancțiunile, dreptul concurenței și dreptul consumatorilor, mediul și produsele, precum și administrarea corporativă.
• Fiecare zonă are propriul său supraveghetor, iar WED poate transforma o încălcare a reglementărilor într-un dosar penal.
• Nerespectarea regulilor vă poate costa licența și poate duce la răspundere personală pentru directori, nu doar la amenzi.
• Un program funcționează doar dacă are proprietari, controale încorporate în procesele dumneavoastră și dovezi că acestea funcționează.

Întrebări frecvente