Legea privind depunerea electronică în registrele comerciale: modul în care guvernul se deplasează odată cu vremurile
Introducere
A ajuta clienții internaționali care au o afacere în Olanda face parte din practica mea de zi cu zi. La urma urmei, Olanda este o țară grozavă în care să desfășoare o afacere, dar învățarea limbii sau obișnuirea cu practicile de afaceri olandeze poate fi uneori complicată pentru corporațiile străine. Prin urmare, o mână de ajutor este adesea apreciată. Domeniul de aplicare al asistenței mele variază de la asistarea la sarcini complexe, până la asistarea în comunicarea cu autoritățile olandeze. Recent, am primit o întrebare de la un client pentru a explica ce a fost precizat într-o scrisoare de la Camera de Comerț olandeză. Această scrisoare simplă, deși importantă și informativă, viza o noutate în depunerea situațiilor financiare, care în scurt timp va fi posibilă numai în format electronic. Scrisoarea a fost rezultatul dorinței guvernului de a muta în timp, de a utiliza avantajele schimbului electronic de date și de a introduce o modalitate standardizată de gestionare a acestui proces recurent anual. Acesta este motivul pentru care situațiile financiare trebuie depuse electronic din exercițiul financiar 2016 sau 2017, așa cum este inclus în Wont deponing in handelsregisters langs elektronische weg (Legea privind depunerea electronică în registrele comerciale), care a fost introdusă împreună cu Besluit electronische amânarea registrelor de mână (Rezoluție privind depunerea electronică în registrele comerciale); acestea din urmă oferind reguli suplimentare și detaliate. Destul de gură, dar ce implică exact acest act și rezoluție?
Atunci și acum
Anterior, situațiile financiare puteau fi depuse la Camera de Comerț atât electronic, cât și pe hârtie. Codul civil olandez încă cunoaște în mare măsură dispozițiile bazate pe depunerea pe hârtie. În prezent, această metodă poate fi văzută ca depășită și am fost de fapt un pic surprins că această dezvoltare nu a apărut mai devreme. Nu este greu de imaginat că depunerea situațiilor financiare pe hârtie prezintă o mulțime de dezavantaje în comparație cu depunerea electronică a acestor documente atunci când privim din perspectiva costurilor și a timpului. Gândiți-vă la costurile pentru hârtie și la costurile și timpul necesar pentru a pune declarațiile anuale pe hârtie și a le depune - și pe hârtie - la Camera de Comerț, care apoi trebuie să proceseze aceste documente scrise, fără a menționa nici măcar timpul și costurile care apar. atunci când lăsați un contabil să elaboreze sau să verifice aceste situații financiare (nestandardizate). Prin urmare, guvernul a propus să utilizeze „SBR” (prescurtare pentru: Standard Business Report), care este o metodă electronică standardizată de creare și transmitere a informațiilor și documentelor financiare, pe baza unui catalog de date (Taxonomie olandeză). Acest catalog conține definiții ale datelor, care pot fi utilizate pentru a crea situațiile financiare. Un alt avantaj al metodei SBR este că nu numai schimbul de date între corporație și Camera de Comerț va fi simplificat, ci, ca urmare a standardizării, schimbul de date cu terți va deveni și mai ușor. Întreprinderile mici pot depune deja declarațiile anuale pe cale electronică prin utilizarea metodei SBR începând din 2007. Pentru întreprinderile mijlocii și mari, această posibilitate a fost introdusă în 2015.
Deci, când și pentru cine?
Guvernul a lămurit că răspunsul la această întrebare este un caz tipic de „chestiuni legate de mărime”. Întreprinderile mici vor fi obligate să prezinte situațiile financiare prin intermediul SBR începând cu exercițiul financiar 2016. Ca alternativă, întreprinderile mici care (redactează și) depun situațiile financiare în sine, au posibilitatea de a depune declarațiile printr-un serviciu online gratuit - serviciul „zelf deponeren jaarrekening” -, care este în funcțiune din 2014. Avantajul acestui lucru serviciul este acela că nu va trebui să achiziționați software compatibil cu SBR. Întreprinderile de dimensiuni medii vor trebui să prezinte situațiile financiare prin SBR începând cu exercițiul financiar 2017. De asemenea, pentru aceste afaceri va fi introdus un serviciu online temporar, alternativ („opstellen jaarrekening”). Prin acest serviciu, întreprinderile mijlocii pot redacta singure situațiile financiare în format XBRL. Ulterior aceste declarații pot fi transmise printr-un portal online („Digipoort”). Aceasta înseamnă că corporația nu va trebui să cumpere imediat software-ul „compatibil SBR”. Acest serviciu va fi temporar și se va prelua după cinci ani, începând din 2017. Nu există nicio obligație pentru marile companii și structurile de grupuri mijlocii să depună situațiile financiare prin SBR. Acest lucru se datorează faptului că aceste întreprinderi trebuie să facă față unui set foarte complex de cerințe. Se așteaptă ca aceste companii să aibă posibilitatea de a alege între depunerea prin SBR sau depunerea unui format european specific începând cu 2019.
Fără reguli fără excepții
O regulă nu ar fi o regulă dacă nu ar fi făcute excepții. Două, ca să fiu precis. Noile reguli privind depunerea situațiilor financiare nu se aplică persoanelor juridice și companiilor cu sediul social în afara Olandei, care, în baza Handelsregisterbesluit 2008 (Rezoluția registrului comercial 2008), au obligația de a depune documentele financiare la Camera de Comerț, în măsura în care și în forma în care aceste documente ar trebui să fie dezvăluite în țara sediului social. A doua excepție este făcută pentru emitenți, astfel cum este definită la articolul 1: 1 din Wft (Legea de supraveghere financiară) și pentru filialele unui emitent, în cazul în care aceștia sunt emitenți. Un emitent este orice persoană care dorește să emită titluri de valoare sau intenționează să emită valori mobiliare.
Alte puncte de atenție
Totuși, asta nu este totul. Persoanele juridice în sine trebuie să ia act de unele aspecte suplimentare de importanță. Unul dintre aceste aspecte este faptul că persoana juridică va rămâne responsabilă pentru depunerea de situații financiare conforme cu legea. Printre altele, aceasta înseamnă că situațiile financiare ar trebui să poată crea o perspectivă atât de mare încât să poată evalua suficient poziția financiară a persoanei juridice. Prin urmare, sfătuiesc fiecare companie să verifice cu atenție datele din situațiile financiare înainte de a fi depuse în orice moment. Nu în ultimul rând, acordați atenție faptului că refuzul de a depune declarațiile în modul prevăzut, va constitui o infracțiune în baza Wet op de Economische Delicten (Legea privind ofensele economice). Mai degrabă convenabil, s-a confirmat că situațiile financiare create prin metoda SBR pot fi utilizate de adunarea acționarilor pentru a stabili aceste situații. Aceste conturi pot fi, de asemenea, supuse auditului de către un contabil în conformitate cu articolul 2: 393 din Codul civil olandez.
Concluzie
Odată cu introducerea Legii privind depunerea electronică în registrele comerciale și a rezoluției asociate, guvernul a arătat o bună evoluție. Drept urmare, va deveni obligatoriu pentru întreprinderile mici și mijlocii să depună situațiile financiare în mod electronic din anii 2016 și respectiv 2017, cu excepția cazului în care compania intră în sfera de aplicare a uneia dintre excepții. Avantajele sunt numeroase. Totuși, sfătuiesc tuturor companiilor să-și păstreze inteligența, întrucât responsabilitatea finală revine în continuare companiilor obligate să depună și ca director de companie, cu siguranță nu doriți să vă lăsați cu consecințele.
Contact
Dacă aveți alte întrebări sau comentarii după ce ați citit acest articol, nu ezitați să contactați d-l. Maxim Hodak, avocat la Law & More prin maxim.hodak@lawandmore.nl sau dl. Tom Meevis, avocat la Law & More prin tom.meevis@lawandmore.nl sau sunați-ne la +31 (0) 40-3690680.